收货管理手册

華地集團SPRINGLAND营运手册之收退货管理手册营运中心：评估部2019年9月2日華地集團SPRINGLAND2目录第一单元、收货流程一、前言；二、订货流程及管理要求；三、信息系统界面；四、收货操作技巧；五、案例分析；六、训练要点；第一单元、退货流程一、前言；二、一般退货流程；三、退货的其他情形处理；四、信息系统界面；五、案例分析；六、训练要点；第三单元、店间调拨一、前言；二、调拨流程；三、信息界面；四、案例分析；五、教育要点；華地集團SPRINGLAND3第一单元、收货流程一、前言1.1、课程目的规范收货操作流程，明确收货过程管理要求。为准确收货，合理控制库存提供技巧支持。为新进人员迅速把握收货技巧提供支持。華地集團SPRINGLAND4一、前言1.2、流程分类①常规商品收货管理要求：主要指食品、非食品等标件类货品验收，具备共性的管理要求。②鲜活品：因订单频率不同及不具标准性，收货情况不同③物流供货：因内部流程及管理要求需要，与外部收货略有不同。④非现场收货：托运、调拨等。華地集團SPRINGLAND5一、前言1.3、分类流程管理侧重点类型管理重点常规品收货确保来货商品数量和质量，与订货需求一致；同时严格操作环节，保证入账信息流准确无误。鲜活商品收货数量具有弹性，质量和价格不具稳定性，需重点关注；同时因每日收货，工作频率高，有一定变动性。物流配送收货内部物流，速度要求高于质量核查规定。非现场收货无法现场核对来货及随货单质价信息，需及时沟通。華地集團SPRINGLAND6二、订货流程及管理要求2.1、流程图供应商送货到站后，店员应从海信系统上根据填报的采购单号找出经公司审核、修改后发回的《直送验收单》。先退货：收货组确定该供应商退货，有退货先办理退货。验收：收货组进行来货验收；不合格的拒收。无订单、信息不一致的进行异常情况记录搬运入库：验收合格商品点收入库。后续衔接：销售流程。前提：订货，分公司已经审核确认后的订单。拒收及退回异常情况处理退货流程華地集團SPRINGLAND7二、订货流程及管理要求2.2、内控流程管理要求当日来货必须当日验收录入系统；鲜活类商品晚间收货的，允许隔日验收录入系统。不合格商品进入卖场，验收出现错误，验收者及复核者依据责任环节，应当承担过失责任，相关收货人员、营运主管及经理承担连带过失责任。華地集團SPRINGLAND82.3、流程环节注意事项前期准备：①仓库整理、与收货组沟通（订单提前一天交收货组）、工具准备、退还商品整理②异常情况（大量来货、非营业时间到后、批量退货等）营运组需填写《进货预报表》、《退货预报表》、《夜间送货通知》等，至少一天交于收货组③紧急订货订单必须在到货前交于收货组，订单之外临时要求供应商额外多送货的，提前与收货组沟通。通知：①供应商到货，通过内线电话或广播通知营运组接货。②接到收货通知，柜组或收货组必须立即安排人员到收货平台处理。③收货组取出提前准备的订单；无订单的，记录异常情况，同时要求营运组补充订单后验收。先退货：①点收前，收货组应当向营运组确定是否有退货；②供应商不肯接收退货的，不予验收。華地集團SPRINGLAND92.3、流程环节注意事项验收：确保数量及质量合格的商品进入卖场，是收货组基本的职责，营运组协助收货人员具有复核责任。验收要求：①收货员必须亲自进行点数，不允许供应商点数与报数。②收货的过程接受防损的监督和检查。③验货的内容包括：保质期、外箱、合格证、配件、单品的包装等，进口商品是否贴有商检标签和中文说明等。④整箱商品可按一定比例拆箱，零散品必须全部清点。高档商品和需要单件验收商品要拆箱验收；散装箱、破箱要拆零、拆箱检查核对数量。⑤所有针对供应商送货单的修改必须有供应商签字确认。⑥所有商品进货价格或条形码的变更遵循书面凭据的原则，即门店获得由采购中心提前送达的变价通知，（供应商必须提前30天以书面形式通知）否则营运拒收或按原价验收。