分公司综合5S办公室管理手册

第2页目录序言第一章办公室5S总体实施要求与标准员工大办公室5S实施要求与标准………………………………第19页部门经理办公室5S实施要求与标准……………………………第41页第二章5S之“整理”整理的概述……………………………………第51页整理的标准……………………………………第55页第三章5S之“整顿”整顿的概述……………………………………第61页整顿的标准……………………………………第65页第四章5S之“清扫”清扫的概述……………………………………第82页清扫的标准……………………………………第86页第3页第五章5S之“清洁”清洁的概述……………………………………第89页清洁的标准……………………………………第93页第六章5S之“素养”素养的概述…………………………第94页素养的标准…………………………第98页第七章推进办公室5S常用方法目视管理…………………………第100页标准化…………………………第102页思维八式…………………………第104页第八章办公室5S常见误区…………………………第106页目录第4页作为世界500强企业，中国移动以“正德厚生，臻于至善”作为企业核心价值观，这是一种对完善、完美的境界孜孜不倦追求的崇高精神。在浓厚的企业文化熏陶下，如何将理念转化成为行动，追求卓越境界，增强企业软实力，是中国移动持续发展的重要任务，而当前风靡全球的5S管理方法则非常适合作为助推企业发展、完善自我的工具。这套起源于日本的现场管理方法，是日本工业取得成功的法宝之一。其思路和目的十分简单和明确，就是针对企业中每位员工的日常行为提出要求，倡导从小事做起，通过营造整齐、清洁、有序的工作场所，培养有修养的工作伙伴，以达到改善办公环境、提升企业形象、提高工作效率的目的。5S管理方法被众多企业使用后，效果显著，因此广受推崇。5S刚开始在企业推行的时候，不少企业员工感觉是在“小题大做”：“不就是做做卫生，把环境搞得优美一些”；“都是一些‘小儿科’的事情”；“5S很简单，需要劳师动众吗”；“交给清洁工就可以了，工作已经够忙的了，哪有时间做5S”；“5S与企业的现代化管理、信息化管理根本没有任何关系”……甚至有员工认为这种统一的、标准的、教条的理论将会抹杀了员工的个性与创造性。序言第5页序言但是，请你现在仔细看一下，在你的身边是否经常遭遇或发生过以下情形：办公场所的过道或地面上，总是堆放着不同类型的纸张或杂物，里面有现在在用的，也有“不知道谁搬过来的”、“不知道什么时候留下来的”；废弃的物品躺在办公区域的一个角落里，沾满了灰尘，不知道有用没用；物品使用没有醒目的标记，不知道是用来做什么用途的；要找一件急需的工具或资料得费很大的周折或打很多通电话，询问很多同事；办公物品、资料、工具很多，没有地方堆放，需不断向领导申请提供更多的空间或仓库；……如果以上情形你看到了、听到了、发生了、或正在发生，请不要犹豫，开始你的5S吧！□适用范围本手册适用于所有中国移动衢州分公司办公室员工，用于进一步提高办公室的工作环境，提高工作效率，提升员工综合素养。第6页第7页何谓5S5S是在日本广受推崇的一套管理活动，包括以下内容：此五项内容在日文的罗马发音中，均以“S”开头，故简称为5S。1、整理2、整顿3、清扫4、清洁5、素养第8页5S的起源1955年，日本企业针对地、物，提出了整理、整顿2个S，后来因管理的需求及水准的提升，才陆续增加了其余3个S，从而形成目前广泛推行的5S架构。第9页5S推行的出发点是发现\解决问题而不是增加额外的工作！只有先发现问题，然后才能解决问题！5S活动是一项长期的、持续性的过程，其影响是逐步显现、潜移默化的！推行5S是一件艰苦的、需长期努力的事情！第10页5S推行要素1、整理（SEIRI）定义：区分要与不要物，将不要用的物品清理掉。目的：把“空间”腾出来。第11页2、整顿（SEITON）定义：要用的物品按照规定定位、定量摆放，做到整齐、明确标识。