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内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司存货管理业务风险管理与内部控制手册2013年11月4日第一章总则1编制的目的、意义及原则为加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核算的有效性，强化内部经营管理，为公司进行经济预测、决策、规划、控制和责任考核评价等提供基础信息，达到强化管理，提高公司经济效益的目的，特制定本手册。2、适用范围本手册适用于公司机关各部门3、手册编制依据文件3.1内部制度《航天亿久公司库房管理办法》《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司成本、存货核算及管理规定》第二章内部环境1、控制目标加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核算的有效性，强化内部经营管理2、机构设置公司存货管理组织结构3、组织职责3.1财务部负责确定成本核算的方法，根据有关资料及时提供与成本相关的信息资料，对成本形成的过程实施必要监督和控制；根据预算计划执行过程中的实际与计划发生的偏差进行原因分析，及时采取措施进行调整、改进工作；按照公司发展目标和经营方针，有目的地预计和预测未来公司销售、利润、成本及资金的变动趋势和水平，为公司经营决策提供信息。3.2科研生产部负责存货的集中采购、入库、材料及半成品出库、盘点、统计等实物管理。负责督促库房保管员按照规定建立相关账目，定期与财务进行账目核对。负责向财务部移交应当入账的存货收发单据。负责采购环节的市场信息管理。负责存货统计分析工作并向有关单位提供统计分析信息。3.3市场部负责存货的产成品出库及销售，市场价格信息、产品总经理主管领导审批主管领导审批库房（材料、产成品入、出库）采购部门请购部门申请物资结构信息的反馈，销售政策中与成本相关的有关资料的收集与提供。3.4仓库设立保管员一名，负责存货的取得、形成、发出等过程的实物管理和价值记录，按时提供有关报告，参与存货清查。保管员接受科研生产部的业务指导和管理。4、各部门、岗位职责存货管理涉及的采购、应收账款、收受、储存保管、存货盘点、安排生产、制造及发货等职责应由各部门来担任。在存货管理系统中，各部门职责如下：4.1生产部负责发起或要求采购、拟定采购订单、跟进存货盘点差异、运送货物、授权生产要求和原材料流转；4.2库房负责收受货物；存货保管；保存存货记录、执行独立的存货盘点4.3财务部负责物资盘点检查、变更存货主文档、调整成本或数量；4.4市场部负责向制造部门流转货物、向库房与相关部门提出成品出库需求等。4.5各部门应设立专人负责上诉各部门中的每项职责，可一人担任多职。5、业务权限表存货管理业务权限表第三章存货管理业务风险评估1、主要风险1.1入库物资数量与账目不符；1.2物资领用不规范，产生浪费、重复领用，从而增加成本与工作时间；1.3存货的产成品出库不及时，造成存货积压。2、业务风险评估标准合同管理业务权限设置及审批程序流程名称业务类型申请初审复审批准……存货管理部门或岗位部门或岗位采购请购部门请购部门采购部门主管领导入库库房主管领导物资领用领用部门领用部门领导主管领导产成品入、出库生产部门主管领导产品销售市场部总经理………………………………2.1发生的可能性评价标准评分12345描述极低低中等高极高标准110%以下10%（含）-30%30%（含）-70%70%（含）-90%90%（含）以上标准2今后10年内发生的可能少于1次今后5－10年内可能发生1次今后2－5年内可能发生1次今后1年内可能发生1次今后1年内至少发生1次2.2影响程度评价标准评分12345描述极小小中等大极大标准市场风险：1、存货的增加要占用较多的资金,使企业付出更大的持有成本,加大利息支出,而且会增加与存货有关的各项开支,如采购成本、仓储成本、管理成本等,影响企业获利能力的提高。2、相对于其他高存货的同行企业,由于企业库存量不大,不能从经济形势上涨中获利,这在企业的发展以及竞争中都将处于不利地位。轻微的财务损失较低的财务损失（1‰-5‰）。中等的财务损失（5‰-1%）。重大的财务损失（1%-2%）。极大的财务损失（2%以上）。第四章存货管理业务控制活动1、业务流程清单见下图采购销售生产追加材料领用产成品销售物料采购是否付款？暂估报销材料领用半成品出库产成品入库后续作业追加材料领用产成品出库2、业务活动相关流程和控制点2.1、存货入库2.1.1外购存货的入库●存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参加，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。●所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。●物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。●物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，经批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。●对符合要求的合格产品，根据经采购员签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单办理验收入库。2.2、做好物资收、发、存的登记工作2.2.1仓库保管员负责物资的收、发、存管理。2.2.2外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后，将入库单附后到计划财务部办理报销手续。2.2.3计划财务部进行相应的帐务处理。2.3严格执行存货仓储保管工作规程2.4存货出库2.4.1原材料、标准件的出库管理流程。●经办人根据生产需要填写领用单，经部门负责人签字后，经办人凭出库单领料。●月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。2.4.2生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。2.4.3销售商品出库流程。●市场部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开具“发货通知单”；●市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知单”及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。