搜索
采购管理——采购手册第一章采购手册的编订目的为了使公司有关采购事务均能遵循制度办理,便于最适当时间,在可能范围内以最低价格,向最适当的供应商,购买品质最佳,数量最恰当的原料,辅料,商品或服务,特制订本手册.第二章采购的定义企业根据需求提出采购计划,审核计划,选好供应商,经过商务谈判确定价格,交货及相关条件,最终签订合同并按要求收货付款的过程.第三章适用范围1.原料:是指直接使用于生产之原材料,是构成产品最主要的成分.通常,原料是在产品的制造成本中,所占比例最高的项目.2.辅料:在产品的制造过程中,除了原材料之外所耗用的材料均属之.(1)油漆:(2)胶粘剂(3)包装:纸箱,热收缩膜,PE缠绕膜,PE珍珠棉,防潮膜,机用打包带,透明胶带,钢卷带,打包扣,托盘3.燃料:煤4.其它:(1)砂带(2)刀具第四章采购政策一.采购政策1.本公司物料供应采用集中采购制度.2.本公司物料采购计划系根据物料需求计划而拟订.3.本公司对储备物料采用预购备用方式采购,对非储备物料采用现用现购方式采购.4.本公司采购人员应采取客观公正之态度并保持价值观念从事业务.5.本公司采购得经由供应商或制造商以询价,比价,议价方式办理.6.每一购案之供应商或制造商,除因采购金额微小或因事实上不可能外,应以指定两家或两家以上询价为原则.7.本公司采购在必要时以订立长期合约或短期采购合约方式办理.是否以订约为宜,及订约有效期限之长短,应以与本公司最有利之因素考虑.8.本公司对物料采购应加强计划与预算之功能,以增进效率,降低成本.9.本公司对物料采购应实施市场调查工作,建立有关资料,作为选择供应商之依据.10.本公司对物料采购工作之进行,应实施独立之追踪制度,以增进工作效能.11.本公司对物料采购过程应保持完整之记录,以供充分参考运用.二.采购政策之评估与修订采购政策之评估作业,应先依据公司现行的采购政策,对各采购项目的供应来源展开研究,并列出其优,缺点;其次再以采购项目为主,针对每一个项目的采购政策,予以检讨修正,进而消除现有政策对采购项目所既存的缺点.在检讨修正采购政策时,同时应以业种别,厂商别及零件别为基准,进行检讨其影响购入成本的变动因素,例如:目前及日后的经济动向市场变化等因素,加以思考分析,才决定是独家采购,还是多家分散采购或一般性订购方式,以使购买政策具有高度弹性.在评估采购政策时,可使用下列检核项目,进行检讨:1.采购政策是否具有可配合市场,经济动向或其交易内容变异之弹性?2.中,长期或年度的采购执行方式是否明确?3.在执行订货前,是否已检讨集中及分散采购等方法的优缺点?4.交易形态能否适切的运用,以降低采购成本?5.改变订货量对于采购成本会有影响吗?6.是否对供应商进行评鉴?7.是否依供应商评鉴结果进行订货?8.是否积极的辅导或培育协力厂?9.对协力厂的辅导成果是否反映在采购成本上?第五章采购制度采购制度采购制度系指企业对采购工作之管理.依据企业的规模,地理条件,产品种类等采取中央集权方式的集中制,或是地方分权方式的分散制,或是兼分权与集权的混合方式的混合制.一.集中制将采购工作集中一个部门办理,做到极点时,总公司各部门,分公司及各工厂均无采购权责.(一)优点1.集中采购可使数量增加,提高对卖方的谈判力量,较易获得价格折让与良好服务.2.只有一个采购部门,因此采购方针与作业规则,比较容易统一实施.3.采购功能集中,减少人力浪费;便利人才培养与训练;推行分工专业性,使采购作业成本降低,效率提升.4.建立各部门共同物料的标准规格,可以简化种类,互通有无,亦可节省检验工作时间.5.可以统筹规划供需数量,避免各自为政,产生过多存货,各部门过剩物资,亦可相互转用.(二)缺点1.采购流程过长,延误时效;零星,地域性及紧急采购状况难以适应.2.非共同性物料集中采购,并无数量折扣利益.3.采购与使用单位分离,采购绩效较差.例如规格确认,物品转运等费事耗时.(三)使用状况1.企业产销规模不大,采购量值小,全公司只要一个采购单位来办理,即可充分满足各部门对物品或劳务的需求.2.企业各部门及工厂集中一处,采购工作并无因地制宜之必要.或部门与需用部门虽非同处一地,但因距离亦非遥远,通信工具相当便捷,采购工作集中由一单位办理,尚不至于影响需求时效.3.