第二章会议策划与准备

第二章会议的策划与准备好的开始是成功的一半你会开会吗？——只有你重视了会议，你才能有一个高效的会议A公司总经理让新来不久的秘书小白安排一次部门经理会议，讨论一下公司新的营销方案，要求各部门正副经理参加，各部门事先要做好相关的准备，以多媒体的形式介绍本部门的创意和想法。小白欣然接受任务，她把会议时间安排在周一上午8点半，地点在公司小会议室，并很快在公司网络办公平台上发出了通知。总经理看到通知，立即把小白叫到办公室，问她：“小白，你怎么回事？安排时间、地点为什么不征求我的意见？为什么自己就把通知发了？公司小会议室能坐得下二三十个人吗？你难道不知道小会议室没有投影设备？”一连串的问题把小白问懵了，不是总经理让她安排会议的吗？回到办公室小白情绪低沉，办公室主任陈大姐过来安慰她。问明情况后陈大姐告诉她，安排一次会议可不是件简单的事情，会前有很多准备工作，要把会议的程序、议题、人员、场所以及其他一些细节认真地进行安排，安排好了以后还应写成会议方案，以领导审阅通过后，才能进行具体的准备工作。有人觉得小白有些冤枉，就为这点小事挨了总经理的批，你认为呢？你认为会议应该有哪些准备工作？案例中小白的问题出在哪里，你认为应如何避免？小白的问题出在哪里?会前的准备工作有哪些、应该怎么做？（请讨论并发言）会议策划与准备：会议计划、会议方案会议机构与会务人员会议预算会议选址与会场布置会议文件一、会议计划---会议的总体构思和基本程序会议的目的、召开的必要性、可行性；会议的日期、时间、地点；经费预算，经费来源、主要开支；与会者身份、人数；会议通知和请柬；会场的选择和布置；会场各种配套设施；安全措施；会议形式；信息发布方式；会议组织者分工与各自的职责任务；会议相关文件的起草、审定、印刷。会议准备工作还包括:查阅与本次会议有关的资料；估计各方观点、利益点；明确会议议题、议程及要点；制定详细的日程安排；成立筹备组（大中型会议）和会务组（小型会议）；预备会议，将任务落实到人；预估可能发生的意外情况，准备应对措施；与相关部门、人员沟通，征求意见建议相关信息咨询，如车辆、住宿、会场、饮食同类会议的组织方法及经验教训甘特表：将实际进展与计划要求进行对比会议筹备工作进度甘特表第13周第14周第15周第16周第17周第18周周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四周二周四制定计划成立会议筹备组联系代表联系会场会场设计准备文件材料印刷会场布置迎接代表会议召开善后工作内容时间会议方案----会议计划的具体体现内容:会议概述会议主题会议形式会议日程安排会议经费来源及预算会议的准备工作其他需要说明的事项2008杭州·日本商机研讨会会议方案一、会议名称：“了解日本市场、拓展日本市场”——2008杭州·日本商机研讨会。二、会议时间：2008年10月25日下午（14:30—17:10），会期半天。三、会议地点：杭州天元大厦五楼弈乐厅。（杭州市江干区钱潮路2号，联系电话：88111111）四、组织机构：主办单位：杭州市经济委员会、协办单位：日本贸易振兴机构五、会议目的：进一步贯彻落实市委、市政府“走出去”战略，深化招商引资“重攻日韩”策略，加深对日本的投资环境、产业现状、市场特点、政策法律等内容的了解，加快我市企业与日本各行业的企业的交流与合作，通过对口信息交流，探索技术引进、项目合作、互利共赢的机会。六、参会人员七、会议议程：杭州市人才办副主任致辞并代表356工程赴日韩考察团介绍代表团及在日期间有关情况（2：30-2：45）；日本贸易振兴机构副所长致辞（2：45—2：55）；杭州市经委领导介绍杭州产业经济情况（2：55—3：05）；……（3：05—3：35）；亚可亚咨询(上海)有限公司高田腾董事长介绍……（3：35——4：20）；……（4：20—5：00）；参会双方进行互动交流（5：00—5：10）招待晚宴（5：30—）杭州市经济委员会****办公室2008年**月**日会议议程、会议日程和会议程序会议议程：会议顺序的总体安排。先紧要后轻次；标示时间。