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物业管理公文写作一、物业管理公文基本知识1.什么是物业管理公文物业管理公文是物业管理企业在进行管理服务工作时，用来制定颁布规定，传达政策法令、请示问题、报告情况、联系工作、商洽事务、制订计划及记载管理服务活动的一种重要工具。2.物业管理企业常用的公文种类物业管理企业常用的公文种类有：工作指令、决定、决议、通告、公告、通知、通报、报告、请示、函、工作简报、会议记要、工作总结、请柬、聘书、条据、申请书等。3.公文格式公文格式一般包括：标题、主送机关、正文、附件、单位印章、发文年月日、抄送单位、公文编写、机密等级、缓急程度等。4、公文写作要求(1)标题应当准确，简要地概括公文的主要内容，并标明发文机关名称和公文种类；(2)请示公文一般只写一个主送机关，如需同时报送另一个上级机关可用抄报的形式；(3)公文编号一般包括企业代字、年号、顺序号，几个单位联合发文只标明主办单位的公文编号；(4)机密、紧急的公文，应在公文头上的左角或右角标注“急”或“机密”字样；(5)公文如有附件，应当在公文之后，单位名称之前注明附件的名称和件数；(6)会议通过的文件，应当注明会议名称和通过的日期；(7)公文一律从左到右横排横写。5.公文的行文关系(1)上行文是下级向上级单位递送的文件。包括：请示、报告等；(2)平行文是向同级单位或不相属单位递送的文件。包括：函、通知、通报等；(3)下行文是上级部门向下级递送的文件。如：指令、决议、决定、指示、通知、通报、通告、批复、函等；(4)下级一般不得越级请示问题，因特殊情况需越级时，应抄报越过的部门；(5)向上级机关的主求，可不抄送下级机关，向下级单位的重要行文，可抄送直接上级机关；(6)受双重领导的企业向上级请示，应当注明主送机关和抄报机关，主送机关负责答复请求的问题。上级部门向双重领导的企业行文时，应当抄送另一个上级机关；(7)行政部门的公文不得对党组织作指示、交任务。6.公文处理程序公文处理程序包括：收文、分办、催办、拟稿、审核、传递、立卷、销毁。二、物业管理公文写作要求1.公文写作基本要求(1)公文写作必须符合党和国家的方针、政策、法律、法令及有关规定；(2)公文写作必须实事求是，情况要确实，观点要明确；(3)公文内容必须言之有物，一事一文。文字要精炼，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确；(4)公文必须庄重、朴实、准确、简练，反对假话、大话、空话、套话、废话；(5)人名、地名、数字，行文要准确；(6)引用的公文，要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。2.公文中专用名称的表述要求(1)同一名称在稿中不止一次出现时，要注意用词统一，防止前后矛盾；(2)人的职务或地名如有变动，书定时要注意；(3)外国国名、地名、人名、党派等，以新华社译法为准；(4)不用难懂术语、行话；(5)集体名称只在泛指情况下使用；(6)名称在文稿中第一次出现时，应当用全名，如名字太长，可用简称；(7)文稿中第一次出现的县市、地区等名称前，应冠以所属省或地区名。3.公文中时间表述要求(1)时间一般要写具体的年月日；(2)时间概念要准确；(3)年份一律用全数，不得省略，如1999年不能写成99年。4.公文中使用阿拉伯数码的写作要求(1)表示数量、长度、高度、面积、重量、日期、编号、百分比的，应采用阿拉伯数码；(2)名词中的数词如：“三反五反”和成语中的数词如：“乱七八糟”不要改为阿拉伯数码。三、物业管理公文写法(一)“工作指令”的作用及写法1.作用：企业用工作指令来安排企业的计划、目标、任务以及完成任务负责的人员、条件、时间等。2.写法：(1)标题：可标明是什么指令或哪一段时间的工作指令。(2)正文：说明工作指令的内容，什么人负责什么工作，依据什么条件，从什么时间开始到什么时间完成。(3)结尾：工作指令的签发人、签发日期及单位印章。