企业内部采购管理制度

企业内部采购管理制度第一章总则第一条为了规范公司的物资采购业务,制定询价、议价流程,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强公司物资采购的监督管理,特制定本制度。第二条本制度是公司物资采购管理行为的基本规范。第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购,货比三家,同等材料质优、价廉、服务好者中标。第二章采购流程第四条请购的提出1、生管部物控员依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求,每月25日前开立下月的所需物料《请购单》,包括已有销售合同订单的生产用主材、辅材、工具、设备修理配件、劳动保护用品、各种日常耗材等;2、其它各部门所需的办公物品及零星物资采购由综合办公室负责开立《请购单》;3、《请购单》应注明物料名称、规格、数量、需求日期及注意事项,经权责主管审核,并依请购核准权限送呈相关人员批准;4、《请购单》一联自存,二联送交采购部,三联交财务部;5、交期相同的同属一个供应厂商之物料,请购部门应填具在同一份《请购单》内;6、紧急请购时,请购部门应于《请购单》备注栏注明“紧急”字样。第五条请购核准权限1、生产所需原材料单笔请购金额预估在人民币10万元以下者,由生产副总核准,超过此数额的,由总经理核准;2、车间需购买的机修配件、零件,价值在1000元以下的由车间主任填写材料请购单报生管部,价值在1000-20000元的由车间主任上报生产副总签字确认后报生管部,由生管部汇总后报采购部;价值在20000元以上的由工程部统计、生产副总确认后上报总经理签字后方可送采购部。3、常用办公用品及物业所需物品请购,由办公室填报《请购单》,办公室主任批准,空调、热水器、高级家具及单件物品价格在500元以上的由总经理核准。第六条请购的撤消1、已开具《请购单》,并经核准后因各种原因需撤消请购时,由请购部门以书面方式呈原核准人,并转送采购部,必要时应先口头知会采购部。2、采购部门接获通知后,立即停止采购。3、如遇特殊情况未能及时停止采购时,采购部应商原请购部门并妥善处理善后事宜。第七条采购方式根据本公司实际情况,公司物料采购采用以下三种方式:1、集中采购公司通用性大宗物料(水泥),以集中采购较为有利,依定时或定量之计划进行采购;2、合约采购公司经常使用之物料(承、插口板、卷钢板、预应力钢丝、线材等),采购部应事先选择供应商,确定供应价格及交易条件,办理合约采购,依定时或定量之方式进行采购;3、一般采购除1、2以外之零星物料,采用随需求而采购之方式。第八条询价、议价4-11、采购部采购人员接获核准后之《请购单》,除集中采购方式外,应选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象;2、确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况,不受前条所限;3、如向特约供应商采购时,应附其报价明细表,如特约供应商有两家以上,则应向其同时索要报价明细表;4、选择询价或采购的对象,应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择;5、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时,采购人员应商请购部门确认;6、专业材料、用品或项目,采购部应会同使用部门共同询价与议价;7、询价后,如有必要,采购部应至少选择两家以上供应商进行交互议价;议价应注意品质、交期、服务兼顾。第九条议价原则遇以下状况时,采购部应及时与供应商议价:1、市场价格下跌或有下跌趋势时;2、采购频率明显增加时;3、本次采购数量大于前次时;4、本次报价偏高时;5、有同样品质、服务之供应商提供更低价格时;6、其他有利于公司条件时第十条定价核准1、采购人员询价、议价完成后,填写《采购询价、议价单》(对内使用),随附各供应商回传的《采购询价单》(对外使用),必要时附上书面说明,呈采购部经理审核;采购部经理审核时,认为需要再进一步议价时,退回采购人员重新议价,或由经理亲自与供应商议价。2、单笔采购金额在1万元以下的采购订单,价格由采购部经理核准,确定供应商;超过1万元的采购订单,其价格提交总经理核准后确定供应商。3、采用集中采购方式采购的供应商确定,必须呈送总经理核准。第十一条订购作业1、采购人员接获经核准之供应商后,应以本公司出具《购销合同》,或供货商出具《购销合同》形式向供应商订购物料,并以传真形式签字确认。2、若属一份订购单多次分批交货的情形,采购人员应于《购销合同》上明确注明。3、采购人员应控制物料订购交期,及时向供应商跟催交货进度。第十二条验收与付款1、依相关检验与入库规定进行验收工作。2、依财务管理规定,办理供应商付款工作。第三章采购物品之品质管理第十三条采购品质文件资料要求物料订购前,本公司应提供下列文件资料,或在《购销合同》、采购合约内予以明确规定:1、订购物料之规格、图纸、技术要求等。2、产品技术精度、等级要求。3、各种检验规范、标准或适用规格。4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十四条合格供应商之选择物料采购,除经总经理特准外,均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件:1、经本公司供应商调查,列入《合格供应商名录》内的供应商。