目的：整齐、有标识，不用浪费时间找东西。第12页3、清扫（SEISO）定义：清除工作场所内的脏污，并防止污染的发生。目的：清除“脏污”，保持工作场所内干净、明亮。第13页4、清洁（SEIKETSU）定义：将前3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行，维持成果。目的：通过制度化来维持成果，并显现“异常”所在。第14页5、素养（SHITSUKE）定义：人人按照规定办事，养成良好的习惯。目的：养成工作规范认真的习惯，提升员工素养。第15页55个个SS之间的关系之间的关系素养素养5S5S整理整理1S1S整顿整顿2S2S清扫清扫3S3S清洁清洁4S4S第16页5S是一种思想、一种观念、一种行动、一种约定。5S推行重点是发现问题、解决问题、建立标准。只有先发现问题，然后才能解决问题；必须持之以恒，不能半途而废。中国移动浙江公司本部办公室推行5S要把握以下五个要点：认识5S、行动5S、时时5S、事事5S、维护5S。认识5S：首先了解5S的内涵，对我们的工作有什么帮助，同时在认识5S的过程中，区别公司办公室5S与其他领域的5S的差别，体现移动公司办公室5S的特色。行动5S：从行动上去执行5S，充分参与到5S管理的过程中，在5S推进中改善自己的工作环境，形成良好的工作习惯，提升自己的品质和素养。办公室5S推行要点第17页时时5S：在执行的过程当中，时时刻刻用5S的标准去关注我们自身的周围状况，把5S的标准带到我们工作的每一分钟，才能成功的推进5S。事事5S：要带着5S的标准去完成我们工作的每一件事，把它融入到我们日常工作的点点滴滴中，这才是对5S的升华。维护5S：经过大家共同努力，艰苦的实施，长期的坚持，真正做到成为5S管理的自觉执行者和维护者，完成对5S管理的最终塑造。5S推广原则——三清原则三定原则三扫原则三持原则三守原则三清原则--清理、清扫、清爽三定原则--定位、定量、定品目三扫原则--扫漏、扫黑、扫怪三持原则--维持、保持、坚持三守原则--守时间、守标准、守规定第18页第19页第一章.办公室5S总体实施要求与标准员工大办公室5S实施要求与标准第20页办公室内的公共物品如打印机、复印机、传真机、碎纸机等及其他临时性物品可定位于空的办公桌面或开辟空的公共区域位置集中堆放摆置。办公室内公共物品定位打印机、复印机、传真机、碎纸机等及其他临时性物品1.空的办公桌面2.开辟空的公共区域位置集中堆放摆置。1.员工办公区域：1.1员工办公室内公共物品定位第21页1.2.员工办公桌面置放物品定位备注：•与示意图方位相反的桌面按示意图对称位置摆放植物/个性饰品和文件夹；•办公桌面置放物品，各办公室应统一化，如“植物和个性化饰品放左边角通道侧”，“公文夹放置在右边角”•所有电脑均要求放中间区域。但靠窗一侧电脑也可根据需要放置在桌面正中、左块、右块（以不背光和方便为原则）定位放置物品桌面右上角(贴近档板角落一方，便于文件保密）文件夹、文件盒桌面正中电脑/小型音箱（可选）左中块、右中块常用办公用品区台历、名片夹、笔筒、水杯、计算器、电话等6种物品（选5样）左边植物和个人饰品区域（贴近通道一方。方便植物浇水、美观、安全)绿色植物、装饰物常用办公用品区（左块区域）（+植物。左边通道）文件夹(盒)区域（右边角）常用办公用品区（右块区域）第22页1.3.员工办公室办公桌桌档板定位物品定位员工电话表）和计划表跟随电话位置，放置在电话上方的办公桌档板上。可以黏贴，也可使用磁铁石固定备注：•办公室办公桌桌档板不要置放照片或其它剪贴画、名片等，保持清洁•电话簿和工作联系表不超过3张A4纸大小，张贴物不能过多以免杂乱第23页1.4.员工抽屉内设法分类定位，标示以方便取物物品定位摆放办公用品及常用物品抽屉第一层文件档案抽屉第二层私人物品抽屉第三层备注：1、一二层抽屉属检查范围，第三层作为私人物品区不检查2、以上抽屉一二层定位为建议，不作强制要求，以摆放整齐为要。