3.“工作指令”写作素材(1)白云物业公司有员工苏有朋、张华、田小春、王喜庆、赵慧。(2)经公司办公会研究决定，公司在8月份应完成下列工作①清除小区中的装修垃圾（需与开发商联系车辆、民工，时间：8月30日之前）；②组织疏通小区下水管道（主管道堵塞，先由公司维修组疏通，如不行，联系专业疏通队，时间：8月15日前）；③检查太阳能漏水情况，并作登记和送维修部处理（8月18日前）；④编制小区社区活动开展计划，并送公司办公室安排专门会议审定（8月23日前）。4.依据以上素材编写工作指令。(二)“决定”“决议”的作用和写法1.作用：企业对某些问题或重大行动作出安排用“决定”、“决议”。2.写法：(1)标题：可标明是关于什么事情的决定或决议。(2)正文：①作出这个决定、决议的重要意义、背景、目的、要求等；②决定的具体内容。(3)结尾:作出决定、决议的单位及日期。3.“决定”写作素材(1)白云物业公司2001年8月15日办公会研究决定，从8月17日起，在公司所辖各小区，物管员实行星期六、星期天轮换值班制；(2)目的：方便住户交费，处理住户报修有关事宜；(3)星期六、星期日值班人员由各区安排平时调休。4.依据以上素材编写决定5.“决议”写作素材2001年8月7日，白云小区1幛2单元201室住户家中被盗，白云公司于8月12日召开小区住户大会，经住户大会讨论，作出如下决议：(1)封闭小区侧门，实行从正门进出，便于监控；(2)成立保安和住户联合的治安巡查小组，组长：张健平，组员：徐华、刘楚湘、王进能、胡建国、白玉屏；(3)加强门卫管理，对进出人员进行监查，对陌生和可疑人员进行登记，住户携物外出，到物业公司办理登记放行手续。6.依据以上素材编写决议。(三)“通告”的作用与写法1.作用：在一定范围内，对住户公布周知和必须遵守的重大事项用通告。2.写法：(1)标题：可只写“通知”二字，也可写成什么单位关于什么问题或事宜的通告；(2)正文：通告的具体内容；(3)结尾：发出通告的单位和具体时间。3.“通告”写作素材白云小区住户入住时，物业公司向每户收取了1000元装修保证金，住户装修完毕，须进行装修保证金的计退，物业公司现将以下事宜告知住户：(1)2001年8月16日开始计退保证金；(2)计退装修保证金的依据，为住户所交保证金的收据；(3)计退前，先检查住户装修是否有拆凿、改墙的情况；(4)若有拆凿、改墙的、暂不计退保证金，恢复并经检查合格才予计退；(5)未拆凿、改墙的，按规定计退；(6)装修中未使用水泥、砂石的，不计扣装修环境清扫费。使用了水泥、砂石的，每户计扣环境清扫费30元；(7)装修中拆除了原有墙体的，计收砖石处置费100元。4.依据以上素材编写通告。(四)“公告”的作用和写法1.作用：“公告”通常是以企业名义向一定范围宣告重大事件。“公告”和“布告”不同，“布告”是国家机关对群众公布政策法令和重大事件，除国家权利机关，其它部门不得发布布告。2.写法；(1)标题：可以只写“公告”二字，也可写成什么单位对什么事情的公告；(2)正文：公告的具体内容；(3)结尾：发出公告的单位及时间。3.“公告”写作素材2001年3月25日，华昌物业公司在小区中张贴公告，拟在2001年4月1日中止对华昌小区的物业管理，中止理由为：(1)小区自97年以来，住户平均交费仅为42.3%，四年来，住户共计欠交物管费213648元；(2)物业公司为住户代交水电费后，住户拒向物业公司交付代垫的水电费82364元；(3)以上两项，致使物业公司亏损295012元，物业公司难再进行小区管理，故决定从2001年4月1日起中止小区管理；(4)物业公司撤出小区后，有如下事宜需进行善后处理：①由住户推选代表来接替物业公司的保安、保洁、绿化、维修、牛奶订送、报刊收发工作；②已交2001年度物管费的，由物业公司留人计退；③水费、电费的收交，从3月28日划断。在此之前，由物业公司负责向自来水、电力公司交纳，在此之后，由住户自行向水、电公司交纳；④有线电视费，请住户自行向电视站交纳；⑤此公告抄报建设局、物价局、政府信访局。4.