企业虽有数个生产机构,但是产品种类大同小异,集中采购可以达到以量制价的效果.二.分散制将采购工作分散给各需用部门分别办理.此一种制度通常使用于企业规模较大,工厂分散与较广区域的企业.此类企业,若采用集中制,则容易产生采购上的迟延,且不易应付紧急需要,而购用部门的联系相当困难,采购作业与单据流程显得漫长复杂.除了前述地理因素造成采用分散制的理由外,若散布各地的工厂,在生产设备,贮藏设备,社区的经济责任等,具有独特的差异性时,亦以采用分散制较为适宜.三.混合制兼取集中,分散制优点而成.凡属共同性物料,采购金额较大者,或进口品等,均集中由总公司采购部办理;小额,因地制宜,临时性的采购,则授权分公司或各厂执行.第六章采购授权采购授权为了圆满执行工作并达到目标,采购部门应有下列四种决策权:1.供应商之选择.2.交易价格及条件之决定.3.采购规范之确认.4.与潜在供应商之接触联系.再就采购部门而言,为实施分层负责,提高工作效率,通常会实施下列两种授权措施:内部授权采购主管秉承上级主管或公司制度,在一定金额内有决定采购之权.超过此一权限,仍需呈请上级主管核定.外部授权除了采用混合式采购制度之外部授权状况外,尚有对于执行专案计划人员之授权(不受公司原有采购制度之约束)或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当,之授权.金额较大之外部授权,采购部门应保留查核之权,以免发生流弊.第七章作业流程作业流程凡企业规模愈大,采购金额偏高者,对程序的设计愈为重视.兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点,列述如下:1.先后顺序及时效控制即应注意其流畅性与一致性,并考虑作业流程所需要时限.譬如,避免同一主管对同一采购案件,做数次的签核;避免同一采购案件,在不同部门有不同的作业方式;避免一个采购案件会签部门太多,影响作业时效.2.关键点之设置即为便于控制,使各项在处理中的采购作业,在各阶段均能追踪管制.3.划分权责或任务即各项作业手续及查核责任,应有明确权责规定及查核办法.譬如,请购,采购,验收,付款等权责均予区分.4.作业过程中发生摩擦,重复与混乱即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则.5.繁简或被重视的程度,应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应即凡涉及数量较大,价值较高,或易发生舞弊之作业,应有较严密之处理监督.反之,则可略予放宽,以求提高工作效率.6.程序应合时宜即应注意程序的及时改进.早期设计的处理程序或流程,经过若干时日后,应加以检讨,不断改进,以因应组织的变更,或作业上的实际需要.由上述采购作业流程设计应注意的各项要点,可以了解采购流程对采购作业的影响及重要性.采购作业基本步骤如下:1.需求即在采购之前,应先确定买哪些物料?买多少?何时买?由谁决定等?2.需求说明即确认需求之后,对需求的细节如品质,包装,售后服务,运输及检验方式等,均须加以明确说明,以便来源选择及价格谈判等作业,能顺利进行.3.选择可能的供应来源即就需求说明,从原有供应厂商中,选择实绩良好厂商,通知其报价.4.合宜价格的决定即决定可能的供应商后,进行价格的谈判.5.订单安排即于价格谈妥后,应办理订货签约手续.合约或订单,均属具有法律效力的书面文件,对买卖双方的要求,权利及义务,须予列明.6.订单追踪与稽核即签约订货之后,为求销售厂商之如期,如质,如量交货,应依据合约规定,督促厂商按规定交运,并予严格验收入库.7.核对发票厂商交货验收合格后,随即开具发票,要求付清货款时,对于发票的内容是否正确,应先经采购部门核对,财务部门才能办理付款.8.不符与退货处理即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者,应依据合约规定退货.并立即办理重购,予以结案.9.结案即凡验收合格付款,或验收不合格退货,均须办理结案手续,清查各项书面资料有无缺失,绩效好坏等,签报高阶层管理或权责部门核阅批示.10.