准备好招标的“开场白”

准备好招标的“开场白”“如果采购方不认真编写招标文件，随意应用别人的模板，无异于自己挖坑往里跳，带来无穷隐患。”一位从事招投标工作多年的专家如是感慨。一些评标专家也常常有这样的惋惜：评标过程中有时招标方辛苦准备一场，却招不到自己意想中的方案，非常遗憾，其根源就是编写招标文件时技术指标等描述不清晰。可见，招标文件编写得是否规范、准确，直接影响到整个招标工作的进度和成败。[图片]在整个采购过程中招标文件担负着两大职能：一是将招投标当事人的买卖行为纳入法律法规及社会化管理范围内;二是将标的的全部要求准确清晰地表达出来，以使投标人明白无误地予以响应。招标文件的制作质量和需求描述决定了投标人对招标项目的响应，而实际采购工作中，由于受标书制作人的知识、专业水平等因素的制约，当遇到一些复杂、技术难度大的项目，且国家和行业又无统一规范标准时，制作的招标书可能会抓不住重点、需求不明确，从而使供应商看不懂标书或投标后形成废标，影响整个招标活动。招标文件三要点招标文件是招投标中最重要的文件，编写招标文件应该充分表达以下三个要点：1.介绍招标人要做什么和如何做。“做什么”是指招标人通过招标要买何种设备或者委托怎样的工程;“怎样做”是指招标人将采用哪种招标程序。2.介绍投标人要做什么和如何做。主要是指具备什么资格的人可以投标、怎样投标。3.介绍中标后双方签定的合同样式和内容。招标书的编制应由商务、技术、法律方面的专家共同完成。商务条款的制定者应熟悉一般商贸规则、招标程序和相关法律。而技术文件，尤其是较复杂的机电设备招标的技术文件，一定要由所采购设备的设计、制造、使用方面的技术专家编制。有了满足这些的标书才能保证招标圆满顺利地进行。招标文件内容缺一不可招标文件通常包括招标邀请函、投标人须知、投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式、招标技术文件、合同主要条款及合同签订方式、交货和提供服务的时间、评标方法、评标标准和废标条款、投标截止时间、开标时间及地点、招标格式等。●招标邀请函招标邀请函中发布的信息包括招标号、招标单位、招标项目名称、发售标书的时间和地点、接受招标文件的时间和地点、递交投标文件的最后截止日期以及开标时间地点等。只有收到邀请函的公司才有资格参加投标。所有有兴趣投标的厂家，买到标书后即意味着收到了招标方的邀请，可根据标书中的招标内容和时间，结合自己的实际情况确定是否参加投标。为了避免购买标书的盲目性，应允许投标人在购买标书之前在售标书的地方先概要地阅览招标内容。●投标人须知1.招标文件主要说明招标文件的组成以及招标人对标书的解释、补充和修改的权利，考虑到招标人在发售标书后，可能会发现有些部分需要解释、补充或修改。但此条款应同时规定：这种解释、补充和修改必须在投标截止日期前几日送达所有投标人，必要时招标人可以推迟投标截止日期。2.投标资格文件要求投标人提供资格文件，目的在于借此确认投标人经营和生产的合法性，并通过对投标人的财政状况、生产销售经验的了解，确认投标人履行合同的能力。只有公司法人或者法人授权的代表才有资格参与投标，并处理投标中的一切事宜。3.投标的技术文件指明应怎样做技术文件，主要内容包括：提供一份全面详细的投标产品的技术性能说明（技术规格书），并对上述说明提供相应的证明资料（如样本图纸等）。由于招标产品的种类差别较大，投标文件并不一定要求书写成某一特定的格式。4.投标报价表及投标有效期为了有利于公平地进行评标，应要求投标人在统一规定的表格内填写报价，并规定投标人的报价属于一次报价固定不变。考虑到物价浮动因素，投标人可以在投标文件中声明报价的有效期（即投标有效期），在这个期间内投标报价固定不变。但若投标有效期少于招标有效期，投标将可能被拒绝。如果投标人未明确声明投标有效期，那么招标人将认为投标人接受在招标有效期内价格不变。5.投标文件的修改和撤回当投标人将投标文件递交后发现有必要对所投文件进行修改和撤回时，必须让招标方在投标截止期前收到要求修改或撤回的书面通知，否则，不得对其投标书做任何修改和撤回。