会议日程：会议每天活动的具体安排。（一天以上的会议）会议程序：具体一次会议的详细步骤。第十一届全国人民代表大会第一次会议议程（2008年3月4日第十一届全国人民代表大会第一次会议预备会议通过）一、听取和审议国务院总理温家宝关于政府工作的报告二、审查和批准2007年国民经济和社会发展计划执行情况与2008年国民经济和社会发展计划草案的报告批准2008年国民经济和社会发展计划三、审查和批准2007年中央和地方预算执行情况与2008年中央和地方预算草案的报告批准2008年中央预算四、听取和审议全国人民代表大会常务委员会委员长吴邦国关于全国人民代表大会常务委员会工作的报告五、听取和审议最高人民法院院长肖扬关于最高人民法院工作的报告六、听取和审议最高人民检察院检察长贾春旺关于最高人民检察院工作的报告七、审议国务院机构改革方案八、选举第十一届全国人民代表大会常务委员会委员长、副委员长、秘书长、委员九、选举中华人民共和国主席、副主席十、决定国务院总理的人选十一、决定国务院副总理、国务委员、各部部长、各委员会主任、中国人民银行行长、审计长、秘书长的人选十二、选举中华人民共和国中央军事委员会主席十三、决定中华人民共和国中央军事委员会副主席、委员的人选十四、选举最高人民法院院长十五、选举最高人民检察院检察长十六、决定第十一届全国人民代表大会各专门委员会的设立及其组成人员的人选材料组技术组后勤组保卫组宣传组组织组秘书组会议机构二、会议机构的组成及人员的选择常见的会议机构：秘书组：会议文字工作及领导交办的各种任务；材料组：会议材料的印刷、发放、回收、整理、汇集及归档等工作；组织组：会议代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议议程的控制；技术组：设备安装、调试、维护；宣传组：对外联络沟通、宣传报道，会议摄影、录音、录像；后勤组：后勤保障，食宿、交通、娱乐、生活用品的供应、证件的准备及制作、车船机票的预订工作；保卫组：会议安全和保密工作。三、会议预算原则：节约、精简、实用、周到会议开支项目：交通费用会场费用住宿费用餐饮费用游览费用宣传交际费各种耗材费会议纪念品工作人员劳务费各种临时费用会议预算的基本格式：1、会议的基本信息2、会议的主要经费开支项目3、每个项目的经费4、预备金四、会议选址和布置会议场所的选择大小适中设备齐全保密型好安全性强避免干扰经济实用符合规定不同会议场所的特点比较：上级的办公室优点：参考资料在手边；上级的权威性得到加强。缺点：可能会有电话干扰，或者有人打扰。下属的办公室优点：可能提高下属的地位和士气。缺点：如果工作处狭小，可能会使双方感到不适单位会议室优点：避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。缺点：外人可能同与会者接触而打扰会议。会议中心优点：具有开大会的设备；需要时能够提供技术支持和安全保卫。缺点：可能缺少非正式的小规模聚会的机会。会场布置----大会主席台座次排列根据中国人的传统习惯，一般遵循“左为上，中为上，前为上”的原则。单排排列方法是：当领导同志人数为奇数时，1号首长居中，2号首长排在1号的左边，3号首长排在右边，其他按一左一右依次排列。当领导同志人数为偶数时，现有两种排法：A.1号、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的左边，2号首长排右边，其他仍按一左一右依次排列。B.1号、2号首长同时居中，2号首长依然在1号首长的左边，其他仍按一左一右依次排列。会场布置----小会场座次安排圆桌型会议桌：与会者地位平等，利于灵活自由地交流。主席可以坐在任何的位置。长方形会议桌：适用于内部会议或者双边谈判的现场。进行内部会议时，职务最高的人应该位于短矩形边的一侧，且应面门而坐。进行双边谈判时，双方可分别坐于桌子长边的两侧。各方职位最高者应在己方居中的位置。椭圆形会议桌：适用于内部会议，职务最高的人位于椭圆形会议桌的一头。正方形会议桌：封闭的u型，使对面的与会者能有更多的倾向性交流。