S8采购及供应商管理程序

采购及供应商管理程序编号:QP/PX-S8版号:A/0会签部门名称销售部生产管理部工艺管理部品质管理部设备管理部安全环保部财务部综合部主管签名持有者销售总监生效日期2017.07.01受控章编制审批文件修改页章节号版本号修改内容摘要修改日期登录日期登录人目录1、目的…………………………………………………………………………………12、适用范围……………………………………………………………………………13、术语…………………………………………………………………………………14、职责与权限…………………………………………………………………………15、工作流程及内容……………………………………………………………………26、过程绩效指标/目标………………………………………………………………67、相关支持性文件……………………………………………………………………68、质量记录……………………………………………………………………………69、附件………………………………………………………………………………6程序文件QP/PX-S8采购及供应商管理程序共6页第1页第A版第0次修改1.目的规范本公司的采购过程，以确保所采购的原材料符合规定要求。2.适用范围适用于本公司生产所用原材料的采购。3.术语无4.职责4.1原料采购部负责生产所用原材料的采购和相应资料的管理；4.2销售总监负责生产所用原材料采购计划的批准；4.3公司总经理负责生产所用原材料采购订单(购销合同)的批准；4.4项目经理负责提供采购技术文件或资料；4.5品质管理部负责采购物料的检验；4.5原料采购部负责合格供方的开发和管理。程序文件QP/PX-S8采购及供应商管理程序共6页第2页第A版第0次修改5.工作流程及内容5．1采购管理序号流程工作说明责任部门输出(结果)5.1.15.1.1在新产品开发过程时，如需要开发新物料，则由项目经理提出新物料渠道开发申请给采购部项目经理《供方开发申请》5.1.25.1.2.1新研发产品选择供方采购部接到申请后，先评估现有供应商能否满足各项要求，必要时，可组织召开供应商沟通会确认，如能满足，则优先选择绩效表现好的供应商，如不能满足，则启动新供应商开发流程5.1.2.2如果存在顾客指定的供方，应从顾客指定的供方处采购，但采用顾客指定的供方不能免除公司确保产品质量、服务质量的责任。5.1.2.3在此沟通过程中，采购部应向供应商传达涉及的法律法规及产品过程特殊特性包括安全特性告知书，以贯彻适用的要求。采购部《供应商管理程序》5.1.35.1.3.1采购经理根据批准的《销售计划》制订《采购订单》，《采购订单》由销售总监审核，公司总经理（或授权人）批准后发布执行。5.1.3.2采购部门将审批过的《采购订单》连同相关要求和资料及时下达给供方，采购部负责跟踪确定供方对订单的评估结果。5.1.3.3若相关部门提出修改采购需求，则采购订单必须更改，由采购部门进行，并按5.1.3.1条款要求进行审批。采购部门要及时将更改过的采购订单下发供方。5.1.3.4若材料标准要求需更改，采购部门需将更改过的标准要求及时下发供方。采购部《销售计划》《采购订单》5.1.45.1.4采购部负责跟进订单到位情况，如发现交付困难(含达不到订购数量、质量要求)，应及时采取纠正措施，包括：联系供方了解情况、联系备用的供方，并与相关部门沟通。采购部《采购订单》5.1.55.1.5.1如在交付时发生附加运费，采购部门必须及时与供方沟通并记录在《超额运费统计表》中，包括公司和供方两者支付的附加费用。5.1.5.2原材料交付时,供方需提供《产品质量证明书》及其他要求的检测报告。采购部《产品质量证明书》《超额运费统计表》程序文件QP/PX-S8提出开发申请选择供方编制下达采购订单采购实施供方交付5.2供应商管理程序程序文件QP/PX-S8采购及供应商管理程序共6页第3页第A版第0次修改5.