销售合同管理制度(1)

宁夏金岛食品有限公司1销售合同管理制度第一条、为了加强销售合同（以下简称合同）的规范管理。保证合同的严肃性、有效性，规避销售风险，减少销售损失，降低销售成本，根据《中华人民共和国合同法》及其相关法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。第二条、总则1、本制度中的合同是指以销售本公司产品为标的的所有销售合同。2、公司所有销售的产品必须签订销售合同。3、合同的签署应坚持“规避风险，降低成本，实现效益最大化”的原则。4、合同的执行实行营销业务员负责制，即每一合同由营销业务员全权负责管理。负责合同的洽谈、起草、签订、履行（包括：货物的生产、出库、运输、交付）以及结算（包括：票据的传递、出口退税资料的传递等）。5、主管销售的副总经理、经理以及公司财务部门有责任指导和监督合同的洽谈、签订、履行和结算工作，其他有关人员和部门应积极配合营销业务员履行合同。第三条、合同的洽谈1、合同的洽谈工作由营销业务员负责完成。2、营销业务员在洽谈合同时，应做到：(1)遵循国家及行业的法律、法规及有关规定。(2)遵循公司产品的种类及质量体系。(3)遵循公司对各类产品的定价原则。(4)尽快了解需方的需求、公司资信等基本情况。(5)规避各类风险，尤其是合同回款的风险和汇率风险。第四条、合同的起草1、营销业务员负责合同的起草工作。2、合同起草应遵循以下原则：(1)合同应依据《中华人民共和国合同法》及有关国际贸易规则，完整、准确地表述各项条款。(2)必须从供需双方的利益出发，明确合同供需双方的权利和义务。宁夏金岛食品有限公司2(3)所有合同的合同号应按合同编号办法统一编写，同时应及时登记在《销售合同台帐》上。第五条、合同的评审按公司规定相关管理制度执行第六条、合同的签订1、对产品的要求确认后，由授权人代表公司与客户签订合同。2、合同价格需符合定价会议所定产品出厂价格。3、销售合同章由专人管理，只有当合同签署授权人签字后，才可加盖合同章。4、合同为多页的，应加盖骑缝章。第七条、合同的签订权限按公司相关制度执行第八条、合同的执行1、合同的执行工作由营销业务员负责。2、产品生产:(1)对无现货的销售合同，营销业务员应严格按照合同的要求，及时填写《客户定单》，通知市场部物流专员。物流专员结合生产情况及时合理下达《生产订单》送达生产单位备货。对有现货的合同物流专员根据公司财务制度及时填写《产品发货详情单》，经财务部签字后组织安排发货。(2)生产单位接到《生产订单》后，立即根据要求，保质保量地组织生产货物，并按时交付。第九条、合同的修订当合同的内容由于某种原因需要变更时，合同应及时修改。如有必要，对变更后的内容再次进行评审。变更后的条款必须经过顾客书面认可。第十条、合同的管理及保密1、营销业务员、档案管理人员及其他人员必须对公司的销售政策和合同内容严格保密，违反者将按照公司有关制度进行处罚。2、除公司财务部和业务往来银行有权索取相关业务合同外，其他任何部门取阅合同，须经销售经理批准。3、营销业务员、档案管理人员平时应注意合同的存放，避免合同被他人偷阅。4、销售合同每月由档案管理人员负责按合同编号整理归档，业务部门应保证合宁夏金岛食品有限公司3同的有效性、完整性。附：销售合同管理流程图宁夏金岛食品有限公司4销售合同管理流程图部特殊情况合同洽谈合同费用明细表执行合同合同变更合同归档保存营销业务员起草合同合同合同评审记录表一般合同部门经理评审合同特殊合同相关部门评审合同部门经理评审合同销售经理/副经理评审签订合同销售副总经理签订合同宁夏金岛食品有限公司5客户调查制度第一条制定客户调查制度的目的：（一）为规范宁夏西香记食品有限公司（以下简称公司）的客户调查管理行为，推行客户标准化管理，提升公司客户服务质量，增加客户满意度，与公司客户建立长期稳定的业务关系，增强市场竞争能力，特制定本制度。第二条公司客户调查制度的基本原则是：（一）根据客户情况的变化，不断加以调整客户关系管理，并做跟踪记录；（二）客户关系管理的重点是维护现有客户，不断开发未来客户或潜在客户；（三）及时收集和整理客户关系资料，提供给销售公司经理和关联人。