第三章会中组织与服务

第三章会中组织与服务----直接决定会议成功的中坚环节会议接待会议现场服务与管理会议参观和联谊服务如何进行接待？会议接待包括哪些方面？由谁来接待？接待人员是否是团队？团队如何构成、有无分工？如何实施？在具体的接待环节中有哪些注意事项？一、会议接待接送大堂接待、签到、分发材料安排食宿探访赠送纪念品会议接待的主要内容准备工作接待参会人员参会人员返程善后工作会议接待的准备工作了解客人基本情况：姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等拟定接待方案：确定接待规格与标准、食宿、接待人员等报审方案下单：用车、食宿；条幅、指示牌等；照相、录像相关；新闻媒体；欢迎词、祝酒词预告：参与接待的领导及有关人员，做好准备预订返程机票、车票准备工作接待参会人员参会人员返程善后工作如何进行接待？会议接待包括哪些方面？由谁来接待？接待人员是否是团队？团队如何构成、有无分工？如何实施？在具体的接待环节中有哪些注意事项？后勤组接待组宣传组财务组文秘组会务组会议接待团队构成负责总的统筹、协调和联络工作按时安排迎客车辆，预先为参会人员准备好客房及膳食、提供票务预订服务布置接待环境，迎来送往撰写欢迎词、祝酒词等文稿；会议结束整理文件收取、清退参会人员参会费用，开据发票、清帐结算安排条幅、路标，纪念品的派送、及宣传材料的准备如何进行接待？会议接待包括哪些方面？由谁来接待？接待人员是否是团队？团队如何构成、有无分工？如何实施？在具体的接待环节中有哪些注意事项？接待方针：热情诚恳、细致周到、照章办事、讲究礼仪规格的确定接站陪同乘车食宿安排特殊人员的接待接待中的注意事项接站树立、悬挂接待标志热情介绍，主动握手掌握抵达情况与总指挥部或者会议接待负责人保持信息畅通握手的礼节握手的顺序：主人、长辈、上司、女士主动伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。握手的方法：标准方式：行至距握手对象1米处，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握，握手时用力适度，上下稍晃动3、4次，随即松开手，恢复原状。与人握手，神态要专注、热情、友好、自然，面含笑容，目视对方双眼，同时向对方问候。时间一般以1~3秒为宜。如果是双手握手，应等双方右手握住后，再将左手搭在对方的右手上，这也是经常用的握手礼节，以表示更加亲切，更加尊重对方。年轻者、职务低者被介绍给年长者、职务高者时，应根据年长者、职务高者的反应行事，即当年长者、职务高者用点头致意代替握手时，年轻者、职务低者也应随之点头致意。和年轻女性或异国女性握手，一般男士不要先伸手。握手时，年轻者对年长者、职务低者对职务高者都应稍稍欠身相握。有时为表示特别尊敬，可用双手迎握。男士与女士握手时，一般只宜轻轻握女士手指部位。男士握手时应脱帽，切忌戴手套握手。接待来访客人时，主人先伸手以示欢迎；送别客人时，客人先伸手，表示对主人的感谢，并让主人留步。陪同乘车礼仪小轿车：右为上、后为上有司机驾驶时，小轿车的座位以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。面包车及旅行车：司机座后第一排即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。214365食宿安排----回避禁忌少数民族来宾回族、满族（忌狗肉）、壮族（不爱吃胡萝卜、西红柿、芹菜）、维吾尔族（忌猪驴狗肉）等港、澳、台来宾喜欢讨口彩，讨厌不吉利的话。茉莉、梅花不宜送与商人国外来宾日本：忌荷花图案，忌9、4。忌用把筷子垂直插在米饭中。韩国：忌4，军队、医院等不用4编号。欧洲国家：大都忌13，忌孔雀和大象图案，忌菊花。特殊人员的接待贵宾接待：安排专人接待组织欢迎队伍安排献花贵宾室的管理与服务准备新闻采访赠送礼品特殊人员的接待陪同人员的接待1、确定陪同人员的收费标准2、陪同人员的登记3、为陪同人员安排特别的活动特殊人员的接待媒体记者的接待1、接待媒体记者的程序2、对媒体记者的采访活动实施管理：明确采访要求；限定采访区域；限定采访时间；安排好会议间歇期间的采访；落实记者安检工作。3、接待媒体记者的注意事项：会议信息的保密程度；正确对待负面报道二、会议现场服务与管理1、组织会议签到2、发放会议文件3、引导参会人员入座4、安排开幕式5、安排会议发言6、组织分组讨论7、做好会议记录8、内外联络服务9、安排闭幕式10、会场服务1、组织会议签到会议现场签到1、簿式签到2、证卡签到3、会议工作人员代为签到4、座次表签到方法5、电脑签到簿式签到在签到簿上签名签到簿上的内容一般有姓名、所代表的单位等利于保存，便于查找适用于参会人数少的小型会议证卡签到与会人员将事先发放的签到证(卡)交至签到处签证卡上有参会人员姓名、会议的名称、日期、座次号、编号等内容能避免临开会签到时的拥挤；但不便于保存查找适用于大中型会议会议工作人员代为签到会议工作人员在事先制定好的参会人员花名册（或签到表）上用规定记号标出到会人员、缺席人员和请假人员。