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应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询1ORACLE应付管理系统版本11I操作手册发行版1.02003年6月应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询2第一章定义银行您可以定义银行或结算行。定义“银行”以记录内部银行，在内部银行中您是收款和（或）支出帐户的帐户持有人。如果使用应付款管理系统，则您可以定义外部银行，在外部银行中您的供应商是帐户持有人。此外，如果您使用Oracle应收款管理系统，请定义银行以记录支出帐户持有人为您的客户的外部银行。定义“结算行”以记录处理您发送的收款信息磁带的银行。然后，这些结算机构将创建您客户的收款信息磁带，并将其传送给所有汇款银行。要输入基本银行，请执行以下步骤：设置-付款-银行1.在“银行”窗口中，输入所有基本银行信息：银行名称、分行名称、银行编号、分行编号以及地址。请使用表明其用途的银行帐户名，如“主要支出-美元”。2.选择“银行”作为结算机构。3.输入EFT（电子资金转帐）编号（可选）。4.在“联系人”区域中输入银行联系人的名称和信息（可选）。5.保存您所做的工作。要输入结算行，请执行以下步骤：1.在“银行”窗口中，输入所有基本银行信息：银行名称、分行名称、银行编号、分行编号以及地址。使用表明其用途的银行帐户名，如“主要结算-美元”。2.选择“结算行”作为结算机构。3.输入EFT（电子资金转帐）编号（可选）。4.在“联系人”区域中输入银行联系人的名称和信息（可选）。5.选择“相关银行”按钮。输入与结算行相关的所有银行的银行名称和编号以及分行名称和编号。6.保存您所做的工作。定义内部银行帐户您可以定义内部银行帐户来定义您作为帐户持有人的银行帐户。Oracle应收款管理系统使用内部银行帐户来接收客户的付款。Oracle应付款管理系统使用内部银行帐户向供应商支付资金。要定义收款的基本银行帐户，请执行以下步骤：设置-付款-银行（B）银行帐户应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询31.在“银行”窗口中查询现有的银行。2.选择“银行帐户”按钮。输入银行帐户名和银行帐号，并输入帐户类型和说明（可选）。3.如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。4.选择“内部帐户使用”。5.在“GL帐户”区域中输入“现金帐户”。6.在“应收款管理系统选项”区域中，输入汇款收款、贴现收款和短期负债的GL帐户信息。7.在“其它应收款管理系统选项”区域中，输入收款和折扣GL帐户信息（可选）。8.在“联系人”区域中输入联系人信息（可选）。9.保存您所做的工作。要定义支出的基本银行帐户,请执行以下步骤：1.在“银行”窗口中查询现有的银行。2.选择“银行帐户”。输入银行帐户名和银行帐号。如果您要使用此银行进行EDI网关付款，请输入帐户类型，并输入说明（可选）。币种默认为您的本位币。如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。3.选择“内部帐户使用”。4.在“GL帐户”区域中输入“现金帐户”等。现金输入您要与银行帐户关联的现金帐户。此帐户必须为资产帐户。在您创建付款时，应付款管理系统将创建会计分录来贷记此现金帐户。如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项，则应付款管理系统会使用在下一字段定义的现金结算帐户（而非现金帐户）来创建未调节发票付款的会计分录以贷记现金结算帐户。在您使用Oracle现金管理系统调节付款并将应付款管理系统中的付款过帐后，应付款管理系统将创建已调节发票付款的会计分录来借记现金结算帐户和贷记您在此处输入的现金帐户。如果您启用了“自动抵销”应付款管理系统选项并启用了“银行帐户”窗口中“应付款管理系统选项”区域的“合并帐户”选项，则在您创建付款时，应付款管理系统将为使用此银行帐户来支付的每个负债分配创建对应的现金付款分配。应付款管理系统将使用您在此处定义的现金帐户与在“应付款管理系统选项”窗口中选择的“自动抵销方法”一起来创建现金付款分配。