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目录一．课程介绍二．时间管理基础三．提高效率的时间管理工具四．提升效能的时间管理思路与方法五．制定并实施你的计划课程介绍一．课程介绍有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命到工业革命再到信息革命，时间管理的理论也可以分为四代。第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代理论强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。第三代理论注重优先顺序的观念，即依据轻重缓急设定短、中、长目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间精力加以分配，争取最高效率。第四代理论主张关键不在于时间管理，而在于个人管理，与其着重于时间与事务的安排，不如重心放在提升人工作和生活的质量上。强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。课程目标：结果：自然法则：时间管理基础二时间管理基础（一）时间管理基本概念1“时间”是什么？[Timeis]acontinuum---inwhicheventssucceedoneanotherfrompastthroughpresenttofuture.-----Webster’sDictionary[时间]区分事件发生先后次序的量度。符号为T，单位为秒。时间是加在空间三维上的第四维，用时间可以指出原因和后果，并且根据人们的知觉可以指出过去、现在和将来------《剑桥百科全书》1994年第2版2．“时间”这一概念中最根本的要素是“”。所以“时间管理”就是一种“”。3．时间，我们无法“管住”它，不让它流逝，“子在川上曰：逝者如斯夫!”但我们可以管理时间的用法，有选择地运用我们的时间。Timemanagementisnotaboutmanagingtime;it’saboutmanaginghowwechooseuseourtime.TimeManagement=ChoiceManagement4．关于事件的控制程度及我们的态度(二)个人组织性的几个环节个人组织性水平测试对你个人的组织性表现情况打分，如果左面一栏所描述的情况与你相似，请圈较低的分数，如果右面一栏所描述的情况与你相似，请圈较高的分数，如果情况在两者之间，请圈中间的分数。我总担心忘掉细节细节我非常有效地处理细节12345678910我没有个人组织管理系统，组织性我总随身携带个人组织管理各种事情分散于我的家中，12345678910工具以管理我的时间和信息办公室，公文包内我以随机的方式安排自己的活动优先级我总是将每周、每天的活动12345678910按优先顺位排序我没有有效的方法来记录对人的承诺我有有效的方法来记录和和管理我对别人的承诺12345678910管理我对别人的承诺。拖沓是我的别称拖沓我有一些有效的做法使我不拖沓12345678910在记住别人对我的承诺方面别人对你的承诺我有一个好的系统来记住别人我存在问题12345678910对我的承诺为未来做计划？你在开玩笑！计划我有一个好的系统以计划12345678910未来的事件和活动。我不能给出电话/会议上文件电话、会议和其他沟通方式说了什么的证据12345678910所记述的事情被井然有序地记录、归挡由于干扰，我几乎做不成干扰我对于减少和控制干扰有好的技巧任何事情12345678910我的办公桌太乱，办公桌我的办公桌总是整洁有序我不能确认东西放在哪里12345678910我总有太多的事情记着要做，落实我运用有效的方法落实每项活动和承诺很难集中于手头的工作12345678910统计资料表明，在接受“时间管理”培训后，如果学员持续运用一套自我时间管理系统，其在个人组织性的11个方面所表现出的技巧、行为和态度会呈现显著的正向变化。这11个方面是：计划性、优先顺序、组织性、文件管理、细节处理、避免拖沓、对付干扰、办公桌管理、记住承诺、对待别人对自己的承诺、落实措施根据美国著名测试公司DIAGNOSTICSPLUS，INC，的Dr.PaulWeener对70家公司中2000员工的统计分析，持续运用一套时间管理系统达60天的员工报告说，他们平均每周可节省3.8小时。如果更好地运用此系统，他们还有每周节省2.7小时的余地。如果我每周有额外的3.8小时，我将：（三）为持续不断改进而养成好习惯1．习惯养成三要素2．自然法则：我们养成我们的；然后，我们的习惯塑造。提高效率的时间管理工具三．提高效率的时间管理工具（一）计划与优先1．Plan:arrangementforcarryingoutsomefutureactivity.(Proactive,notreactive)PlanningIs:Guidelinesforeffectivedailyplanning:ReviewvaluesandgoalsSetspecificdailytasksEvaluatetimeversustaskAnticipateobstaclesPrioritizetasksThemoretimewespend---onplanning---aproject,thelesstotaltimeisrequiredforit.Don’tlettoday’sbusyworkcrowdplanningtimeoutofyourschedule.--EdwinC.BlissGettingthingsDoneCase:MaryKayAsh在创办MaryKay化妆品公司初期听到一则有关查尔斯.施瓦布的故事。（美国一家数一数二的钢铁公司BethlehemSteel的总裁）一名企管顾问I.Lee对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”说“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说：“很公平。”接着施问Lee要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施同意了。