2、提供的样品经本公司确认合格。3、类似物料以往采购之良好记录。第十五条品质保证之协定物料采购,应由供应商承负品质保证之责任,并在订购前明确,本公司要求供应商承诺下列品质保证:1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000等。2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。4、接受本公司必要之供应商调查。5、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。第十六条进货验收之规定供应商提供之物料,必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作,主要包括下列几项:1、品质检验品管部依进料检验规定进行抽样检验,以确定交货品质是否符合品质要求。2、处理短损根据点收、检验结果,对发生短损的,予以更正数量,必要时向供应商索赔;3、退还不合格品对检验不合格之物料,退供应商进行必要处理,由此造成的损失,向供应商进行索赔;第十七条品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下:1、处臵依据以双方事先约定之品质标准作为处臵依据,并于《购销合同》上详细说明,其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的,原则上以本公司之要求为依据。2、采购物料退货与索赔(1)拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后,通知采购部。(2)采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。(3)现货供应之退货,要求供应商更换合格之物料。(4)订制品之退货,原则上要求供应商重做或修改至合格为止。(5)确属无法修复或供应商技术能力不足时,可取消订单,另觅供应商。(6)退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。(7)双方事前没有明确订购合约时,以实际造成本公司之损失向供应商索赔。3、其它索赔规定(1)供应商原因造成之交货延迟,以实际造成本公司之损失向供应商索赔。(2)破损短少情形,由供应商补足合格物料,若由此造成本公司之损失,依实际发生状况索赔。(3)因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良,造成本公司之损失,依实际发生状况索赔。(4)其他原因导致本公司之损失,依实际损失向供应商索赔。第四章采购交期管理第十八条采购交期管理是采购的重点之一,确保交期的目的,是必要的时间,提供生产所必需的物料,以保障生产并达成合理生产成本之目标。第十九条依供应商评鉴办法进行考核,将交期的考核列为重要项目之一,以督促供应商提高交期达成率。第二十条对托收到而货未到,或货到发票未到,应及时通知经办人,尽快查实情况。第五章付款方式第二十一条付款方式1、由采购部根据《请购单》、《采购询价、议价单》、采购合同、进料验收单、《入库单》,向财务部请款。2、财务部依合同规定之给付方式,与厂商结款,特殊情况需经总经理批准。第六章采购人员工作职责第二十二条对短缺物资,采购员要征求使用单位意见,在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购员负直接责任。第二十三条采购人员必须按采购作业规范运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失均由采购人员承担经济责任。第二十四条对采购员未能及时完成采购任务时,应及早报告部门主管说明原因,提出相应意见方案,采购部应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。第二十五条物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想,尽职尽责,坚持原则,秉公办事,切实维护公司的利益,保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。第二十六条采购人员必须遵守公司规章制度,按照规定的程序和标准采购,任何人不得私自订购和盲目进货。第二十七条采购人员必须做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。第二十八条采购人员必须树立服务意识,急生产经营所急,想生产经营所想,任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。第二十九条为掌握瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,采购人员必须经常自觉学习业务知识,提高业务工作的能力,以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。第三十条售后服务:对于采购物资,采购部在签订购买合同时,要明确服务约定。1、采购物资在投用前需厂家进行现场指导的,由采购部负责联系。2、对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题,由采购部在规定时间内协调解决。第七章附则第三十一条本制度由综合办公室负责解释。第三十二条本制度自总经理办公会议通过之日起实施。