应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询4现金结算取决于您在“应付款管理系统选项”窗口中选择的现金结算选项：“允许调节会计”或“允许远期付款方法”，您可以使用不同的现金结算帐户。如果您选择“允许调节会计”，请输入您要将其与银行帐户关联的现金结算帐户。在您创建付款时，应付款管理系统将创建未调节发票付款的会计分录以贷记使用此帐户的现金结算帐户。在您使用Oracle现金管理系统调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以借记此现金结算帐户和贷记此银行帐户的现金帐户。您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL帐户”区域的“现金结算帐户”字段的默认值。如果要使用远期付款方法，请输入您要将其与付款单据关联的结算帐户。如果您使用人工远期或远期付款方法的付款单据来支付发票并将应付款管理系统中的付款过帐，则应付款管理系统将自动借记负债帐户并贷记此帐户。如果您使用应付款管理系统或Oracle现金管理系统中的自动或人工调节来结算此付款，然后将应付款管理系统中的付款过帐，则应付款管理系统将借记此现金结算帐户和贷记此银行帐户的现金帐户。银行手续费如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项并使用Oracle现金管理系统来调节付款，请输入您要将其与银行帐户关联的银行手续费帐户。在您使用Oracle现金管理系统来调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以记录使用此帐户的银行手续费。您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL帐户”区域的“银行手续费帐户”字段的默认值。银行差错如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项并使用Oracle现金管理系统来调节付款，请输入您要将其与银行帐户关联的银行差错帐户。在您使用Oracle现金管理系统来调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以记录使用此帐户的所有银行差错。您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL帐户”区域的“银行差错帐户”字段的默认值。确认收款如果您使用应收款管理系统的“自动收款”功能并要求在核销收款之前将收款信息发送给客户，则应收款将一直保留在“应收帐款”帐户中直到客户确认为止。在确认之后，应收款将从“应收帐款”帐户冲销并记入“确认收款”帐户。如果不要求您将收款信息发送给客户，则应收款将自动从“应收帐款”冲销并记入“确认收款”。5.在“应付款管理系统选项”区域中，输入付款批的默认信息。记录您是否允许零额付款以及其是否为合并帐户。6.在“帐户联系人”区域中输入联系人信息（可选）。7.进行定义和维护应付款管理系统付款单据的程序。附：定义和维护应付款管理系统付款单据的程序使用“付款单据”窗口以定义内部银行帐户的付款单据。付款单据的实例有支票或电子付款。在使用银行帐户来创建发票付款之前，您必须至少创建一个付款单据。您可以为内部银行帐户创建任意多的付款单据。在您定义付款单据时，您仅能选择使用与银行帐户相同币种的付款格式。如果银行帐户是多币种银行帐户，则您可以选择外币付款格式或多币种付款格式。要定义付款单据，请执行以下步骤：设置-付款-银行（B）银行帐户（B）付款单据应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询51.在“银行帐户”窗口中查询支出银行帐户。选择“应付款单据”以定位至“付款单据”窗口。2.输入付款单据名称，此名称在银行帐户中是唯一的。选择支出类型和付款格式。在“最后单据编号”字段中输入您用于付款单据的最后付款单据编号。在“最后可用单据编号”字段中输入可用于付款单据的最后付款单据编号。3.在“附加信息”区域中，输入您要应付款管理系统在每个自动付款批或快速付款初期打印的设置支票数。如果您要使用序列编号功能，请指定“单据类别”（可选）。如果您启用了Oracle现金管理系统的集成功能来进行调节，请改写“GL帐户”区域中的GL帐户（可选）。如果您选择使用“远期付款方法”格式，请改写“GL帐户”区域中的现金结算帐户（可选）。