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263企业邮局用户使用手册263企业G邮局用户使用手册二六三网络通信股份有限公司2006年11月第1页263企业邮局用户使用手册第2页1．关于本文档1.1文档概要本文档详细描述商务邮箱的昀终用户，即电子邮箱的使用者，如何利用常用的收发电子邮件的工具，使用、管理其自己的邮箱帐号及其帐号中的个人信息。1.2读者对象本文档的读者对象是商务邮箱系统的昀终用户或者指导昀终用户使用本系统的相关人员。我们假定昀终用户已经掌握如下知识：☉Windows95/98/Me/NT/2000/XP等操作系统的使用☉常用邮件客户端管理工具MicrosoftOutlookExpress或者NetscapeMessenger或者Foxmail的操作使用☉常用浏览器工具MicrosoftInternetExplorer的操作使用☉基本的Internet和Email的原理常识2．SMTP/POP3功能使用说明（OE6）商务邮箱支持eSMTP/POP3协议，使用这两种协议，用户可以通过邮件客户端软件进行收取、发送电子邮件，并对这些电子邮件进行灵活的管理。下面以MicrosoftOutlookExpress6为例，说明如何利用设置、使用这个软件，对商务邮箱进行邮件的收取、发送等常规操作。263企业邮局用户使用手册2.1安装OutlookExpressMicrosoftOutlookExpress（简称OE）是随MicrosoftInternetExplorer（简称IE）软件包一起发行的软件，按照默认选项安装IE之后，就会自动安装好OE。2.2创建新的邮箱帐号在Windows桌面启动OE软件，用鼠标点击开始--程序--OutlookExpress，或者点击任务栏中，启动后的界面如下图：然后点击菜单工具--帐户，如下图：第3页263企业邮局用户使用手册点击帐户之后，选择“添加”按钮，选择“邮件”，如下图：出现下列对话框，填写“显示名”，例如您的姓名是guest，则填写“guest”：然后点击下一步：第4页263企业邮局用户使用手册填写“电子邮件地址”，例如您作为商务邮箱的姓名是guest，您公司作为商务邮箱的域名为abc.com；则填写“guest@abc.com”，然后点击“下一步”：出现如下对话框：第5页263企业邮局用户使用手册填写接收邮件服务器和发送邮件服务器，这里以263xmail.com为例，实际情况请咨询您公司的系统管理员或者您的邮件服务提供商。填写完毕，点击下一步，进入如下对话框：在这里填写您的邮箱帐户名和密码。请注意，邮箱帐户名需要拼写完全，就是您的邮件地址的全称，包含@后面的部分。密码可以填写，也可以不填写；如果不填写，今后每次收信，发信的时候邮件系统都要询问您的密码是什么。点击下一步，进入如下对话框：第6页263企业邮局用户使用手册点击完成按钮之后，回到下面的对话框：选中“263xmail.com”帐户，并点击属性按钮，选择服务器选项卡，出现如下对话框：第7页263企业邮局用户使用手册先点击选中我的服务器要求身份验证复选框，然后点击确定按钮。关闭Internet帐户对话框，回到OE主界面。创建一个新的邮件帐号过程完毕。2.3创建多个邮件帐号如果用户有多个邮箱，可以利用OE对这些邮箱进行统一管理。您既可以通过多帐号管理以多个邮件身份发送邮件，又可以从多个邮箱中收取邮件。创建多个邮箱帐号的方法请参见2.2。有了多个邮件帐号，需要指定一个默认的帐号，所谓默认的帐号，就是您撰写新邮件时，自动以这个邮箱帐号的身份发送邮件。指定默认帐号，点击菜单工具--帐号，出现如下窗口：第8页263企业邮局用户使用手册例子中，原先默认的帐号是net263.com，选中263xmail.com，点击按钮设为默认值，可以更改默认帐号。