工作流程及内容5.1采购管理序号流程工作说明责任部门输出(结果)5.1.65.1.6.1供方按采购要求的物料交期送货到公司指定交货点，品管部负责对供方的物料是否符合规定要求进行验证，详见《产品监视与测量管理程序》。5.1.6.2物料不合格时，由品质管理部填写《不合格品问题整改报告》，采购部向供方传达并进行整改并跟踪整改进度和效果，详见《不合格品管理程序》。品管部《产品监视与测量管理程序》《不合格品管理程序》。5.1.75.1.7按照《仓库管理规定》由仓库管理员办理入库并进行在库管理。采购部《仓库管理规定》5.1.85.1.8根据入库明细汇总编制《采购报表》并输出原材料的到货准时率。采购部《采购报表》流程工作说明责任部门输出5.2.15.2.1.1新供应商开发需求包括以下内容：1）新产品开发产生的开发需求；2）现有供应商淘汰产生的开发需求；3）现有供应商绩效提升（包括质量、交付、合作）产生的开发需求；4）增加供货渠道产生的开发需求；5）其他原因产生的开发需求。5.2.1.2针对5.1.2.1新产品产生的新供应商开发需求，由项目经理按照《新产品开发计划》提交《新供应商开发申请》至采购部，详见《新产品开发流程》；针对5.1.2.1产生的新供应商开发申请，由各需求部门提出《新供应商开发申请》。5.2.1.3采购部对《新供应商开发申请》进行分析，并在《新供应商开发申请》上签字确认。《新供应商开发申请》经总经理批准后实施供应商寻源工作；采购部分析后确认为不合理的需求由总经理批准后驳回给申请提出部门。采购部《新供应商开发申请》5.2.25.2.2采购部通过网站、电话咨询、行业介绍、别人推荐或厂商主动联络等各种途径寻找可为公司提供各种合作的供应商信息,并与供应商电话咨询是否有合作意愿。采购部开发需求寻找初选新供方检验不合品管理NY入库数据分析采购及供应商管理程序共6页第4页第A版第0次修改5.工作流程及内容5.2供应商管理程序序号流程工作说明责任部门输出(结果)5.2.35.2.3.1针对有合作意愿的供应商，采购部将《供应商基本信息登记表》发给供应商填写公司基本资料；要求供应商在一周内提交完毕，采购部根据供应商提交的资料，初步评估生产能力、技术、质量控制等是否能够满足我公司需求，确定供应商是否具备为我公司提供产品和服务的能力，并输出《供应商调查评估表》5.2.3.2初选合格的供应商，由采购部将技术资料发给供应商，并通知供应商提交《报价单》；5.2.3.3采购部收到供应商反馈的《报价单》后进行比价、议价，并与供应商确认最终价格和交货方式；5.2.3.4供应商报价经总经理确认后作为目标供应商进行下阶段样件试用工作。采购部《供应商基本信息登记表》《供应商调查评估表》《报价单》5.2.45.2.4.1品管部组织采购部、项目经理、技术研发部对供应商进行现场审核，输出《新供应商审核报告》，明确是否同意开发，经总经理批准后实施下阶段工作，不同意则按照重新寻找新供应商。5.2.4.2以下情况免审核：1、行业知名企业2、代理商及经销商3、客户指定且风险较低的供应商4、其他风险较低的供应商5.2.4.3供应商审核员资质要求见《职务说明书》品管部《新供应商审核报告》《职务说明书》5.2.55.2.5.1针对审核通过的供应商，由品管部与供应商沟通确认《样件检测方案》，样件检测方案应包括样件检测项目、检测单位、依据标准、计划完成时间，方案确认后由品管部跟踪供应商样件检测进度，并对供应商提交的《样件检测报告》进行审核确认。5.2.5.2由采购部门提出样件需求下达采购订单并跟踪到货进度，样件到位后，由品管部负责进行检验和试验，需要时，还需要提交给客户批准，合格后进行下阶段工作，如样件不合格，最多允许整改三次，超过三次则取消开发资格。采购部《样件检测方案》《样件检测报告》5.2.65.2.6样品合格后，由采购部向供方索取PPAP资料，并提交给工艺管理部、品管部进行审核，经审核批准后方可进行下步工作，PPAP批准要求见《PPAP手册》。