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安泰食品食品有限公司程序文件页码：1目录序号文件编号文件名称版本页码1AT-QP-02-01-2005文件控制程序A22AT-QP-02-02-2005记录控制程序A63AT-QP-02-03-2005管理评审控制程序A84AT-QP-02-04-2005人力资源控制程序A115AT-QP-02-05-2005基础设施控制程序A146AT-QP-02-06-2005与客户有关过程控制程序A177AT-QP-02-07-2005采购控制程序A218AT-QP-02-08-2005生产过程控制程序A259AT-QP-02-09-2005监视和测量装置控制程序A2910AT-QP-02-10-2005客户满意监测控制程序A3211AT-QP-02-11-2005内部审核控制程序A3412AT-QP-02-12-2005产品的监视和测量控制程序A3813AT-QP-02-13-2005不合格品和潜在不安全品控制程序A4114AT-QP-02-14-2005纠正和预防措施控制程序A4315AT-QP-02-15-2005突发事件准备和响应控制程序A4616AT-QP-02-16-2005食品安全验证控制程序A5017AT-QP-02-17-2005产品识别和标识控制程序A5318AT-QP-02-18-2005产品召回控制程序A56AT-QP-02-01-2005文件控制程序A文件控制程序1.目的质量、食品安全管理体系运行有关的文件对与进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2.适用范围适用于组成公司质量、食品安全管理体系的文件。3.职责3.1总经理负责公司质量、食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。3.2管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件。3.3各职能部门负责本部门工作范围内与质量、食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。3.4HACCP小组是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。4.定义受控文件：是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。5.工作程序5.1文件分类、编号和版本标识5.1.1质量、食品安全管理体系由管理手册（包含了质量、食品安全管理体系方针、目标的附录）、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：管理手册：AT-QA-2005程序文件：公司代码/代号/级别/顺序号-发布年号/版本号程序文件的公司代码为AT，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP体表食品安全管理体系要求的程序文件。AT-QP-02-01-2005文件控制程序A如QP/01-2005（XXX01号程序文件，2005年发布）工作文件：公司代码-部门简称/类别顺序号-发布年号外来文件：公司代码/顺序号原编号如AT-01-ISO9001：2000（AT第01号外来文件，ISO9001：2000，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。）表格（记录格式）：级别号/顺序号当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。f)记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。5.2文件受控状态5.2.1公司内部使用的质量、食品安全管理体系文件均为受控文件。5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。5.2.3公司外部使用的质量、食品安全管理体系文件均不为受控文件。5.3文件编制、审核、批准5.3.1方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。5.3.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。5.3.6文件编制、审核、批准时，各责任人应填写《文件生命历程表》。5.3.7管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用小三号字体，二级标题用四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用四号，行距固定为22。其他未详细规定事项套用本文件格式。5.4文件的发放、保存和管理5.4.1质量、食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由HACCP小组保存并不得外借。以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的AT-QP-02-01-2005文件控制程序A使用处有相应的文件。由公司文件管理员统一复制质量、食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。文件发放应包括其引用的表格(记录格式)。5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。5.4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际。5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方(现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件可置于HACCP小组)，以防文件损坏。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。应确保文件清晰，易于识别和检索。5.4.5HACCP小组定期对各部门文件保管情况进行检查。在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，HACCP小组做好相应发放签收记录。5.5文件的更改5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。5.5.2更改文件的标识：文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号。5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。5.6文件回收、作废与销毁当文件不适用或文件持有人变动时，HACCP小组应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明。回收的文件，需要作废的，由HACCP小AT-QP-02-01-2005文件控制程序A组填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁。若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。5.7外来文件5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司HACCP小组组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收登记表》。外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”。5.7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量、食品安全管理体系有关，若有关，转交公司HACCP小组，执行5.7.1。5.7.3HACCP小组和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新《受控文件清单》。5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。5.8文件的使用和评审文件是活动的依据，应得到完全执行。文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量、食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。5.9记录的管理记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。6．相关文件记录控制程序7．相关记录受控文件清单文件发放/回收登记表文件更改申请表文件销毁登记文件借阅登记表AT-QP-02-02-2005记录控制程序A记录控制程序1.目的对质量、食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量、食品安全管理体系有效运行的证据。2.适用范围适用于与质量、食品安全管理体系所有相关的记录。3.职责3.1管理者代表:负责组织所有质量、食品安全管理体系管理工作。3.2各部门：负责本部门质量、食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的质量、食品安全管理体系。3.3HACCP小组：负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。4.定义记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。5.工作流程5.1各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。5.2记录的格式和标识：5.2.1必要时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。5.2.2管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。5.2.3记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。5.2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。5.3记录的填写5.3.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意AT-QP-02-02-2005记录控制程序A涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。5.3.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。5.3.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。5.3.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。5.3.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。5.4记录的管理和跟进5.4.1HACCP小组编制公司《食品质量安全管理体系清单》，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。5.4.2在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。HACCP小组至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存，5.4.3HACCP小组应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。5.4.4超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。5.4.5记录是一种特殊的文件，应遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。记录无发放要求。5.4.6记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。5.4.7当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。6．相关文件文件控制程序7．相关记录食品质量管理体系记录清单AT-QP-02-03-200