2.4发送、接收邮件按照下图所示的方法，可以选择接收或者发送所有帐号的邮件，也可以选择接收和发送某个邮箱的邮件。如果希望将收到的邮件保存在不同的文件夹中，可以在用鼠标右键点击OE主窗口中的本地文件夹，出现如下窗口：第9页263企业邮局用户使用手册点击新文件夹选项，提示新建的文件夹的名字是什么，本例中填写Julia，点击确定之后，看到在主窗口的文件夹栏中，出现了Julia这个文件夹，如下图所示。在OE主菜单中，点击工具--邮件规则--邮件，出现如下对话框，在本例中，已经建立了11个规则，其中第11条规则，规定收到的邮件的发信人中如果包含LinkError这样的字符串，则将该邮件保存到error这个文件夹中。同样道理，如果希望将收到的邮件自动存放到Julia文件夹，则需要点击新建按钮，按照提示新建一条规则，将收到的邮件自动存放到Julia文件夹。第10页263企业邮局用户使用手册如果某个邮箱所在的服务器由于种种原因有时候出现收发操作不顺利，可以尝试调整这个邮箱收发的超时时间。在点击工具--帐号，选中有问题的邮箱，点击属性按钮，选择高级选项卡，出现如下窗口：第11页263企业邮局用户使用手册将服务器超时选项设置的长一些，比如从原来的1分钟，更改成2分钟。2.5邮件存储管理在2.4中，介绍了如何创建文件夹，如何将邮件保存在不同的文件夹中，其实这些都可以算作是邮件存储管理的内容。邮件存储管理，常用的还有邮件查找。由于邮件存放在不同的文件夹中，或者由于邮件数量太多，如何在大量的邮件中查找一封邮件呢？用鼠标右键点击OE主窗口中的文件夹，例如收件夹，看到如下图。选择查找，表示对所选中的文件夹收件夹中的所有邮件进行查找。第12页263企业邮局用户使用手册如图所示的例子，在收件箱中（包含收件箱中的子文件夹），寻找发件人信息中包含peter，邮件主题中包含meeting字符串的所有邮件。2.6通讯簿管理为方便地记忆相关人士的邮件地址，并在收发邮件的操作中，利用通讯簿快速进行操作。点击工具--通讯簿，出现如下对话框：第13页263企业邮局用户使用手册点击新建--联系人，通过这个界面，可以创建一条通讯录。如果有很多通讯录，可以查找、编辑、删除和增加联系人。3.SMTP/POP3功能使用说明（Foxmail6）本章以Foxmail6为例，说明如何利用设置、使用这个软件，对商务邮箱进行邮件的收取、发送等常规操作。3.1安装Foxmail6在可以免费下在Foxmail6（简称Foxmail）安装软件包，下载之后点击安装软件包，按照默认选项安装，就会自动安装好Foxmail。3.2创建新的邮箱帐号在Windows桌面启动Foxmail软件，用鼠标点击开始--程序--Foxmail--Foxmail，或者点击任务栏中，启动后的界面如下图。第14页263企业邮局用户使用手册这是Foxmail的主界面，点击菜单中邮箱--新建邮箱账号，出现如下窗口：系统提示输入相关信息，这里以admin@abc.com为例,填写发送者姓名和您的邮箱帐户名。发送者姓名填写admin。邮件地址以admin@abc.com为例。请注意，关于您的电子邮件地第15页263企业邮局用户使用手册址以及您的邮箱帐户的密码，请向您公司的域管理员咨询。请注意，邮箱帐户名需要拼写完全，就是您的邮件地址的全称，包含@后面的部分。点击下一步，进入：填写好之后，点击下一步，出现如下对话框：填写POP3服务器和POP3帐户名和密码，以及SMTP服务器，这里以abc.com为例，实际情况以及密码请咨询您公司的域管理员或者您的邮件服务提供商。注意：POP3帐户名输入框中，要填写@＋域名。填写完毕，点击下一步，则进入如下对话框：第16页263企业邮局用户使用手册点击完成，回到主界面。在主界面左侧选择admin@abc.com，然后选择菜单“邮箱-修改邮箱账户属性”对信箱账号的属性进行修改，将SMTP服务器下面的“SMTP服务器需要身份验证”选项勾选，然后确定。