中国初创公益组织财务管理手册

中国初创公益组织财务管理手册CHINESEINITIALPUBLICWELFAREORGANIZATIONFINANCIALMANAGEMENTMANUAL1NGOFRIENDS2撰写人／姜令　夏玉杰　胡春　黄玉梅统稿／付京平　王亮　佟贞贞　胡春手册交流QQ群／322304952感谢GenevaGlobal基金会资助002／总述004／第一章　如何管理资金004／概述004／一、什么是资金管理004／二、资金管理的重要性005／三、你的组织资金管理的如何006／四、如何进行资金管理019／附录020／第二章　如何管理物资020／概述020／一、什么是物资管理020／二、物资管理的重要性020／三、你的组织物资管理的如何021／四、如何进行物资管理028／附录029／第三章　如何管理票据？029／概述029／一、什么是票据管理029／二、票据管理的重要性030／三、你的组织票据管理的如何031／四、如何进行收支票据的管理048／五、保管048／附录049／第四章　如何建立审批流程049／概述049／一、什么是审批流程049／二、审批流程的重要性049／三、你的组织审批流程做得如何050／四、如何建立审批流程051／五、记录051／附录052／第五章　如何清晰记录052／概述052／一、什么是收支记录052／二、收支记录的重要性052／三、你的组织记录的如何052／四、如何进行记录058／五、保管058／附录059／第六章　如何管理项目预算059／概述059／一、什么是预算及项目预算管理059／二、管理项目预算的重要性060／三、你的组织项目预算管理的如何060／四、如何进行项目预算069／附录070／第七章　如何编制财务报告070／概述070／一、什么是财务报告工作071／二、财务报告的重要性071／三、你的组织财务报告工作做得如何072／四、如何进行编制财务报告080／附录081／第八章　如何正确财务公开081／概述081／一、什么是财务公开081／二、财务公开的重要性082／三、你组织的财务公开做得如何083／四、如何进行正确财务公开084／附录085／第九章　关于税务那些事儿085／概述085／一、如何办理税务登记085／二、依法纳税的重要性086／三、需要缴纳哪些税086／四、可享受的税收优惠088／五、纳税期限088／六、五险一金090／附录091／总结092／初创公益组织财务管理制度模板（已注册）096／初创公益组织财务管理制度模板（未注册）101／参考文件目录CATALOG中国初创公益组织财务管理手册CHINESEINITIALPUBLICWELFAREORGANIZATIONFINANCIALMANAGEMENTMANUAL002NGOFRIENDS目前在中国的公益组织数量众多，其中年收入规模在30万以下的小微型初创公益组织占据着最大的数量。这类初创公益组织无专业财务人员，兼职做财务工作的员工又不具备相关财务专业知识，由于没有专业人员，组织缺乏基本的财务管理体系，导致一些基本的财务管理要求都无法达到。另一方面，市场上也没有小微初创型公益组织财务管理可供参考的书籍和资料。对财务管理，这些组织往往无法下手，力不从心。然而，这些组织从外部来讲有资助方及其他利益相关方的要求，从组织内部发展来讲，有如何满足基本法律法规，使组织财务规范化的需求。对于财务做到什么样，就可以说组织的财务比较规范？就能满足初创组织的基本管理需求？简单来讲，我们认为就是做到下面的“六有”：有有有有有有明确的人员分工合格的原始票据安全的资金管理严格的审批流程完整意义的账簿定期的账务报表兼职会计、专职出纳外部发票、内部单据收付讫、保管、定期对账经手、审核、审批总账、明细账、日记账月报、年报、分析那如何做到上述的六有呢？恩友根据多年公益组织财务管理服务经验，针对初创公益组织无专业财务人员、财务能力薄弱的现状，开发了一套财务管理工具包手册（以下简称手册），手册涵盖了一个初创公益组织做好财务工作的基础标准和方法，更重要的是每种方法我们都提供了相总述OVERVIEW003应的工具，帮助初创公益组织用简单的表格、模板，轻松搞定财务工作。