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商务物资管理手册目录第一章投标期与项目前期物资管理．．．．．．．．．．．．．...．2第二章物资供应商管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．3第三章物资采购管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．6第四章物资合同管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．..13第五章现场物资管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．..16第六章物资核算与存货管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．24第七章废旧物资管理办法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．29第八章内部调拨物资管理办法．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31第九章附件…………………………………………………32第一章投标期与项目前期物资管理1投标期物资询价1.1物资询价依据：工程概况、业主招标文件、答疑文件、图纸、相关技术要求、待询价物资工程量等。1.2投标组织单位提供给公司物资管理部门、分公司（区域公司）物资管理职能部门（以下统一简称物资管理部门）物资询价清单和1.1条相关资料并进行相应的询价交底。1.3物资管理部门询价管理职能部门根据投标总体进度安排制定物资询价策划，询价策划要重点策划主要物资的品牌、档次。1.4参考公司《合格分供方名册》、《供应商资源库》、《主要物资价格资源库》等信息，确定参与报价的供应商名单并进行询价。对陌生外埠市场可以实地进行调研，调研结果进行归档并纳入相应资源库。1.5重要物资、设备及大额物资的要进行书面询价，询价时附带相应的标准合同。不同的合同条款、付款比例所询的价格会有很大差异。1.６物资管理部门根据供应商的产品质量、品牌档次、保证能力、生产供应能力、经营管理能力、综合信誉及其他各项管理情况对供应商的报价进行排分析，和投标组织单位协商确定投标价。1.7物资管理部门询价人员将所询价物资的相关报价资料进行归档，根据需要录入相应数据库。２、项目前期物资管理2.1项目开盘后３０日内，由项目经理和公司主管部门协商组建项目物资管理团队，以书面形式报公司物资主管部门，经物资主管部门审批后上报人力资源部备案。分公司（区域公司）的物资人员经分公司经理（区域公司经理）书面任命后报公司物资主管部门审核，在人力资源部备案。２.2项目部在工程开盘３０日内应成立物资招标小组和废旧物资处理小组，报公司物资主管部门备案。物资招标小组成员必须包括：项目物资主管、项目总工（技术负责人）；废旧物资处理小组成员必须包括项目物资主管。2.３项目开盘后，物资主管部门根据相关部门的主合同交底，按《项目管理策划书》模式进行书面物资管理交底，明确采购供应权限及项目物资管理要点，必要时物资部门可去项目现场进行交底。2.4项目部商务经理在项目开盘一月内组织工长、技术人员、商务人员认真熟悉图纸和招（投）标文件，列出主要物资清单；对暂估价物资、甲供物资、分包供应的主要物资、公司集中供应物资，分别列项。根据项目的总进度计划，编制《主要物资招标（采购）计划书》，用于指导项目全管过程的物资采购、供应。3、记录表格3.1《主要物资招标（采购）计划》（表格模板）第二章物资供应商管理1、供应商来源及供应商资源库管理1、1供应商来源1.1.1公司商务中心物资部直接获取供方信息1.1．2总部相关部门、项目经理部、外部单位向物资部推荐。1.1．3上级单位发布的合格供应商信息。1.2、供应商资源库管理1.2.1供应商资源库的主管部门为商务管理中心物资部。1.2．2物资部对收集到的供应商资源进行分类整理，建立《供应商资源库》。