6.投标文件密封和标记为了保证招标投标公平竞争的原则，防止先期投递的标书报价等重要信息被泄露，所有在截止期之前收到的投标书，不论什么时间到达都必须在开标当天当众同时开启，因此规定每个投标文件必须密封递交。7.投标书投标时的一个正式声明文件，声明投标人正式参加投标并接受招标文件的条款。8.开标是维护招标公平、公正、公开必不可少的步骤。9.评标招标人通过该条款向投标人表达了评标的内容、步骤和标准。评标第一步先审查投标文件的完整性，投标人必须将应递交的投标文件无遗漏地递交;第二步便是审查投标人和投标产品的合格性，即检查投标人是否完全响应了投标文件的要求，这步审查既包括对投标人的商务资格、执行合同能力的审查，又包括对投标产品技术性能的审查。如果在第一二步审查中发现有任何实质上不满足招标文件要求的，则该投标可能被拒绝。10.通过评标产生中标人招标方将以书面形式通知中标的投标人（即中标通知），并约定中标人在接到通知后一定时间内来与招标方签定合同。合同的格式和条款以招标文件中公布的合同格式，条款为准。●合同根据招标规定，中标后买卖双方立即签定交易合同，为避免签约时双方在商讨具体条款内容时花费太多时间，招标人结合市场情况及国内外的贸易惯例事先拟定好合同条款，让所有有兴趣的投标人认真研究。投标人必须在接受该条款的基础上参加投标，这就是说合同条款既是投标人参加投标的一个，也是投标人报价的重要参考因素。合同条款是一份为双方接受并执行的明确写明买卖双方权利和义务的文件，具有法律效力，如果买卖双方认真执行合同条款，买方可以顺利地得到合同规定的设备，卖方可以在此基础上及时得到货款。如果在合同执行过程中买卖双方发生纠纷，也可依据合同使纠纷得到公平的解决。编制合同条款应该符合国家有关法律规定，符合国内外贸易的惯例，照顾到买卖双方的权利和义务，根据上述原则提供一个合同文本。应注意，货物名称、型号、基本规格、性能、数量以及交货、验收、索赔、付款等内容是合同的基本内容，必须书写得准确清楚。1.货物名称、型号、数量：这些条款是买卖双方发货和收货的依据。2.货物的规格、性能指标：该条款是验收货物性能是否合格的依据。3.发货条款：应当规定供方发货的时间，以及供方在发货时应做的其他有关工作，如运输保险、运输方式等。4.付款条款：应包括付款和付款方式，如有的合同要求货到后付款，有的合同要求验收合格后付款。付款的方式可以一次付清货款，也可分几次付款，还可以有预付款等。这些均应在合同中明确。5.处罚条款：当一方违约，例如当卖方供货质量不合格，认定卖方违约时，应根据具体违约的情况确定处罚的程度和方式，并且明确地规定。6.仲裁：在合同执行过程中有时会出现某些合同未尽事宜，或者在处罚程度上有较大分歧，出现上述情况时，首先应友好协商解决;解决不了时，只有付诸仲裁，由双方商定的仲裁单位根据有关法律，按一定的程序仲裁。一般来说，招标文件的正文由前言、主体和结尾组成。前言写明招标单位的基本情况和招标目的;主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标投标方法、招标时限、招标地点等;结尾写明招标单位的名称、地址、电话号码和传真等。招标技术文件是关键招标的技术文件（又称技术规格书）是招标文件中的重要组成部分。招标人通过技术文件全面详细地阐述所要采购货物（设备）的全部技术性能及服务要求，规定投标人根据技术文件提供完全符合要求的货物，只有在技术性能上完全符合招标文件要求的投标产品和服务才能参加进一步的评选。技术文件包括以下内容：1.货物名称。2.工程概况及现场，包括自然、现场和货物的工作。3.本合同供货范围（或叫工作范围）。阐明工作范围是指阐明对供货商的要求，对于提供设备、调试指导、安装调试、备品备件及工作测试仪器、技术资料及图纸、卖方工厂培训、在买方场所的培训等都应清楚表达出来。4.总体技术要求。包括制造者的业绩资格要求、设计要求和产品结构要求、制造工艺要求、材质要求、包装和运输要求、出厂检验和产品实验要求、在目的地验收要求、质量保证要求、评标因素及其计算标准。