本手册共有以下九个章节：本手册第一、二章对于组织资金和物资的管理，主要从内部控制角度，讲解如何通过分级授权审批，相互监督及相互牵制，降低组织的资金和物资管理的风险。票据的管理、完善的审批流程、清晰的记录以及定期的财务报告，是组织基本的账务处理过程，做好这四步，那组织的基本账务体系就搭建好了。那如何搭建呢？请看本手册第三、四、五、七章内容。针对初创公益组织主要做项目的特点，本手册第六章从预算的编制—执行监控-决算，分别讲解如何编制合理的预算，如何对预算执行进行监控？预算和实际执行不一致该如何处理？如何对项目预算进行监控及预决算对比？请看本手册第六章内容。对于获得的项目款和捐赠款，不仅组织内部自己清楚钱从哪里来，花到哪里去，有时候还需要向利益相关方汇报、展现，取得相关方的认可。那么如何在修炼好内功之后，进行正确的财务公开，让组织更具有公信力呢？请看第七章如何正确财务公开？初创公益组织实际上是以多种形式存在的，有民非注册的，有工商注册的，有挂靠专项基金的，对于不同注册形式的组织，你们知道组织要交什么税吗？在哪儿交？什么情况可以享受免税？又如何申请？涉税的注意事项又有哪些呢？请看本手册的第九章税务那些事儿的内容。本手册的服务对象为初创期公益组织中承担出纳工作但又不具备财务专业知识的人。本手册尽量运用非财务专业术语，提供实用的财务工具表格以及NPO组织的真实案例，让财务小白看了能懂，懂了会做。力争开发出一本易掌握易操作的实用财务管理手册，使其能运用手册的内容，搭建组织的基本财务管理体系，满足组织的基本财务管理需求。由于此手册针对的是初创组织中不具备专业财务知识的工作人员，故本手册未涉及会计账务处理部分内容，会计账务处理敬请期待恩友下一步研究开发。最后感谢所有参与本手册撰写及帮助完成手册的小伙伴们！如何管理资金如何编制账务报告如何管理物资如何正确财务公开如何管理票据关于税务那些事儿1如何管理项目预算672如何清晰收支记录583如何建立审批流程49中国初创公益组织财务管理手册CHINESEINITIALPUBLICWELFAREORGANIZATIONFINANCIALMANAGEMENTMANUAL004NGOFRIENDS第一章如何管理资金　　一个组织的正常运营离不开资金的支持。作为组织负责人，你知道组织有多少钱吗？这些钱存放在哪儿？金额准确吗？会有损失的风险吗？怎样才能确保它们的安全性？管控的关键点又在哪里？在此章节里将为您一一讲解，通过对组织的现金、银行账户等资金的管控，来保障组织资金的安全性，为组织提供一个运作良好的环境。一、什么是资金管理资金管理通俗地说就是组织对资金的来源和使用进行有计划的控制、监督的管理过程。组织的货币资金，无论是现金、银行存款或者在第三方支付平台上，都属于资金管理范围。对组织资金的管理需要做到相互牵制，相互制约，以制度流程化管理代替互信氛围，形成以制度说话，而非仅靠相信某人；同时组织可根据实际情况，采取分级授权审批制度，即明确的岗位分工、严格执行不相容职务分离等方法，降低资金的管理风险，保障资金安全。职位不相容即会计、出纳与组织负责人无任何直系亲属关系；组织负责人也不应同时兼任组织的出纳工作。建议分级授权如下表所示：【关键点提醒：随着组织的发展相关人员的到位，建议组织负责人将相关权限授权给相应人员，通过明确的岗位分工，做到相互牵制，相互制约】岗位名称岗位职责组织负责人审批组织所有收支财务负责人/会计保管财务章、授权U盾（卡密码或短信支付密码、支票密码）项目负责人审核项目所有收支出纳支票、支付U盾（银行卡）、人名章二、资金管理的重要性资金是组织生存和发展的血脉，也是组织正常运转的有力保障。例如某组织，由于组织人少，组织负责人工作较忙也嫌财务工作麻烦，将组织的各印章、支票都交由出纳一人保管，月底时组织负责人在出纳递交的报销单上集中审批签字。