華地集團SPRINGLAND10验收：差异处理项目关注内容具体情形处理方式来货数量来货数量与订货数量不一致数量过多遇到特殊情况（特价商品，DM商品），高质量的情况下，经主管及经理批准后可验收，否则照订单数量验收。数量过少以实际数量验收，记录异常。品项不一致未定由营运组签字确定未定品项是否可收；可收的，追加订单。赠品以验收为主。实数与送单不符或多或少修改供应商送货单，要求对方签字确认。质量质量不佳不符原标准拒收包装问题包装破损非包装销售并未影响内装商品的可以验收送货单信息不正确价格不符送货价格较定货进价高与主管及采购联系，当场解决，修改送货单进价，或根据主管经理指示拒收送货价格较定货进价低按照送货价验收，同时修正订单。条形码不符可扫描属供应商偷换品种，交营运主管处理；卖场需要的可收。不可扫描如为新品按单点收，报采购处理条码事宜；需加贴店内码的照单验收，否则拒收。基础信息不符包装系数、产地、规格与采购沟通，确定修正系统信息。无信息新品报营运主管，督促采购建立系统信息。订单过期订单过期订单过期后再送货重新补充订单。華地集團SPRINGLAND11验收：品类验收重点①生鲜商品要检查新鲜程度、颜色、气味，称重时扣除皮重和一定的水分以及消耗重量，部分鲜活商品及进口食品需要供应商提供该商品批次检验检疫合格证件的，同时点验证书内容。相关文件收货结束后统一交门店品控管理人员。②食品要注意检验生产日期，同类商品不同生产日期要分开堆放，日期超过1/3的原则上应当拒收（特价品除外）。③非食品要检查商品保修卡、合格证、型号、规格是否一致，包装是否完整，要求的配码、配色是否一致等。④赠品收货必须按照正常商品品质标准验收。⑤采购中心、营运中心与供应商协议让利促销，促销品保质期限超过1/3以上，收货组在征得营运主管同意和供应商无条件退货的前提下方可验收，收货组需记录异常。華地集團SPRINGLAND122.3、流程环节注意事项测试及打印：①营运组或收货组携带收货样品、已填写验收数量的订单及供应商送货单至录入中心进行验收录入。②录入中心在复查过程中发现信息差异，应立即通知营运组，由营运主管负责与供应商或采购主管联系修正。③录入中心核对确认后，把商品验收单交营运主管签字确认，一联给营运组，一联录入中心自留，一联传给公司财务部，一联给供应商。④录入中心严格控制空进、空退、空进加空退作业。空进：即有定单无货物入库称为空进；空退：有退单无货物退出称为空退；所有空进（退）操作需部门经理及收货组确认。⑤复核过程中发现录入错误，必须报门店经理审核、总经理审批，由公司督导部操作相关冲帐调整。華地集團SPRINGLAND132.3、流程环节注意事项搬运入库及其他处理①任何商品不得在收货区内长时间滞留，验收完毕立即入库，生鲜优先收货，快速入库。②为防止商品受潮及方便运输，商品需码放在栈板上。③进入卖场具有正常商品相同条码的赠品，为了同正常商品区分，应对条码进行处理；除供应商补损的要作零进价验收的赠品之外，所有赠品要收货部执行点数程序，书面记录赠品的数量，统一入库保管，贴赠品标签，柜组和总台使用赠品，需要通过领用单形式到收货部领取。④商品无店内码的，填写自制条码单，由录入中心打印店内码，营运组加贴店内码销售。⑤商品如需搬运至外仓的，门店必须建立搬运至外仓的相关数量情况记录。春节旺季使用外仓时尤其应当注意，外仓搬运至少应三人以上。華地集團SPRINGLAND142.3、流程环节注意事项安全事项①供应商车辆到货后，员工与来货车辆应保持一定的距离，以防被撞伤；倒车过程中特别注意不可站在车后，以防司机无法通过反光镜发现出现安全事故。②卸货过程中，如需至卡车箱内，下车时应当谨慎，以防跌伤或扭伤。③搬运货物时，员工应当注意正确使用运货工具。④不可将商品堆放过高，如确需堆放，应使用绑带进行固定；以防在拖拉过程中砸伤员工或顾客，并造成商品损耗。⑤搬货员工不可在拖车或楼道上嬉戏，以防发生滑到等伤害事故。⑥搬运商品过程中，收货人应当确定个人搬重能力，不提倡搬运超过个人承重能力的商品，应当防止可能发生的肌肉或身体部位损伤。