利用客户资料对客户进行分析，使客户关系资料的作用得到充分发挥。（四）建立客户管理档案，由客户管理档案员负责管理，制订严格的查阅制度。第三条客户调查制度的内容包括：（一）收集、分析、保存客户信息，填写《客户基本信息表》《客户清单》，积累有关客户与竞争对手的信息。（二）定期对客户的情况进行分析，包括客户的构成、与公司的交易数量金额、货款回收、销售区域等。（三）定期对客户进行回访，了解客户对公司产品质量、包装、运输方式、服务等方面的意见和建议。（四）对客户的投诉意见进行整理，联系相关责任部门，对提出的处理意见或建议及时反馈给客户。（五）制订客户计划，挖掘现有客户的合作潜力，开发新的客户，重点是终端大客户。第四条、客户调查制度实施细则：1、营销业务员与客户交谈过程中，注意了解客户家庭状况、个人信息、个人经历、兴趣爱好、业务专长、价值观念等做详细的调查，对此调查记录应严守保密。宁夏金岛食品有限公司62、营销业务员在取得上述资料时，应该具有涵养和忍让精神，要耐心地倾听对方的谈话，并能引导客户自然地透露你所关心的信息资料，并及时填写《客户个人信息卡》归档。3、营销业务员定期整理《客户个人信息卡》，适时地对客户做好个人事务的联络工作，以加深感情。4、关注客户的一切商业动态。譬如，客户的周年庆典及时给予庆贺，利用各种机会加强与客户之间的感情交流。5、每年组织一次的客户恳谈会，加强与客户之间的交流与沟通，听取客户对企业产品、服务、营销等方面的意见和建议。对客户的意见和建议做详细记录。6、每年组织一次企业高层主管与大客户之间的座谈会，加深与客户之间的感情，增强客户对企业的忠诚度。附：客户个人信息卡客户基本信息卡客户清单宁夏金岛食品有限公司7客户个人信息卡信息获取时间：营销员：公司名称姓名：职务出生年月身份证号血型家庭地址住宅电话办公电话手机邮件地址教育背景毕业院校毕业时间工作时间爱好特殊兴趣（私人俱乐部、宗教信仰等）生活方式（健康状况、是否喜欢抽烟、喝酒，饮食习惯、喜欢的品牌）结婚纪念日家庭状况姓名出生年月工作单位就读状况爱好妻子子女宁夏金岛食品有限公司8客户基本信息卡日期：公司名称地址法定代表人企业性质建厂时间职工人数电话传真联系人采购部经理手机号业务经理手机号开票资料营业执照有效期限税务登记证有效期限一般纳税人资格证有效期主营产品与我公司合作时间与我公司合作产品合作产品在其公司的重要性需求量（吨/年）年销售收入其他宁夏金岛食品有限公司9备注：营业执照、税务登记证复印件存档客户清单产品客户电话传真联系人宁夏金岛食品有限公司10第五条客户接待管理制度：（一）公司客户来访由销售公司做出计划，详细记录来访客人的基本情况，包括人数、姓名、性别、民族、年龄、职务、抵离方式及时间、活动内容及要求等，了解客人的工作、生活习惯。（二）总经理工作部根据销售公司客户来访计划，安排车辆、会议室、餐饮、住宿等相关事项。（三）根据来访客人的职务或者重要程度，由总经理、副总经理、本部部长、营销员接待洽谈并始终陪同。（四）接待环境要求物品整洁、摆放整齐，地面干净，空气流通清新；室温适度，灯光合适。会谈以烟茶、饮料、水果等方式招待。外出就餐由销售公司经理指派人员陪同。。（五）需要给客户赠送礼品的，由销售分公司提出方案，经销售副总或总经理批准后，按照方案要求执行。（六）接待人员须严格遵守公司相关规定，注重仪表，对来访客人态度亲切，接待过程中遇有客户提出办理限制事宜，请示主管经理后给予答复。（七）客户参观工作现场时，应当佩带安全帽，由该部门的技术人员陪同并解答客户提出来的问题，原则上介绍者在先、接待经办在后。未经过主管经理批准，参观的客户不得在生产现场拍照。作业人员须集中精力工作，不许与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。（八）在接待工作中，与协议宾馆和其他有关单位发生的费用，由总经理工作部确定的专人签字，其它人员签字一律无效。