合约管理手册

世茂集团项目合约管理手册1002_HYGL_2005031项目合约管理手册目录1.简介页码1.1序言(第二版)…11.2序言21.3合约部架构表31.4合约部工作内容及操作流程总汇41.5合约部工作职责划分..62.前期准备工作阶段2.1合约部人员招聘82.2聘请顾问92.3项目成本概预算2.3.1项目主要资料统计表122.3.2概预算清单132.3.3项目造价总表142.3.4项目资金流量表152.4招标/定标计划2.4.1合同框架162.4.2招标定标计划表172.5合约部文档管理系统18招标手续的办理2.6政府部门193.招标阶段3.1选定投标单位203.2招标213.3议标243.4定标263.5发中标通知书28同3.6编制合294.施工4.1开工4.1.1开工指令/日期阶段301002_HYGL_2005032项目合约管理手册目录4.2施工4.2.1中期付款314.2.2工程变更审核及批复324.2.3设备/材料数量统计334.2.4项目月报表344.3竣工4.3.1竣工资料及付款354.4验收4.4.1验收时跟进遗漏/缺陷项目354.5移交4.5.1移交承包商联系资料及保修期354.6保修354.7结算4.7.1结算审核及批复364.8业主反索赔375.附件5.1流程5.1.01聘请顾问流程5.1.02资格预审流程5.1.03招标流程5.1.04议标流程5.1.05定标流程5.1.06编制合同流程5.1.07签署合同流程5.1.08中期付款审批流程5.1.09变更审核及批复流程5.1.10结算审核及批复流程5.2审批表5.2.01概预算审批表5.2.02投标单位审批表5.2.03中标单位审批表5.2.04中标通知书审批表5.2.05合同审批表1002_HYGL_2005033项目合约管理手册目录5.2.06中期付款审批表5.2.07变更审批表5.2.08结算审批表5.3合同/付款签署权限表1002_HYGL_20050311.1序言(第二版)经过近两年的实际执行反馈意见，以及为适应集团新的管理架构的需要，集团合约部改编修订了《项目合约管理手册》，以便集团与项目公司合约部人员，以及公司其他有关人员执行操作。在执行过程中，如有任何意见，可书面通知集团合约部，以便改善、更新。需要说明的是，本手册仅限本集团及集团辖下各项目公司内部使用，各项目合约部应视机密文档保管。为方便对照使用，第二版新修订的主要内容标注于“合约部工作内容及流程总汇”表内。集团合约部2005年3月1002_HYGL_20050321.2序言随着世茂集团规模的扩大及项目不断的增加，科学及规范化的管理，在提高工作效率方面显得愈来愈重要。按领导指示，及为了配合集团管理规范化的要求，集团合约部在总结过去经验，本着提高工作效率的精神，在此制定了合约部工作内容及操作流程，以便集团与项目公司合约部人员，以及公司其他有关人员执行操作。在执行过程中，如有任何意见，可书面通知集团合约部，以便改善、更新。注意：流程、审批表及操作表格必须按规定执行，范本表格及范本文件可按项目实际情况做适当及灵活调整。集团合约部2003年3月050331002_HYGL_201002_HYGL_20050341.4合约部工作内容及操作流程总汇为便于总体把握和快捷查阅，特将合约部主要工作内容及操作流程汇总成一个表格，详见下页附表《合约部工作内容及操作流程总汇》。详尽的使用说明及内容须参照各章节的具体说明。