1.2.3物资部对《供应商资源库》里的供应商进行甄别、评价，经评审合格的供应商进入《合格分供方名册》定期进行发布。1.2.4本公司范围内的物资询价、采购供应商的主要来源是《合格分供方名册》。2、合格供应商评定程序2.1公司物资主管部门根据供应商提供的资料、样品等对供应商进行评价，必要时对供方生产厂、产品使用情况、样品进行考查。填写《供方考察表》2.2供应商应按《物资供应商预审表》来填写基本信息。项目紧急推荐要入围《合格分供方名册》的供应商基本信息由项目部负责填写，分公司（区域公司）需要评审的供应商由所属的分公司（区域公司）物资管理职能部门负责填写。2.3供应商的评价资料2.3.1初次进入《合格分供方名册》的供应商应尽可能提供如下主要资料进行评价。评审内容供应商提供评价的相关资料生产经营证明a.营业执照（年检有效期内）、税务登记证b.生产许可证/经销代理证明c.法人委托书d.最新的价格表、书面优惠承诺、可接受的付款条件。产品质量保证能力a.质量体系文件（重要物资的生产厂家）b.质量标准、环保标准、产品合格证明、检测证明及认证证书（重要物资的生产厂家）c.产品的权威部门检测报告及各类资格及荣誉证明（重要物资的生产厂家）环境、职业安全健康管理情况a.环境管理体系文件、方针与计划等（重要物资的生产厂家）b．质量、环保、职业安全健康认证证明（重要物资的生产厂家）经营管理能力及信誉证明a.单位简介、组织机构职能设置、经营管理业绩、资信证明资料（重要物资的生产厂家）b.用户使用情况反映书面证明（重要物资的生产厂家）c.重要合作伙伴名录2.3.2年度重新评定的评价资料a.营业执照（年检有效期内）、税务登记证b.生产许可证/经销代理证明c.法人委托书d．《供料质量记录》，由上年度供应物资的项目部提供。2.3.3对于国家实施工业产品生产许可证管理的生产厂商，应在国家质量监督检验检疫总局的官方网站上查询是否具备相应条件（查询网址）。2.3.4对于国家实施强制性产品认证（简称CCC、或3C认证）管理的生产企业，应在国家认证委的官方网站或中国强制性产品认证官方网站查询是否取得《中国国家强制性认证证书》（查询网址）。2.3.5对于重要劳动防护用品（如安全网、安全带、安全帽、临电用配电箱和开关箱、临电电缆、漏电断路器等），合格供应商应为集团公司指定的名册范围内。2.3.6上述要求供应商提供的书面资料，若提供复印件必须加盖公章，经销商或代理商提供的生产厂家资料复印件可加盖生产厂家公章，也可加盖经销代理单位公章。2.4、评定准则2.4.1属于生产厂家的供方，重点评定其经营生产资质，质量保证与供货能力、产品环保与安全技术指标、企业业绩、服务质量等；2.4.2属于经销单位的供方，重点评定其经营的资质、品种、品牌、供货能力、产品环保与安全技术指标、供应业绩及服务质量等。2.4.3、供方供料情况评定采用《供料质量记录》表的形式，由项目部对供方进货质量及服务质量进行评定，每年度评价一次，年底返回公司物资部备案。2.4.4《供料质量记录》作为供应商进入下一年度《合格分供方名册》的主要依据。2.4.5凡供货有不良记录，被公司物资部门列入《不合格分供方名册》或起诉过公司的供应商，三年内不得再进入《合格分供方名册》，各项目部也不得再使用。3、合格供应商重新评定《合格分供方名册》中供应商每年一季度重新评定一次，根据评价形成的评定意见编制公司新的年度《合格物资供应商名册》，由公司物资部门发布。年度评定物资部门填写《物资供应商（）年度考评表》4、合格供应商除名4.1在考核中有下列情况之一的供方应考虑从《合格物资供方名册》中除名，视为不合格供应商：a.物资供应因违约而严重影响工期的；b.一年内两次供应物资达不到所规定质量标准、环保要求或安全不符合项；c.已经或可能造成重大环境污染或存在重大安全隐患并拒不整改的；d.服务质量低下的；e.由商务中心认定供应过程中出现重大质量问题的；f.发现有损于集团利益如行贿、串标等行为；g.被政府相关部门通报、处罚；h.不能完整履行合同义务,给我公司造成很大损失的；i.为集团内其他公司供货过程中有严重违约行为；j.