（九）客户接待程序及费用标准根据公司《客户接待流程及标准》的规定执行。（十）档案的整理、存档。归档资料包括：日程安排、接待日志、汇报材料、重要讲话、新闻报道资料、照片、菜单、生活习惯等，接待任务完成后应整理、说明，交由客户档案管理员存档、管理，以备查考。第六条客户回访管理制度：宁夏金岛食品有限公司11（一）客户回访工作的职能管理由相关的销售分公司负责，营销业务员具体执行，回访书面总结送交档案管理员存档。（二）客户在办理完公司货物提取业务后，由相关销售业务员对客户进行回访，可采用上门回访、电话回访、信函回访、发放客户意见调查表等形式进行。（三）客户业务负责人对客户向公司直接反映的问题进行记录、整理，传递给有关责任部门，并负责将处理意见反馈客户。（四）对客户反映的问题进行分析，属于一般问题，由相关销售业务员负责解答，反馈时间不超过二个工作日。属于比较集中的重点、难点问题，及时向责任部门通报，并将将有关办理情况汇总、上报主管副总经理和总经理，反馈时间不超过五个工作日。（五）客户回访记录应当在五个工作日内归入客户管理档案。（六）根据客户回访收集到的意见和建议不断改进销售内部管理和服务工作。第八条客户保密管理制度1、营销人员必须要端正思想，树立“客户是公司的客户”意识,维护公司客户资源。2、销售人员向外界泄漏公司客户资料等商业机密，如有违反者，处以经济处罚，情节严重者将追究其法律责任。3、不得利用所掌握的客户资料谋求不正当的个人利益，否则将按公司有关规定予以处罚。给公司造成经济损失的，除处以经济赔偿外，情节严重的将追究其法律责任。4、销售人员如有工作调动或岗位调整等情况，应将其客户资料与客户签定的合同等文件全部交清，方准予离职；如因工作调动后，又从事与营销相同的行业，两年内不得与原公司的客户发生业务，如有违反者，将按其与公司所签定的劳动合同条款追究法律责任。宁夏金岛食品有限公司12销售档案管理制度第一节总则第一条为了规范宁夏西香记食品有限公司（以下简称“公司”）销售业务和客户信息的收集和管理工作，增强档案的实用性和有效性，保证公司信息管理工作顺利进行，促进公司营销工作，特制订本制度。第二条本制度所称的档案是包括销售业务流程管理和客户信息管理，本着“科学、真实、全面、完整、准确、及时”的原则，从客户潜在分析、初期接触到签订合同直至日常维护的全过程管理，建立起以市场和客户为导向的流程体系和管理制度，对公司的营销业务提供可靠的数据支持和操作程序。第三条公司建立客户档案及销售业务档案的目的是：（一）及时掌握客户的基本情况，包括客户的市场潜力、发展方向、财务信用能力、竞争力等方面的内容。（二）缩减销售周期和销售成本，有效规避市场风险，寻求扩展业务所需的新市场和新渠道，并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善公司经营的有效性。（三）方便营销工作的各类信息查考、利用，提供全方位的管理视角，帮助正确的分析和决策，赋予最大化客户收益率。（四）考评销售人员的业务能力，为营销人员的营销业绩提供考核依据。第二节档案管理程序第四条公司的档案按照业务发展流程编制，实行动态化管理，具体内容为：（一）营销业务员负责填写客户的基本信息。具体内容参见《客户基本信息卡》。（二）由营销业务员提供销售合同，档案管理员填写合同重要条款电子档，并收录销售合同复印件（三）营销业务员依据自己日常工作收集的客户市场信息，在客户档案中填写补充信息宁夏金岛食品有限公司13（四）销售业务部部长依据营销业务员提供的客户信息及回款情况进行客户资质状况进行分析，并提交客户资质评估报告。（五）统计员每周向营销业务员提交销售统计表。（六）档案管理员对每月、每季度、每年度销售市场分析材料存档管理。第五条档案的基本内容：（一）《客户基本信息卡》（二）客户资质评估报告（三）《销售合同》（四）《销售统计报表》（五）销售市场分析第三节档案管理的内容第六条基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。基本内容包括：客户