抽屉平面分格参考示意图（供员工参考借鉴）大件物品类第24页1.5.员工衣服外套应挂置于储物柜，不应披在椅子上物品定位书籍、文件柜内左侧四格内鞋柜内右侧最下一格内包物柜内右侧上一格内衣物挂置于个人衣柜备注：1、以上分层定位为建议，不作强制要求，以摆放整齐为要。第25页1.6.员工办公室垃圾筒、清洁用具的定位、标识物品定位垃圾桶桌洞下方（桶内不能垃圾溢满）。可左侧也可右侧第26页1.7.员工办公室的桌洞、地面上不放置纸箱、产品等物件物品定位抹布/毛巾桌洞下方（保持干净、清洁）。可左侧也可右侧第27页1.8.员工长时间（30分钟以上）离开位置或下班时，桌面物品应归定位，抽屉关好，坐椅归位，逐一确认后，再离开。物品定位长时间离开的坐椅归位于桌洞下方下班后的坐椅归位于桌洞下方第28页1.9.上班时间办公室隔墙的百叶窗要求打开至90度，以保证在走廊上可清晰地看到办公室情况。如空调未开，办公室门必须打开，如空调开着，办公室门必须关闭。第29页2.1员工办公室文件柜要求与标准：2.1.1文件柜头贴柜门标签，标识内容包括：柜内资料名称（用途）管理责任人2.1.2文件柜内整理标识：用分隔胶条或标贴2.1.3文件柜内的文件要求有资料清单物品定位卷帘柜门标签柜门最上面边框居中2、员工文件管理第30页2.2员工办公室的文件夹要求与标准：2.2.1文件整理分类，用文件夹分类放置2.2.2文件夹标识的统一：统一规格，由公司统一印制不干胶标签（文件夹侧面标识为主）物品定位文件夹标签文件夹侧面（统一规格）中国移动衢州分公司部文档制作：XXXXXX年XX月第31页3.大办公室办公桌桌面的标准与要求文件夹（盒）要明确文件放置状态（待处理、已处理）电话机名片夹、计算器、笔筒等电脑水杯台历桌面周边玻璃允许放置的物品：内部联系单、工作计划可适当放置个性化物品，如相框、装饰品、纪念品、小盆绿色植物等，但数量要控制相同的个性化物品不宜摆过多数量，以一件为宜，并规定摆放位置桌面允许放置的物品第32页3.1员工办公室桌面标准图物品台式机桌面标准定位数量文件架(文件盒)桌面右上角(贴近档板角落一方以利保密)文件架、文件盒每样不超过1组(注：文件夹6个为一组）电话桌面左块或者右块区域1电脑-含机箱桌面正中1（机箱可放在桌面或桌底）台历/名片夹/笔筒/水杯/计算器/电话等6样物品桌面右中块/或者左中块区域办公桌面保持尽可能少物品、减少不必要物。左中块和右中块作为常用办公物品区只能放置旁述6样物品中的5样，且电话一侧不超过2样物品。植物桌面左上角(贴近通道一方方便物业浇水)公司配1盆，总数不超过2件其他个性化饰品桌面左上角不超过3样、每样不超过1件备注：•与示意图方位相反的桌面按示意图对称位置摆放植物/个性饰品和文件夹•左中块和右中块区域为常用办公物品区，物品总量应控制在5样以内•桌面如植物为两盆，可都放在左上角；也可一盆放左上角、另一盆放常用办公用品区或电话区，以免拥挤(不得放置于挡板上、文件盒上等有潜在风险的高处)；•所有电脑均要求放中间区域，但靠窗一侧电脑可放置在桌面正中、或者左块、或者右块（以不背光和方便为原则）员工台式/笔记本电脑桌面标准图第33页员工配两台或以上电脑桌面标准图：备注：•与示意图方位相反的桌面按示意图对称位置摆放植物/个性饰品和文件夹•左中块和右中块区域为常用办公物品区，物品总量应控制在5样以内•桌面如植物为两盆，可都放在左上角；也可一盆放左上角、另一盆放常用办公用品区或电话区，以免拥挤(不得放置于挡板上、文件盒上等有潜在风险的高处)；物品台式机桌面标准定位数量文件架(文件盒)桌面右上角(贴近档板角落一方)文件架、文件盒每样不超过1组(注：文件夹6个为一组）电脑(台式、笔记本、机箱）桌面正中+左块或正中+右块或正中+左块+右块2台或以上（机箱可选择放在桌面或桌底）台历/名片夹/笔筒/水杯/计算器/电话等6样物品桌面右中块/或者左中块区域办公桌面保持尽可能少物品、减少不必要物。左中块和右中块作为常用办公物品区只能放置旁述6样物品中的5样，且电