1002_HYGL_2005035合约部工作内容及流程总汇阶段内容流程表格0合约部职责合约部工作职责划分表合约部人员招聘聘请顾问聘请顾问流程中标单位审批表概预算概预算审批表招标/定标计划文档管理1前期阶段准备工作办证(招标办)2招投标阶段招标/定标招标/定标:·制定合同框架资格预审表投标单位审批表·选定投标单位资格预审流程·招标·招标流程中标单位审批表·议标·议标流程中标通知书审批表·定标·定标流程合同审批表·中标通知书·编制合同·编制合同流程3.1开工见工程部流程中期付款中期付款审批流程中期付款审批表变更审批表变更登记表变更变更审核及批复流程变更总汇材料数量统计见工程部流程3.2施工月报表见工程部流程3.3竣工见工程部流程3.4验收跟进遗漏/缺陷项目见工程部流程各标段承包商联系资料、保修期使用手册（中文/英文）保证书保留金保函3.5移交备品/备件3.6保养保养合同3施工阶段3.7结算结算审核及批复流程结算审批表1002_HYGL_20050361.5合约部工作职责划分集团合约部与项目公司合约部的工作职责由集团合约总监划分呈执行董事决定。划分的主要原则是具体界定主办、协助和审核的负责部门。这样划分的好处是事事有人跟进，处处有上级检查审核，既考虑工作分配，又考虑工作效率。具体的工作职责划分详见下页附表《合约部工作职责划分》。集团合约总监可考虑工作需要或工程项目的特性，做适当和及时的调整或补充。项目合约部人员，由集团合约总监直接派至各项目驻现场工作。项目合约部人员的专业工作直接向集团合约总监汇报。行政及日常工作事宜如工作进度、项目公司部门之间协作、工地抽查使用材料及设备情况、费用报销(电话费、餐费、交通费)等，则向项目总监汇报。合约部人员的岗位职责和分工由项目合约部经理按集团人力资源部有关规定及工作实际需要设置，经集团合约部总监批准后实施。1002_HYGL_2005037集团与项目公司合约部工作职责划分项目公司合约部集团合约部序号工作内容主办跟进参与协助主办跟进适时参与昀终审核1编制各种管理制度、工作制度和工作程序，以及各项目通用的各种审批表和报表3332编制各项目的面积统计表333编制各项目的成本估算/预算*3334编制各项目的资金流量表*3335项目造价总表*3336编制各项目的合同框架表及各项目的招标/定标计划337各类顾问公司的招聘(建筑设计师除外)#333项目的招标议标工作8.1资格预审#338.2确定投标单位名单#338.3准备议标文件、图纸338.4发标38.5议标338.6考察议标单位3388.7决定中标单位#339中标通知书、合同书3310工程中期付款#3311工程变更#33312工程昀终结算#33313项目各种合约报表#3314项目合约部日常来往文件处理（对外及其他部门发文抄送集团）315项目合约部日常会议3316合约部专业人员招聘*3317集团及各项目合约部人员培训及会议*33*按项目地点及规模，集团合约部总监可授权项目合约经理主办#按权限交执行董事/管理委员会决定1002_HYGL_20050382.1合约部人员招聘项目合约部部门经理及部门副经理和集团合约部人员由集团合约总监及执行董事按公司招聘规定负责招聘。项目合约部人员招聘由集团合约部及项目合约部按公司招聘规定共同负责招聘，并经集团合约部审批。项目合约部在招聘人员前需报集团合约部审批招聘计划后方可招聘。项目合约部不得擅自招聘或招聘的人数超过审批的人数。集团合约总监可经执行董事同意后视实际需要，批准或不批准项目合约部招聘计划申请，或在集团合约部及其他项目合约部抽调和调整相关人员。项目合约部和集团合约部解聘人员均需上报集团合约总监批准后方可解聘，项目合约部和集团合约部经理级人员的解聘，须上报集团合约总监并经执行董事批准后方可解聘。合约部人员岗位要求和招聘要求由集团合约部负责统一制订。合约部人员离职或调动工作时，应按集团人力资源部有关离职规定，进行所有工作移交和资料交接，且不能带离任何书面及电子文档资料。1002_HYGL_20050392.2聘请顾问当项目公司仍未成立时，项目建筑师由集团建筑设计部在前期方案审核时挑选及聘请。项目估算师和项目保险公司/顾问由项目总监及集团合约部在项目前期准备工作阶段考查、挑选及聘请。项目销售顾问视需要由集团销售部挑选及聘请。如项目公司已成立，所有项目的顾问公司，如机电顾问、钢结构顾问、精装修设计师、当地设计院、园林建筑师、监理等，均由项目公司与集团相关部门共同挑选及聘请。