办公室实务

办公室实务科任老师：赖庆元办公电话：22241771-103手机：[phone]电子邮箱:[e-mail]QQ:492077092第一章办公室实务概述【教学目的】通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。一、办公室的含义与职能（一）办公室的含义。（了解内容）P11、广义的：指一切室内的办公场所。比如：教务处、校长室、东莞市政府办公室。但有别于教室、车间、实验室、医疗室等2、狭义的：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。比如：教学处、护士站、校长室、总经理室等3、特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。（本书的办公室含义）比如：国务院办公厅、东莞市政府办公室、电大办公室等4、专指的：某种专门的独立工作机构。这类机构有常设的，也有临时的。比如：国务院台湾事务办公室、征兵办公室等。（二）办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。（掌握内容）P2政务（业务）服务是主要职能：人事、财务、保卫、后勤等。事务管理是办公室的辅助职能。特别说明：事务管理虽然只是辅助性的工作，但是它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。事务管理做得好，将会对政务工作和组织整体功能起到推动作用。“红花还须绿叶衬”突出的就是事务管理这种辅助性工作的重要性。（三）办公室事务管理的特征：1、服务性：①是为上司服务；②是为组织服务；③是为公众服务；2、分散性：①是工作分散（考勤、后勤、保卫、车辆等）；②是人员分散；3、专业性：①是事务管理涉及面比较广，需要各方面人才；②是事务管理本身具有相对的独立性和专业性；4、主动性：文秘人员要发挥自己主观能动性和创造性。5、繁杂性：“说不完、跑不完、干不完”。二、办公室实务的范围和内容P3（一）办公室实务的概念。（掌握）P3-------办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。（二）办公室实务的范围和内容。（了解）P3-61、我国文秘工作的15项内容：P3-42、国际文秘工作的22项内容：P4-53、外资（或合资）企业文秘工作的10项内容：P5-64、三种秘书工作内容的比较：项目中国国际三资企业备注文书工作①②③（７）（8）（7）档案管理④（3）会议组织⑤（21）调查研究⑥信息资料⑦（4）（14）（15）（16）（17）（8）信访工作⑧接待工作⑨（9）（10）（5）协调工作（10）（5）督查工作（11）（20）日程安排（12）（6）（12）日常事务（13）（1）（2）（11）（13）（18）（19）（22）（2）（3）（4）（6）（10）办公室管理（14）（1）（9）其他临时工作（15）结论：（1）中国的文秘工作涉及的范围最广，文秘人员的作用不容忽视，特别是政府办公室的文秘人员的作用更是不可低估；（2）国际的文秘工作范围比较具体，范围比较小；（3）三资企业的文秘工作充分体现了中西融合的特点，范围也比较小。三、办公室环境的布置和管理P6（一）办公室环境布置的目的。（了解）P61、创造舒适而又工作效率高的环境；2、塑造组织形象；3、建立挡驾制度；4、有利于保密工作。（二）办公室环境布置的内容和要求P71、办公室的配置（格局分布）要求：方便沟通、确保保密、调节心绪、方便休息（1）小办公室：①大小：约15-20平方米；②人员：5人以下；③格局：分布在走廊两边；④配置原则：上司办公室尽量靠里，文秘人员紧邻上司；打、印室应远离上司，会客室尽量靠近出口；家具布置尽量利用落空间。