技术规格书中应写出评标时需要考虑的技术因素及其量化的计算方法，评标时对主要参数的差异进行加价或折扣，在标书中应给出加价或折扣的标准计算方法。次要的技术参数在招标书中给出允许的偏差范围，评标时若要考虑偏差因素，则在招标书里也应规定偏差的量化计算方法，否则不能作为评标调整价格的依据。采购要求明确具体是供应商响应标书的关键，是采购人采购和验收的标准和依据，也是制定评审标准的基础，它将有助于评审专家集中精力、抓住重点。5.产品具体技术要求。产品的技术性能、参数必须准确地写出来，特别是主要的参数，它们是构成判别投标人是否在技术上作出了响应的依据，要做出标记并声明该参数是主要参数，若不满足将作废标处理;次要技术参数可给出允许偏差范围。为便于评标时对照检查，也可列出“技术参数项目表”要求投标人填写。在编写招标文件时应尽量将货物的规格、型号、技术参数、质量性能指标和其他特殊要求进一步具体化，明确表达采购人的需求。6.安装调试（或指导）要求。(1)对安装调试的时间、质量、验收要求;(2)安装材料、消耗品、仪器、工具等的要求;(3)安装人员素质的要求。7.备品备件、工具、仪器。必备的备品备件称为指令性备品备件，为便于评标比较，最好在招标书里列出品名或占总投标价的百分比。选购件由投标人列出清单，其价格不计入投标报价。8.技术资料图纸。需要随投标书提供的技术资料图纸要一项项写清楚，并标明哪项重要，不提供则构成废标。中标后执行合同过程需要提供给买方审查的资料和图纸，除对中标人规定提供的时间外，也应规定买方的审查时间。9.技术服务。设计联络次数、人数、时间、地点、内容应写清楚，并要求投标书中报出人•日单价和总价。还应包括培训地点、人•日数以及要求的报价内容和单价。以上各项最好在招标书里列出表格由招标人填写，便于评标比较。价格可以计入也可以不计入投标报价总价。10.售后服务。11.分项报价。同时要明确如果分项报价和总价不符时以哪项为准。12.交货要求中应包括交货地点和交货期。有些部件的交货进度和机房建设进度关系密切，要明确，要求投标人响应。写好技术文件的是准确把握买方的实际需求、准确把握设备技术性能的实际情况，以及准确把握市场厂家的供货情况。注意事项如下：1.把设备性能全面地描述出来，切不可有遗漏，也不能将用户并不需要的性能指标加上去。2.技术性能需求应表达明确，尽量避免采用某些模糊的词义，如“性能良好”、“工作可靠”、“使用方便”等，这些词义在评标时无法界定。3.各项技术指标相互间往往有一定的联系，某一两项指标的提高或降低有可能牵动其他某些指标的变化，编写时要注意不要出现矛盾的地方。4.技术文件中应要求投标人所投产品具备最新工艺和最新技术，这不能同技术性能的要求过高相混同。5.要在技术文件中说明验收方法和验收标准。技术需求和规格是招标文件中的一个部分，标书中不能出现以某个特定品牌设备的参数为标准的条款，也不得变相地指定产品的厂家、规格型号等，否则将会严重地影响采购行为的公正性、权威性和客观性。可以邀请有关专家对招标文件进行科学论证，以取消一些带有倾向性的条款。不论是通用还是专用技术规范，只应尽可能清楚地规定应完成的工作、提供的货物和劳力、维护保养要求以及交付和安装地点，列明各种最低要求的限度，而不能使用具体数据或专有名词对项目要求加以限制。随着招投标方式越来越多地被采用，相关事宜也需要越来越完善，规范的操作会更有效地促进招投标工作的健康发展。链接《中央国家机关采购中心政策法规》关于招标文件的条款第十八条招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件。招标文件包括以下内容：（一）投标邀请;（二）投标人须知（包括密封、签署、盖章要求等）;（三）投标人应当提交的资格、资信证明文件;（四）投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式;（五）招标项目的技术规格、要求和数量，包括附件、图纸等;（六）合同主要条款及合同签订方式;（七）交货和提供服务的时间;