Lee开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下六件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久以后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后，因为效果惊人，施瓦布开了一张35，000美元的支票给Lee，并附了一个条，上面写道：这个主意是我所学到的主意中产生效益最大的一个。（在1930s这应当很值钱了）MaryKay说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值35000美元，对MaryKay也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下六件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的MK化妆品公司拥有三十多万业务员，印刷了上百万份的粉红色小便条本，每一张上写的都是：“我明天必须做的六件重要事项。”★为什么要做计划?为的是在必须牺牲什么的时候不作出错误的牺牲。每天的计划时间如同在使用杠杆来撬重物，代价很小，10-15分钟，但获益是整个一天的有序与高效。（诸如清楚地界定每件任务所需时间，增加对更重要任务的关注，在每天结束时更有成就感）★几种不做计划的借口A．没有时间。72%的人以此为不做计划的借口（DanielHoward-《TheTimeTrap》）这些人事实上是在说做计划没有看电视、读报纸或多睡15分钟重要。如果你开始每一天是没有计划的，你是PROACTIVE，还是REACTIVE？B．我已经知道我要做什么，为什么还要花时间计划呢？每天确实有许多程式化的事情（routinetasks）需要完成，有时候这些事情占据了我们大量的时间，但是还有没有一些不这么明显但却和我们的深层次理念相关联的事情呢？如果你曾问过你自己你想从生活中得到些什么，你想为你的事业或家庭做些什么，许多事情会浮出水面，而不仅仅是那些程式化的事情。为了那些未来将发生的事件，每天的计划是必要的，甚至是至关重要的。C．计划不适合我，我经常被打搅。许多人都有这样的经历：工作正进行到紧要关头，打搅接踵而至。有许多办法来对付打搅，如果你控制了它们，它们就有可能变成机会而不是干扰。如果打搅已变成家常便饭而不是偶尔发生的事，我们就要仔细计划要完成的任务的数量或完成它们所需要的时间与我们所能利用的时间相比是否适合。如果时间有限，可以将任务分成小部分你可以在活动干扰的间歇将它们各个击破。D．当我面对一串我必须要做的事情时，我感到受约束（有被束缚的感觉）——面对现实，“事情”并不会因为你不写下来而消失——把“每日计划”当做工具2、Prioritizing:OrderingEventsPrioritizingis:(1)80/20原则意大利经济学家帕雷托（Pareto）发现80%的财富在20%的人手里，后来许多人发现在其他领域也有类似的规律，统计分析学家将它发展成一种图表叫（ParetoDiagram）,许多大公司都用它作为一种分析工具。例如：80%salesfrom20%customers80%profitfrom20%productline80%problemsfrom20%employeesDouglas,MerrillE.andDonnaDouglas.《ManageYourTime,ManageYourWork,ManageYourself》1989,NY:AMS80%pronecallscomefrom20%callers80%mealsorderedinarestaurantcomefrom20%itemsonmenu80%ofallTVviewingisspentwatching20%shows.LeBoeuf,Michael.《WorkingSmart》80%dirtison20%floorareasthatishighlyused80%interruptionscausedby20%interrupters.(2)WilliamE.MooreCaseMoore于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时月薪是160美元，但满怀雄心壮志的Moore仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当他逐渐对工作得心应手后，他立刻拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，他把其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余的20%的客户。80/20法则成了Moore的秘方，第一年他就实现了月薪1000美元的目标，第二年轻易超越了这个目标，而成为美国西海岸著名油漆制造商，成了（Kelly-MoorePaintCompany）的董事长。★集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在对成功无益的事情上。（记住：这不是让你唯利是图，而是让你在做事时想着它和你的理念有多大关联）（3）A/B/C/系统ABC：A-Vital,mustbedone;B-Important,shouldbedone;C-Trivial,nicebedone.在决定时可以问自己下面的问题：-不完成有什么后果？-如每天只能做几个做哪几个？-哪些是和目标直接相关的？-哪些是高回报的？（不仅仅指眼前）-哪些活动直接支持我扮演的角色？（雇员，丈夫，父亲，孩子，）（二）工具1．每月月历（1）会议与约会在具体的某天在特殊性的时间你必须亲自出席（2）值得纪念的特殊事件2．“本月的任务”在本月前就已计划好的要发生在本月，但具体时间未定的活动3．“任务”今天要做的事情：工作时间的活动工作时间之外的活动在每周将“本月的任务”移转到本周具体的某天在下班之前计划好明天要做的“任务”4．“优先级”划分A：今天必须做的事情B：今天应该做的事情C：今天可以做的事情5．每日计划将“会议与约会”及“任务”按时间排好6．关于“承诺”别人对你的承诺：记录别人对你的承诺-记在“每日计划上若该承诺不发生在本月，记在“未来任务”上设立记录承诺的专页，记在该页上你对别人的承诺：记录你对别