依据以上素材编写公告。(五)“通知”的作用和写法1.作用：传达上级指示，要求住户办理或知道的事，或同级不相隶属部门需要知道办理的事情用通知。2.写法：(1)标题：可只写“通知”二字，或可写明什么单位关于什么事情的通知；(2)正文：写通知的具体内容；(3)结尾：发出通知的单位及时间。3.“通知”写作素材按市物价部门的要求，白云小区应于2001年8月15日（星期五）下午3点，在小区会所由市物价部门主持召开小区物业管理收费听证会，请住户到场参加。4.依据以上素材编写通知。(六)“通报”的作用和写法1.作用：通报是上级用以表扬、批评有关事宜或向下级、同级单位人员传达重要情况的一种公文。2.写法：(1)标题：可只写“通报”二字，也可写明什么单位对什么事情的通报；(2)正文：通报事件发生的背景、起因、结果和产生的影响以及经验、教训、通报机关的态度和意见等；(3)结尾：写发出公告的单位及时间。3.“通报”写作素材2001年8月17日，白云小区3幢1单元102室煤气管道破损，煤气泄漏。住户入室后，开启电脑引发煤气爆炸，烧伤老人二人，小孩一人。为提醒住户安全使用煤气，写一情况通报。(七)“报告”的作用和写法1.作用：回复上级机关询问或汇报交办事项的完成情况用报告。2.写法：(1)标题：可写关于什么事项或什么情况的报告。(2)正文：①向其报告情况的单位；②可写事项、情况的发生，经过过程、内容和结果的情况；(3)结尾：写“特此报告”和报告单位及时间。3.“报告”写作素材2001年4月1日，华昌物业公司因住户拒交费用撤出了华昌小区，为了了解其中情况，市房管局物管处向物业公司提出询问，物业公司为此向政府部门送呈呈情况报告，其撤出理由是：(1)自97年以来，住户平均交费率仅为42.3%，住户累计欠交物管费213648元；(2)物业公司为住户代交水电费后，住户欠交水电费82364元；(3)四年来，小区在物业管理方面亏损295012元；(4)物业公司在小区中张贴告示请求住户补交费用，未有成效；(5)撤出小区前，物业公司已对善后工作作了安排。4.依据以上素材(八)“请示”的作用和写法1.作用：需上级帮助解决的问题用请示。2.写法：(1)标题：可写成关于什么事宜的请示；(2)正文：可写请示理由、起因、事项。在请示事项中，要写明需上级帮助解决的问题以及提出解决问题的办法、措施、意见和建议，一事一文；(3)结尾：写“特此请示、请予批复”，或请示的单位及日期。3.“请示”写作素材为解决白云小区住户楼层用水问题，小区在开发建设时投资60余万元修建了小区增压水泵房，水泵房在运行过程中，年度发生以下费用：(1)电机、电器电费8000元；(2)管理员工资6000元；(3)维修费用9500元；(4)水池清洗费3000元；以上共计26，500元。因有上述费用的消耗，而这部分费用又不包含在物管费中，白云物业公司打算一次性向每户收取100元，作为小区二次供水加压费来支付上述开支。这部分开支，专款专存、专用，每年公布一次账目。此费用用完后，再向住户第二次分摊收取。为此，特向市物价部门进行请示。(九)“函”的作用和写法1.作用：单位之间互相商洽工作、询问和答复问题用“函”。2.写法：(1)标题：可写成关于解决、询问、答复什么问题的函；(2)正文：写解决、询问、回复问题的内容；(3)结尾：写“特此函复”或回复的单位及日期。3.“函”写作素材2001年7月8日，昌云大厦8楼的苗禾种子公司发生了盗窃案。案发后，种子公司向派出所报了案。据查，苗禾公司大门未发现被撬，但发现丢失电脑2台，价值10，000元；现金6000元；损坏部门办公室锁3把，价值600元。为此，7月10日苗禾公司向物业公司送交了《关于处理苗禾公司盗窃案问题的请求》，请求中，要求物业公司：(1)加强在大厦的保卫工作，避免此类事故的发生；(2)赔偿种子公司电脑及门锁损失16，600元；(3)要求在种子公司大门处安装防盗门；(4)请物业公司认真处理此事，否则种子公司将履行上诉的权力。4.依据以上素材，写一回函。(十)“工作简报”的作用与写法1.作用：某项工作或活