⑤优、缺点：有独立的空间，但联系不便，空间浪费大，工作气氛不浓，难以监管；小办公室的格局会客室销售部人事部文秘人员经理室入口走道文印室工程部业务部会议室财务室（2）大办公室：①大小：约100-200平方米；②人员：10人以上；③格局：分隔成3-4平方的小工作区；④配置原则：上司办公室尽量靠里并独立设置。文秘人员紧邻上司；打、印室应远离上司，会客室尽量靠近出口；家具布置尽量利用落空间。⑤优、缺点：有相对独立的空间，空间利用充分，空气流通较好，联系方便，工作气氛浓，监管容易；但是大声谈笑会相互干扰。⑥实例讲解：教学处（中型办公室）的布置。大（中）办公室格局入口过道会客室过道张三过道王五过道蔡七李四陈六周八秘书人员经理室文印室（3）公寓式办公室：比较简单①大小：大小不一；②人员：10人以下；③格局：租用地格局；④配置原则：上司办公室尽量靠里。文秘人员靠近进口；会客室尽量靠近出口；家具布置尽量利用落空间。⑤优、缺点：有相对独立的空间，联系方便，工作气氛浓，监管容易。公寓式办公室格局入口客厅（文秘人员）厨房卫生间走道小房（业务1）客房（业务2）主房（经理室）（4）文员办公室的布置：原则：独立、简单实用①大小：10平方米以下；②位置：紧邻上司办公室；③物品：办公用品要齐全：桌子、电话、电脑、打印机、文件柜（架）、纸、笔等文具。④要求：保持整洁有序。2、照明要求：尽可能采用自然光，光线不能太强。现在很多写字楼都是用玻璃做外墙的，光线太强时可用窗帘来调节采光。甚至用电脑来自动调节光线。3、色彩搭配要求：注意冷（浅）、暖（深）色的搭配，反差不能太大。一般来说天花板用白色，墙壁、地板用淡色为宜。冷色：白、黑、青、绿等；暖色：红、火（深）黄、棕色等；4、隔音：上司和接待室的隔音效果要好一点。降低噪音的方法：用隔音材料、调小电话的响音、设置独立的手机接听间、打印机、复印机远离办公区、小声接听电话等。5、空气调节：空调的送风口不要直接对人、不定期换气、室温适中。比如教学处的空调直接对人吹就很不科学。6、盆景、挂画：植物的作用主要是净化空气、调节眼疲劳和心情。艺术品不但可以调节情绪，也可以提高人的品味。7、其他：音乐。比如：广东电大每天上午10点左右都会播放10-15分钟的音乐，集体做保健操，来调节工作压力。（三）办公室的整理。（了解）P111、上司办公室和接待室的整理。一般由专人负责整理，也有由文秘人员来整理的。内容包括办公室的一切物件。2、整理和清扫方法：①对不同的用品使用不同的清扫工具；②注意保密。以日本人从我国相关部门的垃圾中搜集重要的间谍情报为例说明保密的重要性。四、办公室器械的使用。（掌握）P13（一）主要的办公器械：电话、电脑、打印机、传真机、复印机、照相机、录像机、摄录机、投影机、幻灯机等。常用的有：电话、电脑、传真机、复印机、录音机、投影机。（重点在传真机和复印机和投影机）（二）传真机（FAX）的使用：P141、什么叫传真：是利用电话线路（有线或无线）把一方文字或图像按照真迹远距离传送给另一方的技术。2、使用方法：（略）3、使用注意事项：（１）稿件数量适宜、平整、清洁；（２）文件不要过长；忌长期占用；节约成本。（３）尽量不要发送有保密要求的稿件，如确实要传应与接收人同步操作。（４）感谢信、祝贺信、吊唁信、请柬等文书或给比较尊重的客户的公文不要使用传真机。（三）复印机的使用。P151、方法：开机预热－放置原稿－设置参数（纸张大小、复印尺寸、复印份数、复印效果等）－复印。2、使用注意事项：（１）严格遵守操作规范；（２）注意保养。（四）录音机的使用。P161、方法：（略）2、使用注意事项：（１）选择最合适的录音工具；（２）注意做好原来磁带的备份；（３）现在的录音设备已有了很大的进步，传统的卡式录音机已基本不用。常用的录音器材有采访机、录音笔、MP3、手机、手提电脑等。（五）投影机（不是投影仪）的使用。