任何顾问，如园林建筑师、结构顾问、当地设计院、精装修设计师等，如果已包含在建筑师顾问服务内容时，这些内部顾问应先得到项目公司及(按权限)集团管理委员会认可后方可正式聘请。聘请顾问须按附件5101《聘请顾问流程》和附件5203《中标单位审批表》来操作。A．国内/国外设计顾问服务合同应注意下列几个重点：1．含所有图纸盖章(包含所有送政府部门之图纸)2．国外设计院的国内合作单位(当地设计院)须由甲方指定3．长驻工地现场人员资历及名单4．到工地审查及参与相关会议的次数5．额外工作的收费计算方法，如按时/按日计等的确认6．其他费用，如机票、住宿费等确认7．当地设计院人员架构及资历，聘用已退休的人员须得甲方同意8．出图时间表9．拖期罚金10．变更修改如何计算11．工期延长时，追加费用的处理及计算方法12．相关设计，如园林绿化/湖水处理/外围工程/标志牌/灯光/人防设计等可作为建筑师/设计院的内部分包，但由项目公司指定。机电工程/弱电工程/钢结构/幕墙等专业顾问可作为独立合同签订。13．如顾问单位为境外机构，需确认付款货币，完税责任及资质注册手续事宜14．总费用要包括支付所有国内征收的税项15．付款方式1002_HYGL_200503102.2聘请顾问（续）16．终止合约条款B．顾问清单，一般包括：1．可行性研究报告顾问2．建筑设计顾问3．国内设计院4．酒店管理顾问5．室内设计顾问6．机电顾问7．玻璃幕墙顾问8．工料测量顾问9．电讯顾问10．灯光设计顾问11．招标代理顾问12．施工监理顾问13．环境监测顾问14．基坑围护设计顾问15．隔音效果顾问16．音响、视频顾问17．招牌及标志牌设计顾问18．审图顾问19．艺术品顾问20．档案管理21．景观设计顾问22．厨房、餐饮设施顾问23．抗震顾问24．日照分析顾问25．扩初设计评审1002_HYGL_200503112.2聘请顾问（续）26．日照测量27．人防设计28．排水方案咨询29．废路还路规划咨询30．代办排管工程31．环境影响咨询32．防雷检测33．沉降监测34．室内环保检测35．精装修质量检测1002_HYGL_200503122.3项目成本概预算项目主要资料统计表在项目前期准备工作阶段，项目合约部须按照已有的项目资料，编制项目主要资料统计表。项目主要资料统计表是昀基础性的资料，是编制概预算清单和日后造价估算及控制的基础。项目主要资料统计表主要有：1．项目单元数量统计表2．项目单元面积统计表3．总建筑面积统计表4．项目其他重要资料(例如楼栋数、绿化面积、湖水面积、幕墙/铝窗面积、车位数量、电梯数量等)项目合约部完成项目主要资料统计表后须上报集团合约部审批及存档。在编制项目主要资料统计表时，如有必要，项目合约部可要求建筑师及估算师协助计算及统计。项目部须负责及时更新项目主要资料，并应在更新后连同更改原因立刻上报集团合约部。1002_HYGL_200503132.3项目成本概预算(续)概预算清单项目合约部在项目前期准备工作阶段须配合项目顾问估算师及集团合约部完成项目的概预算清单。完成的概预算清单在董事会审核批准后存档，项目概预算审批表见附件5201。并作为项目团队成本控制及KPI的计算基础。概预算清单为机密文件，在集团合约部由合约总监指定的专人保管。项目的概预算清单及编制方法按资料情况主要有以下三种：1．估算清单估算清单在方案设计阶段按总建筑面积编制。2．概算清单概算清单在扩大初步设计阶段/报建阶段按扩初图估计工程量编制。3．预算清单预算清单在招标图或施工图阶段按图纸计算的准确数量编制，一般由顾问估算师按编制的标书以当时市场价进行计算。1002_HYGL_200503142.3项目成本概预算(续)项目工程造价总表项目合约部应配合及协助集团合约部编制项目工程造价总表，项目工程造价总表由合约总监审核后，按权限上报执行董事及董事会审批通过后，将作为项目成本控制的基础。项目工程造价总表为机密文件，由集团合约部负责更新及保管。集团合约总监可按实际情况授权项目合约经理编制项目工程造价总表