4.保存您所做的工作。定义客户银行帐户如果您使用Oracle应收款管理系统，则可以输入客户的银行帐户信息。在您接收客户的电子付款时，应收款管理系统将使用此信息。要定义客户银行帐户，请执行以下步骤：1.在“银行”窗口中查询现有的银行。2.选择“银行帐户”按钮。输入银行帐户名和银行帐号，并输入帐户类型和说明（可选）。如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。3.选择“客户帐户使用”。4.在“联系人”区域中输入联系人信息（可选）。5.保存您所做的工作。定义供应商银行帐户您可以为帐户持有人为您的供应商的银行帐户输入信息。然后，您可以将这些帐户指定给供应商和其地点。在您为供应商创建电子付款时，应付款管理系统将使用此银行信息。要定义供应商银行帐户，请执行以下步骤：1.在“银行”窗口中查询现有的银行。2.选择“银行帐户”按钮。输入银行帐户名和银行帐号。输入EDI标识号。输入帐户类型和说明，并更改默认为本位币的帐户币种（可选）。应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询6如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。3.选择“供应商”作为“帐户使用”。4.在“供应商指定”区域中列出供应商，并列出使用此帐户接收电子付款的供应商地点（可选）。5.在“帐户持有人”区域中输入帐户持有人信息（可选）。在“帐户联系人”区域中输入联系人信息（可选）。6.保存您所做的工作。7.在“供应商”和“供应商地点”窗口的“银行帐户”区域中，核实已列出其相应银行帐户的每个供应商和地点。对于具有多个银行帐户的供应商和供应商地点，请指定每个期间和每个币种的一个银行帐户作为基本银行帐户。请参阅：供应商和供应商地点窗口中的银行帐户区域附：供应商和供应商地点窗口中的银行帐户区域如果您选择“供应商”作为“银行帐户”类型，则可以使用此区域将供应商银行帐户指定给供应商和供应商地点。在此区域中输入信息可以更新“供应商”和“供应商地点”窗口中的“银行帐户”区域。名称使用此分行来接收电子付款的供应商名称。如果您输入供应商时没有指定地点，则应付款管理系统会将您为供应商输入的任何新地点默认给此银行帐户（现有地点除外）。编号使用此分行来接收电子付款的供应商的供应商编号。地点使用此分行的供应商的供应商地点。有效日期自/至如果您要设置一个时限，让此供应商地点使用此银行帐户作为银行帐户并以该银行帐户的币种接收电子付款，请输入起止日期。基本启用此复选框以将其作为默认银行帐户，使供应商或地点以银行帐户币种接收电子付款。对于具有银行帐户指定的所有供应商和供应商地点，您均必须对每个币种指定一个银行帐户以作为基本银行帐户。定义多币种银行帐户（参照内部银行）如果定义了多币种银行帐户，则您应对其使用人工付款调节。应付款管理系统将存储您在初始化付款批、输入人工付款或创建快速付款时输入的付款币种。您从银行收到的银行文件明细将包含银行帐户币种。由于在您使用多币种银行帐户时付款和银行帐户的币种可能不同，自动调节可能会生成很多例外信息。要定义多币种银行帐户，请执行以下步骤：1.定义收款或支出的基本银行帐户。如果您要定义收款的银行帐户，请在“应收款管理系统选项”区域中启用“多币种收款”选项。如果您要定义支出的银行帐户，请在“应付款管理系统选项”区域中启用“多币种付款”选项并输入已实现收益和已实现亏损帐户。2.保存您所做的工作。定义外币银行帐户（参照内部银行）要定义外币银行帐户，请执行以下步骤：应付帐管理系统培训手册汉普管理咨询71.定义收款或支出的基本银行帐户。如果您要定义支出的银行帐户，请在“应付款管理系统选项”区域中输入已实现收益和已实现亏损帐户。2.保存您所做的工作。控制AP会计期状态应付款管理系统允许您在打开会计期中撤消发票分录、付款分录和付款。您可以在“将来”会计期中输入发票，但无法过帐“将来”会计期中的任何发票，直至您将期间的状态更改为“打开”为止。应付款管理系统中的可用期间状态打开未打开、将来、打开、关闭和永久关闭。在您将期间状态更新为“关闭”时，应付款管理系统将自动检查在此期间中是否存在任何未过帐的发票或付款，或任何未确认的付款批。如果在您尝试要关闭的期间中存在未过帐的记录或未确认的付款批，应付款管理系统将阻止您关闭此期间，并自动提交“未过帐发票清除”报表。您可以使用此报表来查看期间的所有未过帐事务处理。如果要将