纪录与档案维护即凡经结案批示后之采购,应列入档案登记编号分类,予以保管,以备参阅或事后发生问题之查考.(档案都有一定保管期限之规定).采购表单采购部门之隶属采购部门之建立采购部门之职责供应部工作职责1.审查请购单之内容,包括是否有采购之必要及请购单之规格与数量等是否恰当.2.与技术,品管等部门人员共同参与合格厂商之选择.3.执行采购功能,包括询价,比价,议价及订购.4.交货之稽催与协调.5.物料之退货与索赔.6.物料之开发及价格调查.7.采购计划与预算之编订.8.供应厂商之管理.9.采购制度,流程,表单等之设计与改善.二.供应部部长工作职责1.拟订采购部门工作方针与目标.2.负责主要原料之采购.3.编制采购计划与预算.4.签核合约与订购单.5.采购制度建立与改善.6.撰写部门月报.7.主持采购人员教育训练.8.建立与供货商的良好关系.9.督导采购部门全部业务及人员考核.10.主持或参与采购相关业务的会议,并做好部门间的协调工作.三.部门人员相关工作职责1.协助部长工作.2.请购单,验收单之登记.3.订购单与合约之缮记.4.交货记录及稽催.5.访客之安排与接待.6.采购费用之申请与报支.7.供应厂商之考核.8.电脑作业与档案管理.四.原料采购主管工作职责1.经办生产原料采购.2.查访厂商.3.与供应厂商谈判价格,付款方式,交货日期等.4.确定交货日期.5.一般索赔案件办理,处理退货事宜.6.监督和协调原材料供应厂商的质量执行.7.收集价格情报,调查市场行情.五.辅料采购主管工作职责1.经办生产辅料采购.2.查访厂商.3.与供应厂商谈判价格,付款方式,交货日期等.4.确定交货日期.5.一般索赔案件办理,处理退货事宜.6.监督和协调辅料供应厂商的质量执行.7.收集价格情报及替代品资料.第十二章采购人员之选用一.才能方面(一)成本意识与价值分析能力采购支出系构成销货成本的主要部分,因此采购人员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可大而化之.其次,必须具有成本效益观念,所谓一分钱一分货,不可花冤枉钱,买品质太好或不堪使用之物品.随时将投入成本与产出(使用状况--时效,损耗率,维修次数等)加以比较.此外,对报价单的内容,应有分析的技巧,不可以总价比较,必须在相同的基础上,逐项(包括原料,人工,制造费,税金,利润,交货时间,付款条件等)加以剖析评断.(二)预测能力在动态经济环境下,物品的采购价格与供应数量经常调整变动.采购人员应能依据各种产销资料,研判货源是否充裕;与供应商的接触,从其惜售的态度,亦能揣摩物品可能供应日绌;从物品原料价格的涨跌,亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少.总之,采购人员必扩充视闻,具备察言观色的能力,对物品将来供应的趋势能预谋对策.(三)表达能力采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通,必须能正确,清晰表达所欲采购的各种条件,例如规格,数量,价格,交货期限,付款方式等,避免语意含混,滋生误解.特别是忙碌的采购工作,必须使采购人员具备长话短说,意简言赅的表达能力,以免浪费时间.说之以理,动之以情来争取优惠的采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技巧.(四)专业知识采购人员对其经办的产品,若能了解原料来源,组合过程,基本功能,品质,用途,成本等,将有助与供应商的沟通,并避免敌暗我明吃亏上当.有了专业知识,更能主动开发新来源或替代品,有助于降低采购成本.二.品德方面(一)临财不苟得采购人员所处理的订购单与钞票并无太大差异,因此难免被惟利是图的供应商所包围.无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包),采购人员必须维持平常心,不动心,否则以牺牲公司权益,图利他人或自己,终将误人误己.重利忘义之徒,实难胜任采购职责.(二)敬业精神缺货或断料实为采购人员最大之耻辱.固然造成料品短缺之原因甚多,若采购人员不能抱持舍我其谁的态度,负责调度所需之货品或物料,则公司之损失,必将可观.