●门卫凭出门证并核实相关单据后放行。●产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回市场部。2.5存货盘点日常分类盘点物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、季自行清查，并将清查的结果计划财务部的数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时汇报。2.6存货处置2.6.1盘盈、盘亏、毁损的存货的处置：公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损的存货，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出处置意见，报财务总监审批。2.6.2报废物资的处置：报废物资包括公司生产、技改及各类项目过程中所产生的各类废旧物资等。2.7存货核算2.7.1计划财务部审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。对在途存货、货到票未到的，月末暂估入账，下月初用红字冲回，财务负责人对帐表进行审核并签字。。2.7.2计划财务部每半年根据存货盘点记录及生产、采购、营销部门提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货跌价准备，经财务总监审核，报公司总经理办公会审批后，进行账务处理。2.7.3计划财务部对存货处置的净损益,要纳入当年的损益。2.7.4计划财务部按照存货计价方法,正确核算存货的实际成本，编制存货管理报表，由财务负责人审核存货成本的准确性并签字。存货计价办法变更由计划财务部上报总经理办公会审批，在下一年度实施。存货管理流程描述表单编号流程步骤责任岗位/人员适用政策与制度流程步骤描述输出文档缺陷建议1采购生产部采购员《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司物资采购管理办法》1、大批量采购时，生产部根据工艺用量指定采购计划，签署完整后由采购部采购；2、零星采购时，生产部根据采购申请单及时购买。采购申请、采购清单、发票2物资入库、出库生产部库房管理《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司库房管理办法》物资到货后，及时清点数量并依据发票完成入库物资入库单、物资出库单所有公司职工要严格遵守相关规章制度4产成品入库、出库生产部库房管理《内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司库房管理办法》由生产部、财务部计算人工成本、材料成本等，库房管理员根据得出的总成本进行入库；之后根据销售金额完成铜产品的出库产成品入库单、产成品出库单有专人负责成本的控制5销售市场部——根据制度编写合同，完成销售销售合同与客户保持沟通，保证良好的资金循环合同管理风险控制矩阵表单目标编号控制目标风险编号风险描述控制措施编号控制措施缺陷编号缺陷描述建议T01存货移库要经合理授权或确认R01手续不全，易造成物资丢失C01材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员与其它相关负责人核对名称、数量等信息后签字确认。G01物资入库出库未办理相关手续1.查阅是否有仓库保管员和其它相关负责人签字确认；2.查阅取领料单的项目及数量是否已及时录入仓库台账内。T02及时、完整、准确的记录存R02存货信息不全，存在C02仓库保管员根据出入库单更新仓库台账，并每日复核一G02存货信息随时记录物资领用用途货移库信息重复购买遍。不全T03追加的材料要记录准确R03记录不全，造成产品成本不准确C03追加的材料要及时记录、出库，并明确标注材料用途与项目号G03原材料成本不准领用部门要及时与库房联系，不得私自搬动物资合同管理风险数据库表单风险编号风险描述风险类别发生可能性（1-5）影响程度（1-5）风险等级对应关键控制编号战略风险财务风险市场风险营运风险合规风险R01物资丢失T212C01R02存货信息不全T111C02R03产品成本不准确T131C03合同管理控制文档表单步骤编号流程步骤流程步骤类型（一般/关键）流程步骤描述权重控制类型（事前/事中/事后）控制方式控制频率（随时/日/季/年）控制措施编号控制措施1物资出、入库关键C01材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员与其它相关负责人核对名称、数量等信息后签字确认。40%事前手工随时2物资领用与产成品销售一般C02仓库保管员根据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。30%事后手工随时3材料追加关键追加的材料要及时记录、出库，并明确标注材料用途与项目号30%事前手工随时合同管理缺陷报告表单编号缺陷建议责任人缺陷是否符合实际情况不符合的依据是否采纳建议不采纳的依据反馈时间反馈结果尚需工作G01物资入库出库未办理相关手续1.查阅是否有仓库保管员和其它相关负责人签字确认；2.查阅取领料单的项目及数量是否已及时录入仓库台账内。物资领用部门、库房管理G02存货信息不全随时记录物资领用用途库房管理员G03原材料成本不准领用部门要及时与库房联系，不得私自搬动物资物资领用部门、库房管理第五章存货管理业务信息沟通1相关文档列表存货管理文档明细表序号文档名称文档类型流程名称1采购计划文本存货管理2物资采购申请表文本存货管理3物资入库单、出库单文本存货管理4产成品入库单、出库单文本存货管理5销售合同文本存货管理2信息系统列表存货业务信息系统使用情况表系统名称建设情况涉及流程名称无未建设说明：因实际存货流量较小，目前还没有建设存货信息系统，第六章存货管理内部监督1日常检查活动列表存货管理风险管理日常检查计划表序号检查内容检查时间完成形式涉及流程检查人员1现场清理日常日常检查表存货管理库房管理2…6.2专项检查活动列表存货管理风险管理检查计划表序号检查内容检查时间完成形式涉及流程检查人员1存货盘点每月盘点表存货管理财务部2…第七章存货管理风险事件作为流动资产中的重要项目，存货占用了企业大部分的流动资金，是企业财务管理的重要对象。存货的缺乏将导致企业无法正常组织生产和销售活动，但存货过多又会占用大量资金，使企业承担高额的资金成本，并会相应增加存货的采购成本、储存成本、管理成本等，从而导致成本上升、利润空间缩小。存货管理的目标应当定位在更具广度和深度的战略层面上，而不再由利润最大化等短期性的直接动因决定。从广度上看，已从企业内部的存货管理，发展到供应链管理；从深度上看，已从传统的存货管理，发展到精益存货管理。存货管理的目标是使存货在充分