简便易行，但要求会议工作人员必须认识绝大部分与会人员适用于小型会议和常规会议座次表签到座次表：事先印好的标有与会人员姓名和座位号码的座次表参会人员在座次表上消号，标志出席签到便于与会者在签到时确认自己座位的排数和座号，起到引导的效果电脑签到刷卡签到快速、准确、简便适用于大型重要会议2、发放会议文件（有日程、文件、参会须知、论文集、礼品和资料包等）会前发放：签到时发放、会场入口处发放、会前会议桌摆放会中发放：会中讨论、交流产生的文件，或者机密文件；由会议工作人员分头发放并且回收凭票自由领取：会议期间凭票领取3、引导参会人员入座方便与会者、维持会场秩序、保证会议效果尤其适用于大型会议、及引导重要来宾入席辅助措施：座次表、指示标记、在签到证（出席证）上注明座次号码开幕式的形式：有致辞为主；文艺晚会为主两种，一般会议多为兼而有之。开幕式的时间：会议正式开始前一晚；或者会议正式开始第一天上午。开幕式的地点：取决于参加开幕式的人数。开幕式的程序：主持：主办方领导；联合主办的会议可以共同主持的形式（各方主持人身份大体相当）剪彩：主办单位出席开幕式的最高领导、主办单位的上级领导、协办单位的领导共同剪彩。4、安排开幕式中国国际酒业及技术博览会开幕式程序8：00大会工作人员、保卫人员就位，进行各项准备、检查工作；各展台参展人员入场8：30礼仪服务人员到位；准备工作到位8：45-9：20领导、贵宾及媒体记者入场、签到9：20-9：30引导参加开幕式的领导、贵宾步入主席台9：30-9：35主持人宣布开幕式开始，介绍与会领导、贵宾、媒体9：35-9：40中国酿酒工业协会理事长致开幕词9：40-9：45海外代表祝辞9：45-9：47政府领导宣布“2007中国国际酒业及技术博览会开幕”9：47-9：50开幕剪彩9：50-9：55展会正式开始，引导出席开幕式的领导、贵宾、媒体等步入展馆9：55开幕式结束，观众入场，展览正式开始5、安排会议发言1．注意地区的平衡听到不同地区的与会人员的发言，了解到全面的情况2．注意高层领导与基层领导的平衡3．注意主题平衡适当分开，避免会议让人感到单调、乏味；但如有实际需要，例如为了加强某种声势，反映某种呼声，仍可把同一个方面的会议发言作集中安排。6、组织分组讨论把与会人员进行编组的基本方法有两种：一是按地区进行编组；二是按专业进行编组。各组应事先指定召集人和记录员。做好会议记录会议记录的要求：如实记录归纳总结内容完整会议纪录的基本结构：标题基本情况主体部分摘要记录有重点地、扼要地记录会议讲话、发言要点，以及决议详细记录尽可能记下每个人发言的原话，最好还能记下发言时的动作表情及与会者的反应。可用录音等手段做辅助。中海股份有限公司董事会例会纪录会议时间：2003年4月14日上午10：00会议地点：北京海淀高科大厦本公司总部会议室会议主持：高杰（董事长）出席人员：高杰（董事长）、刘明（副董事长）、欧阳军（财务主管）……缺席人员：无会议纪录：白丽婷1、秘书白丽婷宣读了**年**月**日会议纪录，并在宣读后获得通过。2、财务主管欧阳军提出财务报告…………会议于上午11：50结束。记录人：白丽婷（签字）主持人：高杰（签字）8、内外联络工作会议进行中，需要会务工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等信息。不是特别紧急的电话，一般先不传呼，应记下相关内容，等待会议中间休息或会议结束后再交给当事人；只有十分紧急的电话，会务工作人员才用纸条通知当事人接听。对会议进行过程中的来访者，如有急事，会务工作人员可请来人稍候，然后用递纸条的方式，告诉当事人自己来处理。在内外联系、传递信息中，会务工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。9、安排闭幕式总结会议感谢相关单位和人员宣布评奖结果上、下届会议的交接仪式10、会场服务A.摄影摄像服务：拍摄空镜头。全景拍摄签到台、宴会厅、贵宾厅、会场等；细节拍摄会场装饰物，如演讲台、奖杯特写等。拍摄签到台。全景拍摄来宾的签到过程，尤其是领导和贵宾到场，主办方迎接、握手，及领导和贵宾签字等场景。拍摄贵宾厅。中景拍摄领导、贵宾交谈场面，一般结合背景的陈设，交代会议场所。拍摄茶歇。即与会者随意交谈的场面。拍摄领导和贵宾发言。以特写抓拍发言人的表情。拍摄宴会。拍摄领导、贵宾致辞、敬酒、演出和参会人员互动等镜头。拍摄合影。A.摄影摄像服务B.计算机速记服务C.外语翻译服务D.视听设备及其他硬件服务音响系统、投影仪、灯光、录像、网络插口、打印复印机、传真机等。会场服务三、会议参观和联谊服务A.会议参观、游览服务某组织的办公环境、教育与培训设施、企业的生产环境、生产设备与工艺流程、新技术的应用和开发、医疗、卫生、娱乐等基础设施、某工程项目的开工进展情况等。只要跟议题有关，且不涉及商业秘密都可以安排参观。应注意问题：预计好资金；根据与会者年龄、经济条件和偏好等设计好方案；维持游览秩序；准备应急药箱等应对特殊和突发情况。B.会议期间的联谊和休闲服务会议宴会：正式宴会、酒会、茶会安排观看节目表演购物咨询与服务其他联谊和休闲活动：联欢晚会、舞会、野餐、钓鱼、温泉浴、登山、保龄球、篮球、网球等活动