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机密第1页共25页北京华联综合超市有限公司营运规范供应商管理手册二零零二年八月内部资料严禁外传编号：OPSM机密第2页共25页供应商的管理市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家，全国范围内更是上百万家，如何开发最适合北京华联综合超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个地区公司采购部的重大战略任务。俗话说：“水能载舟，亦能覆舟”。北京华联好比是舟，而众多的供应商则是水。如果选择好的供应商，则他们可成为北京华联的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则北京华联的前途就不堪设想了。北京华联综合超市的供应商政策如下：供应商政策项目政策说明供货来源本公司广求货源，供应商包括：农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。避免向二级批发商、皮包公司（倒爷）及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。供货家数同档次（通常与价位是同义字）没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模与季节性的需求。每一个门店总供货家数应限制在500～700家。“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由，并事先以书面申请，并获得上级的同意。客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。供应商每月进货或销售金额不足￥1,000机密第3页共25页者，应予淘汰。（续下页）项目政策说明选择要求本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：（1）价格：愿意以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。（2）诚信：不可有贿赂及违背诚信的行为。（3）质量：质量良好，能对其商品质量有所保证。（4）包装：其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。（5）服务：能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。（6）批发：愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。（7）货源：财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。（8）远见：不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。（9）促销：愿意在促销活动给予大力支持。（10）赞助：愿意对各种赞助费用给予大力支持。购销本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。代销本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。联营对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。（完）机密第4页共25页供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与北京华联综合超市齐步成长的合作伙伴。（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对北京华联综合超市无益的供应商。（c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。（d）争取最好的商业交易条件。（e）将营业额与利润额最大化。一般而言，大型供应商（例如：跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。而中小型的供应商（例如：一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较偏好与采购人员私下打交道，给予各种好处（包括：私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、……等），进而控制采购人员。俗话说：“吃人嘴软，拿人手短”。腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，最后只好牺牲北京华联的利益了。所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受北京华联的目标顾客群所喜爱。供应商管理可分为：（一）新供应商进场，（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。现分述如下：机密第5页共25页一、新供应商进场：有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说：“要见北京华联的采购不容易”。这句话说明了北京华联的部分采购人员较为牛皮，已有了傲气，只喜欢或愿意与老供应商交往，把北京华联的进货大门关闭了，这是不对的。要知道北京华联的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上北京华联的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让北京华联错失了商机。同时，让有些顾客老是抱怨北京华联缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，北京华联应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对北京华联有一些明显的好处：（a）对老供应商有压力，俗语说：“有竞争才有进步”。他们会对北京华联提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为北京华联增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进“300家”新供应商，就会为北京华联增加“300万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足，可让北京华联的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为北京华联带来大量的利益。各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：1、建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”，把采购部的网址机密第6页共25页公告，让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：人民币200元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。4、在接待柜台设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之内，会正式函覆北京华联采购部的决定。5、“公告栏”的信息举例如下：新供应商朋友们：（1）假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，北京华联综合超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。（2）你们可以经由采购部的网址“…….com.cn”了解与北京华联交易的程序。（3）你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。（4）在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台的一周之内，采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。谢谢你们的合作，欢迎光临！6、“新供应商进场程序”如附件。7、采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购总监”。“采购总机密第7页共25页监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理”。“采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监”，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关北京华联采购部的决定。正式的函覆文件举例如下：尊敬的公司：感谢贵公司200年月日所提供的资料，经采购部研究后，我公司的决定如下：请尽快与我公司采购主管先生/小姐联系，电话为转分机。贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。□价格□质量□包装□品种□售前服务□售后服务我公司因以下原因暂时无法进一步联系。1、。2、。3、。4、。5、。贵公司若不同意本函的决定，还可以书面形式向我公司总经理申诉。北京华联综合超市有限公司采购部敬启200年月日8、以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应机密第8页共25页负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应通知“总办主任”，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护北京华联的信誉。若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。二、旧供应商清场：有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！机密第9页共25页为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。三、旧供应商年度合同：每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。四、旧供应商年度评估：每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。机密第10页共25页凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。五、年度供应商表彰大会：每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。（2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。（3）展现北京华联的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。“表彰大会”可以是有偿的（例如：由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。也可以仅有精神奖励（例如：奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：奖