HOWTOMANAGEMONEY概述005序号指标是/否得分1出纳和会计分设2负责财务工作的人与组织负责人无直系亲属关系3组织负责人未担任出纳或会计工作4出纳和会计（或组织指定的其他人员）每月核对现金日记账余额并清点手头现金余额，留下核对记录5出纳和会计（或组织指定的其他人员）每月根据银行对账单核对银行存款余额6现金和银行存款核对出现差异时及时进行处理7银行预留印鉴(一般指财务章和人名章)分开保管（对于未注册组织，银行卡和密码分开保管）8网银支付U盾和授权U盾分别保管(对于未注册组织，U盾与支付密码分开保管)9使用现金或转账支票时，支票上有清晰的用途说明，并填制金额后交由组织负责人审批后，才加盖相关印章101,000元以上付款坚持采取银行转账方式结算11明确规定了出纳的库存现金上限，并严格执行12对组织负责人发生的费用由另一人签字后方可入账（如理事会指派人员，员工代表等）13不存在任何形式的账外账（俗称小金库）14不存在组织财产与组织创办人或负责人财产划分不清的情况15坚持收入公开（包括在组织内部公开或向公众公开）16财务账簿、凭证等相关档案保管安全、完整17至少每年进行一次财务审计（包括聘请专业审计公司也包括组织治理层进行的内审）从上述案例可以看出，出纳一人保管所有印章，可很轻易的从账户支取现金，负责人没有对资金进行有效管控，有可能会出现资金被挪用，甚至被盗用，从而导致资金断流情况，严重影响组织的正常运营，引起资助方及公众的质疑，最终影响组织的生存发展。因此，如果把资金管控好了，能体现出组织管理专业化、透明化；更好的做到自证清白，使利益相关方相信组织不仅有能力管理好资金，更有能力有效安全的使用资金；资金良性循环，为组织可持续发展提供有力保障。三、你的组织资金管理的如何说明：本测试满分为85分，根据组织内部设置和管理情况请选择“是”或“否”，选择“是”可得5分，选择“否”不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议。图1资金安全测试表第一章如何管理资金中国初创公益组织财务管理手册CHINESEINITIALPUBLICWELFAREORGANIZATIONFINANCIALMANAGEMENTMANUAL006NGOFRIENDS75分以上：比较完善，建议继续发挥财务人员专业性，为组织战略决策提供帮助。61-75分：存在个别漏洞或风险，如组织规模持续扩大，建议再多投入一些精力有针对性的弥补这些漏洞；16-60分：存在较多漏洞，建议根据实际情况制定切实有效地改善措施；15分以下：安全性差，建议尽快进行整改；请仔细阅读下面的内容，我们将告诉您如何来防范组织资金管理中存在的这些风险。四、如何进行资金管理组织在办理完相关注册手续后，均需办理相关印鉴手续。一般来说，已注册组织常见的印鉴有公章、财务章、法人人名章、发票专用章、合同专用章等。这些印鉴在组织的资金管理中就像房屋大门的钥匙，保护着组织资金安全。对于印鉴的保管需由不同的两人分开保管，从而达到相互牵制，相互制约，降低组织的管理风险。如下图所示，公益组织的货币资金主要包括银行存款、现金,此外，也有些公益组织在第三方支付平台的货币资金（如开淘宝店义卖款，捐赠款至支付宝等）。资金存放的形式的不同，决定了管理方式的差异。不管是哪种形式存在的货币资金，管控的关键都是通过建立相互牵制和分级授权审批制度，把握好货币资金使用过程中的流入流出的管控点，最大限度地降低资金使用过程中的风险，确保资金的安全。以下就组织货币资金的两种形式：银行存款和现金分别讲述如何对其进行管理。4.1如何管理银行存款银行存款是指所有权归属组织但存放在组织对公银行账户的款项。银行账户又分为组织对公账户及个人对公账户。对于已注册登记的组织，在办理完相关注册手续后，则可去注册所在地的银行办理银行开户许可证，即办理组织的基本存款账户（银行对公账户），本手册简称为“对公账户”。货币资金银行存款现金第三方支付平台对公账户个人账户图2货币资金主要类别0074.1.