同领导和来宾召开座谈会，一般在小型会议室，会议桌是长条形或椭圆形，主方和客方相向而坐。如会谈桌一侧朝向正门，则主方坐背门一侧，客方坐面向门一侧，即远离门口一方为上。A为上级领导或外宾席，B为主方席；当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方译员。如会谈桌一端朝向正门，即纵向摆放，则以面向门方向为准，左侧为客方，右侧为主方。沙发室坐席的排列，主方与客方分坐左右两侧，客方坐在左侧，主方坐在右侧。如果是接待外宾，则客方坐在右侧，主方坐在左侧。如需译员、记录，则分别安排在主宾和主人的身后。注：A为主方席，B为客方席。注：A为上级领导或来宾席，B为主方席。会场布置座位标识：座位号标识、团组标识、席卡、桌次、指示牌、座次图会场装饰：会标、会徽、标语、花卉、灯光视听设备：五、会议文件的准备会议通知开幕词、闭幕词讲话稿其他会议文件会议通知会议通知内容：时间、地点、主题参会人员。会议通知的写作格式1、标题（发文机关）+事由+文种2、主送机关名称会议通知的正文，开头是受文单位3、正文前言：开会目的主体：具体事项结尾：提出要求在单位内部，经常使用简单式的会议通知。会议通知致：各部门经理、营销部主任发自：董事会高级秘书通知：定于5月11日（星期一）上午8：00~12：00在公司会议室召开销售工作会议，总结今年第一季度公司销售情况，布置第二季度销售工作。如您不能出席，请派一名副手参加。2009年5月8日重要会议、或对于上级单位或领导人要另发“请柬”或“邀请函”发布会议通知注意事项：应提前一段时间发会议通知，以便与会者做好各项准备工作。重要会议、或对于上级单位或领导人要另发“请柬”或“邀请函”。发出会议通知或邀请的多种方式：直接发布公告性通知、文件邀请、电话邀请、电子邮件、委托人通知等。开幕词说明会议的指导思想、宗旨、重要意义、提出开好会议的中心任务和要求。由标题、称谓、正文三部分组成标题（**会议开幕词）或（**领导在**会议上的开幕词）或（**领导在**会议开幕式上的讲话称谓：开头：问候语之后宣布大会开幕。主体：会议策筹备和出席会议情况；会议召开的背景及意义；会议的性质、目的及主要任务；会议的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响，等等。结尾：祝大会圆满成功。在中国教育学会2010年度工作会议上的开幕词中国教育学会会长顾明远（2010年3月28日）尊敬的小娅副部长、尊敬的各位领导、各位代表：中国教育学会一年一度的工作会议今天在这里召开了。感谢陈小娅副部长来参加我们的会议，并要给会议作报告，传达教育部今年的工作部署和精神。这次会议适逢《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（征求意见稿）公布征求意见的时候。我想经过一个月的征求意见以后会很快公布实施。毫无疑问，我会今年的工作就是要集中在学习《纲要》、宣传《纲要》、实施《纲要》上。为了学习《纲要》，我先讲一点体会。《纲要》是在中央直接领导下，征集了全国各界人士的意见，历经一年半的时间制定出来的。在制定《纲要》之前，由发改委、教育部、财政部、科技部、人力资源和社会保障部等14个部委、几十所高等学校和六大教育学会组成了十一个调研小组，对教育领域的问题进行全面、广泛而深入的调研；《纲要》工作小组委托……进行调研；国务院领导小组刘延东同志召开了多次有百名各界人士参加的专家咨询委员会议，听取各方面的意见；……今年1月，温家宝总理又亲自召开了五次座谈会，听取各种意见和建议；并到学校第一线视察、听课，多次发表重要讲话和指示，为《纲要》的制定指明了方向。这次《纲要》……体现了问计于民、科学决策的过程。……是集体智慧的结晶。这次《纲要》对我国今后10年教育改革和发展进行了整体设计，提出了20个字的战略方针：优先发展、育人为本、改革创新、促进公平、提高质量。…………首先，要解放思想。……第二，要改革创新。……第三，要勇于试验。……中国教育学会拥有50多个分支机构和专业会