完成后就可以收发电子邮件了。第17页263企业邮局用户使用手册4．Webmail使用方法商务邮箱提供了强大的webmail功能，用户通过webmail，可以象使用OE一样，接收、发送电子邮件，存储管理搜索电子邮件，并可以创建地址簿，将地址簿内的联系人导入或者导出，方便地利用地址簿进行邮件过滤，分类和撰写邮件。下面详细介绍其使用方法。4.1登录下面的介绍，以MicrosoftInternetExplorer6为例，介绍使用界面；其他浏览器的使用方法完全相同，不再赘述。通过点击开始--程序--InternetExplorer，或者点击桌面浏览器图标，打开浏览器，在地址栏，输入服务器网址；（此网址如有更改，请向您公司的系统管理员或者电子邮件服务商索取），回车后出现如下的窗口：按照页面的提示，输入用户名和密码，然后点击“登录”进入263企业邮局WEBMAIL新版界面。如希望使用原旧版的WEBMAIL可点击“登录旧版”。勾选“记住用户名”可让IE记住第18页263企业邮局用户使用手册您登录的用户名，方便下次登录。如果您需要使用类似信箱（假设邮局域名是abc.com），可以将联系您的域名服务商将mail.abc.com添加一个CNMAE解析，指向mail.263xmail.com即可，然后就可以使用。登录后域名栏自动出现abc.com域名，减少输入。如下：进入邮箱后显示如下：第19页263企业邮局用户使用手册我们看到，登录进入的主界面分为左右两部分，左边部分是功能区，显示用户可以使用的各项功能菜单；右边显示相应功能的操作窗口。功能区中：点击收邮件，将显示“收件箱”中收到的所有邮件；点击发邮件，将进入撰写邮件的功能；点击地址本，可以编辑修改地址本；文件夹表示邮件分类存放的位置，其中收件箱表示收到的邮件，发件箱表示已经发出的邮件，垃圾箱表示删除不用的邮件；草稿箱表示您多保存的邮件草稿；点击邮箱设置，可以看到一些功能设置，包括多风格设置，自动回复、自动转发、参数设置、修改密码、POP收信设置、设置签名档，反垃圾设置等。点击“邮件到达通知”可以进入手机邮件定制及设置页面。点击安全退出退出企业邮局WEBMAIL界面。4.2阅读邮件点击功能区的按钮收邮件或文件夹菜单下的收件箱显示收件箱中的邮件列表如下：其中黑色字体显示的是“未读”状态的邮件，点击邮件的发件人在页面右下方显示邮件内容，点击邮件主题显示邮件内容提供阅读，如下：第20页263企业邮局用户使用手册点击“上一封”、“下一封”查看其他邮件。在列表中选中邮件或上面的页面中可对邮件进行回复、全部回复、转发、作为附件转发、删除、举报、移动、保存等操作。4.3撰写邮件在webmail主界面，点击功能按钮“写邮件”，进入撰写发送邮件界面：第21页263企业邮局用户使用手册第22页根据界面的提示，可以填入收件人的邮件地址，多个收件人的邮件地址中间可以用逗号分隔；光标在收件人栏时可以从右侧的通讯录或企业通讯录中直接选取收件人地址。如需填写“抄送地址”或“暗送地址”可以点击收件人栏目下面的“添加抄送地址”或“添加暗送地址”将抄送地址栏或暗送地址栏展开，填写或从通讯录中选择地址输入。如下图：如果需要附件，则点击“添加普通附件”，直接从文件浏览框中选取附件文件并添加。较大的附件可采用超大附件的方式发送，点击“添加超大附件”或“从已上传文件中选取”添加263企业邮局用户使用手册超大附件。信件内容完成后，点击“立即发送”，完成信件发送。商务邮箱有定时发送功能，用户可以在本页面下方根据自己的需要选择不同的发送时间。如果邮件写完需中途处理其他问题，可点击“保存草稿”将邮件保存到“草稿箱”中，以便日后处理。注：选取的超大附件如果必须“上传”才能以超大附件链接的方式发送，否则将以普通附件的方式发送。邮件发送完毕后，提示邮件已经发送到收件人地址，并提示是否将地址本中不存在的收信人信箱地址添加到地址本中。第23页263企业邮局用户使用手册4.4地址本