P171、方法：（以下大同小异）2、使用注意事项：（１）光线的要求；（２）正确连接设备，注意尽量不要与电脑共用电源插座，以免影响投影效果。（主要是电磁）（３）注意开机的顺利：先开投影机，再开电脑。（关闭的时候反过来）（４）正确使用遥控器：会有一个预热的过程。（５）检查电脑分辨率与投影机是否匹配。电脑的要小于或等于投影机的，否则会出现图像不全的现象。（6）注意关掉电脑的屏幕保护功能，以免图像的中断。（７）激光教鞭不能指向观众，以免造成视觉的伤害。（8）演示的时候要注意不要碰断投影机电源或数据线，突然的中断可能会导致投影机的烧毁。较长时间不用时最好先关闭。（9）要定期时行维修或保养。（请专业人士）五、办公用品的准备P18（一）办公用品种类（了解）1、耐用品：各种电器、家具（桌子、椅子、档案柜、书报架等）2、易耗品：笔、墨、纸、盘（砚）、印、夹、刀、针、胶、绳等（二）订购和储备办公用品（了解）1、购买一般都由专门部完成。（注意：要提前告知采购部门）2、储备办公用品。（制订简易的库存表）六、办公室和接待室的管理P21（了解）注意事项：1、建立台帐，简明记载购入时间、修理经过等；2、器具和用品脏了、坏了要立即报有关部门安排更换或修理；3、保持室内的清洁，经常打扫；4、做好安全工作（防火、防水、防盗），学会各种防具的使用方法。5、对橱柜、房门等的钥匙要认真管理、防止丢失，注意保密。七、办公室零用现金管理（了解）P22（一）建立收支基金：数量不大，以预支的方式由文员保管；（二）规范管理现金的支出：直接支付或凭票支付，履行签字制度。（三）定期补充资金。（四）现金管理要求：高度精确，细致入微。第一章小结1、办公室的含义；2、办公室的两项职能；3、办公室实务的含义；4、办公室配置的基本要求；5、主要办公室器械的使用和注意事项；第二章文员实务【教学要求】通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。一、文员的工作顺序P25（一）文员工作指导思路：计划－实施－检查（了解）1、制定计划的要点：（预则立，不预则废）（1）了解工作内容（干什么？）（2）思考工作方法（怎样做？）（3）统筹安排（分清轻重缓急，有主有次）。2、实施的要点：（1）落实（不折不扣执行所交办事项）（2）边实施边检查边修正；（发现问题并给予解决）（3）注意按时完成。（讲求办事效率）。3、事后检查的要点：（1）对结果－目标进行对比、评估；（2）找出差距和原因并加以总结。（二）优先顺序的工作方法（重点掌握）P27体现文员统筹安排工作的能力和判断力。1、第一步：按重要程度对工作进行分类：（1）应该做的事（必须做的）：比如通知各部门负责人召开紧急会仪、替上司安排明天的行程、准备会议的材料；（２）可做可不做的事：帮同事做工作；（３）不应该做的事：对同事发号施令、处理私人的事，比如上班炒股等。2、第二步：按紧急和重要程度对工作进行排序：（1）重要且紧急的事：比如与客户约好的事项、召开紧急会议需要的材料；（2）紧急但并不很重要的事：比如安排专车到机场去接经理（３）重要但不紧急的事：比如制订下月的工作计划。（４）要做，但不重要也不紧急的事：比如整理会议记录。处理顺序应该是：1→2→3→4实例1：1、通知各部门负责人8：30分在会议室召开紧急会议；2、安排专车下午四点到机场接一位重要客户；3、练习电脑打字；4、取消与张总在9点的会见，并重新安排。5、整理昨天应聘者所投简历。6、制订下月工作计划。7、约朋友今天晚上十点去酒吧喝酒。实例讲解：1、通知各部门负责人8：30分在会议室召开紧急会议；（重要且十分紧急）2、安排专车下午四点到机场接一位重要客户；（客户优先，重要但时间不是十分紧急）；3、练习电脑打字；（可做可不做的事）；4、取消与张总在9点的会见，并重新安排。（客户优先，重要并且时间紧急）5、整理昨天应聘者所投简历。（要做，但