采购部5.2.75.2.7上述各项评估、认可工作完成后，由采购部负责整理该候选供方的相关资料，整理合格供方申请表，并提交总经理报批，总经理根据评审结果，批准该候选供方为合格供方。当总经理有疑义时，可以要求前段评估、认可环节进行重新评估认可。采购部《合格供方申请表》程序文件QP/PX-S8基本资料收集及审核现场审核样品认可PPAP批准申请报批采购及供应商管理程序共6页第5页第A版第0次修改5.工作流程及内容5.2供应商管理程序序号流程工作说明责任部门输出(结果)5.2.85.2.8供方批准后，由采购部负责把该供方纳入合格供方名单，对合格供方名单进行更新，并通知给所有需要使用合格供方名单的部门或岗位。采购部《合格供方名单》5.2.95.2.9采购部根据《采购管理程序》进行批量采购。采购部《采购管理程序》、5.2.105.2.10.1采购部每季度统计供货绩效情况，评价标准件附件3，输出《供应商绩效统计报告》，对于评为C级（含）以下者的供应商，由采购部发出《供应商改善通知单》并督促供应商进行整改计划，后续由采购部跟踪供应商整改进度。5.2.10.2对于连续两次评估为D级的供应商，则由采购部请示总经理是否纳入淘汰供应商，如批准通过，则由采购部实施淘汰。5.2.10.3供应商审核：由采购部根据供应商绩效表现、供应商风险或其他部门的申请（例如项目开发、质量问题调查）组织各相关部门对供应商进行现场审核，并输出《供应商审核报告》，体系/过程审核均可从《供应商审核报告》模板中选取适用的条款，产品审核依据技术标准设施。采购部《供应商季度绩效统计报告》《供应商改善通知单》《供应商审核报告》5.2.115.2.11.1采购部每年1月份统计需要淘汰的供应商，并据此制定《供应商淘汰计划》，该计划经总经理批准后执行，淘汰情况包括以下：a.供应商主动退出b.客户不再使用供应商的产品c.供应商绩效连续两次为D级的供应商（见5.2.10.2）5.2.11.2供应商淘汰后需要重新开发新供应商的，则重新按照此流程实施开发，开发完成后方可完成淘汰。采购部《供应商淘汰计划》5.2.125.2.12对于以上作业所产生的相关资料，由采购部负责进行保存，以便追溯。采购部程序文件QP/PX-S8产品安全管理程序共6页第6页第A版第0次修改6.过程绩效指标/目标统计频率责任部门采购物料错误次数/0次每季度采购部7.相关支持性文件文件编号文件名称QP/PX-S5产品监视与测量管理程序纳入合格供方名单批量采购日常管理供应商淘汰记录保存QP/PX-S6不合格品管理程序PX-SC-01仓库管理规定.质量记录记录编号记录名称保存期限保存地点PX-S8-01《新供应商开发申请》15年采购部PX-S8-02《采购订单》3年采购部PX-S8-03《采购报表》3年采购部PX-S8-04《产品质量证明书》15年采购部PX-S8-05《新供应商审核报告》15年采购部PX-S8-06《合格供方申请表》15年采购部PX-S8-07《合格供方名单》15年采购部PX-S8-08《供应商季度绩效统计报告》15年采购部PX-S8-09《供应商改善通知单》15年采购部PX-S8-10《供应商淘汰计划》15年采购部PX-S8-11《超额运费统计表》3年采购部PX-S8-12《样件检测方案及样件检测报告》15年采购部PX-S8-13《供应商调查评估表》15年采购部PX-S8-14《供应商基本信息登记表》15年采购部9.附件9.1供应商质量管理体系的开发给本公司供应汽车零件的供应商至少应通过ISO9001质量管理体系，对于尚未通过的供应商，则要求其在批量供货后2年内通过ISO9001质量管理体系，否则将直接进行淘汰。9.2顾客批准的供货来源若客户有指定供应商，公司必须从顾客批准的供应商处采购产品、服务。虽然是客户指定的供应商，也应实施与其他供应商相同的控制。虽然是从客户指定供应商采购的产品，但并不能免除组织提供合格产品、服务的责任9.3供应商绩效评价标准供应商供货业绩应通过以下标准进行评价：评价项目分数考核分项计分标