華地集團SPRINGLAND152.3、流程环节注意事项商品拒收情况①供应商不合作原因不收退货、擅自送货、信息（数量、条码）错误、无相关证件。②品质原因保质期（超过1/3）、缺斤少两、“三无商品”、卖像不佳、破包等。③营运组管理原因无订单、订单过期。④收货组需记录收货异常内容品质问题、营运组管理失误、到货率等等華地集團SPRINGLAND16三、信息系统界面步骤1：核对供应商送货单、订货单以及实际商品的质量、数量、价格及相关条码信息一致或处理完验收异常的情况下，营运组携带由防损、收货组及营运组，异常情况供应商签字的送货单、订货单一并交录入中心做验收录入。（图1）3.1、录入系统華地集團SPRINGLAND173.1、录入系统步骤2，点击融通系统主界面，录入路径依次为：＂采购管理－收货作业－验货单＂进入操作界面，在查找条件内输入“订货审批单号”点击“确定”找到所要验收的订单。（myshop融通系统验收管理界面—验收图2）華地集團SPRINGLAND183.1、录入系统步骤3：在订货单内“验收数量”栏内根据实际送货数量修改验收数量，修改完毕核对品名、数量以及本单合计金额是否与送货单一致，确认无误即可保存审核生成验收单，并获得验收单据编号。（图3、图4、图5）華地集團SPRINGLAND193.1、录入系统步骤4：验收单审核完毕，系统自动提示“是否打印已审核验收单”，选择打印，即可打印出四联的验收单。（图6、图7）華地集團SPRINGLAND203.1、录入系统步骤5：打印的验收单共四联，一联（营运）给营运组，一联（存根）录入中心自留，一联（财务）传给公司财务部，一联（客户联）给供应商。录入中心人员核对无误后需在送货单上写上本单页数及总验收金额，验收单据编号写在送货单上，并签名表示该单已经验收入系统。财务联需连同供应商送货单放置在一起交送财务。（图8）存根、营运、财务及客户四联華地集團SPRINGLAND213.2、审核到货的方法步骤1：主管经理通过信息系统验收单查询及收货报表查询相关来货情况：来货频率華地集團SPRINGLAND223.2、审核到货的方法步骤2：myshop融通系统报表-收货汇总报告/收货明细报告；相关报表相关报表華地集團SPRINGLAND233.2、审核到货的方法步骤3：myshop融通系统报表-配送及返配报表；相关报表華地集團SPRINGLAND24四、收货操作技巧4.1、收货常见问题信息错误单据开错，信息错误、数量错误、条码、进价、装箱系数。供应商欺诈以次充好、缺斤少两、商品混装、批次生产日期不符、偷梁换柱。员工过失点验不认真、数字记录错误、录入错误、标准执行不严、内外勾结，谋取私利。華地集團SPRINGLAND254.2、几种特殊类型收货关注点水果收货①单据验收由水果柜柜长负责。水果到货后，防损通知营运组进行收货，营运组会同搬运工一起进行水果的卸货工作。柜组只清点商品的品种，不进行商品的实际过秤。②验收单由收货人、送货人（品种有差异时送货人须签字）签字后，交主管作验收单。主管核对验收单和送货单是否一致，并交录入中心录入。③验收过程中，营运组只对水果的收货斤两作抽查，如数量或质量有问题，通过照片进行实际情况的反馈。④采购员从货源采购到门店接货前产生的商品损耗称采购损耗，接货时需营运主管分列出采购损耗，并有送货司机当场确认签字。采购损耗的统计原则上要从当天到达的所有商品中分列出来。華地集團SPRINGLAND264.2、几种特殊类型收货关注点物流来货①通知程序同于其他收货。②来货商品原则上按照验收，特殊易损坏商品按照一定的比例进行抽检；事后发现质量及数量差异，及时和物流保持沟通处理。③验收完毕，单据交录入中心验收入库。華地集團SPRINGLAND274.2、几种特殊类型收货关注点托运验收①托运货品一般数量相对较少，门店应当与供应商协定，尽量避免托运送货，以防差异。②托运送达的货品，只有