没有或未通过年度考评；k.有恶意诉讼行为或有提供虚假发票行为；4.2被除名的供应方，三年内不能再次进入公司《合格物资供方名册》。5、《合格分供方名册》发布5.1年度《合格分供方名册》由公司商务中心物资部在每年的一季度内发布。5.2公司商务中心物资部每季度发布《合格供应商增加或删除名册》。5.3各专业公司的供应商评价由各专业公司自行进行，资料保存在各专业公司，合格供应商名单报往公司物资主管部门按期统一发布。6.记录表格6.1《物资采购供应商评审表》6.2《物资采购供应商（）年度考评表》6.3《供料质量记录》第三章物资采购管理1、物资计划管理1.1主要物资需用总计划1.1、1《主要物资需用总计划》由生产经理负责组织生产、技术、商务等部门负责人编制，主要内容包括物资名称、规格型号、计量单位、数量、进场时间等，它是物资采购供应前期策划、编制资金计划、进行总体控制的依据。项目经理要审核生产经理编制的《主要物资需用总计划》，并在计划上签名确认。1.1.2本计划由项目部、分包单位对各自负责采购的物资分别编制。是对《主要物资招标（采购）计划书》的补充。项目部应在公司施工部署会规定的时间内完成，报送公司物资部一份。项目分包单位进场后10日内应向总包项目部报送，由总包单位统一会总整理，下发项目部各个主控部门。1.2月度物资需用计划项目部责任工程师根据月度施工生产计划及《主要物资需用总计划》在每月25日前编制下月或下几个月的《月度物资需用计划》，计划必须注明物资名称、规格型号、单位、数量、进场时间、质量要求、技术标准等。本计划的编制应符合以下规定：1.2.1对各类物资进场时间提出明确要求。需外委加工的物资，特别是非标准的各类构件、制品及工程设备，其需用计划均应考虑加工周期提前编报。1.2.2月度需用计划中的物资规格、型号要明确。顾客有特殊要求的，要注明顾客提出的特殊要求；对于装饰材料、工程设备等，应详细标注要求。1.2.3工程竣工收尾阶段及特殊专用物资的需用计划，在编制时应特别慎重，严格控制计划数量，避免发生物资积压损失。1.2.4计划要及时报送生产经理审核、汇总，经项目经理审批签字后必须于每月25日前下达到项目物资部及项目合约部进行采购、供货。1.2.5项目物资部门根据生产经理审批的《月度物资需用计划》、《主要物资需用总计划》和《主要物资招标（采购）计划书》编制本月的《月度物资采购计划》，明确采购招标时间和合同签定时间并督促相关部门和人员按期进行招标采购签定合同，严格控制未签合同先行组织物资进场。对于已签定合同的，明确供应时间和供应商。1.2.6涉及到公司集中供应的由项目物资部每月25日前报往公司物资主管部门。1.3计划管理要求1.3.1各类物资计划由项目物资部统一编号、按月装订存档。要按时间先后顺序统一编号，且各项内容完整，签字齐全。编号规定在计划的右上角，编号统一形式为：（项目名称）/年/月/（编号）。1.3.1公司物资部依据工程进度及施工具体情况对项目部的物资计划进行检查。1.3.2项目部物资核算人员根据《月度物资需用计划》中的数量对送货单进行核查，发现重大偏离要及时上报项目经理。1.3.3工程竣工后，项目物资部将《月度物资需用计划》、《主要物资需用总计划》统一装订成册，报公司物资部存档。1.3.4公司物资部每月汇总各项目部上报的集中供应《月度物资需用计划》，形成公司层面的《月度物资采购计划》，由总经济师和生产副总签字执行。未报月度需用计划或需用计划中没有的大额物资，必须由项目部给生产副总说明情况后物资部方可紧急供应。1.3.5各分公司可以按公司物资计划管理的原则，制定本单位物资计划管理的实施细则及报送流程，但计划表格形式要和公司统一。1.4物资计划的变更1.4.1因顾客原因或设计变更等因素，影响到已编制计划中的物资品种、规格型号、数量时，相关人员应及时以书面形式通知物资供应部门。1.4.2由于特殊原因不能按期供应的物资，物资供应部门应及时向有关用料单位反映具体情况。2、物资采购方式2.1物资采购性质和形式主要如下：采购性质采购形式自行采购常规采购公司集中采购招标采购议标采购（战略合作）项目采购招标采购议