Microsoft--Office日常基本操作手册

Office办公软件系列培训手册第1页共96页MicrosoftOffice日常基本操作手册Office办公软件系列培训手册第2页共96页Office办公软件操作手册第一部分Word文字处理软件第1讲Word概述第一节MicrosoftOffice办公软件概述一．Office办公软件的功能：MicrosoftOffice是微软公司开发的办公自动化软件，可帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。Office办公软件是电脑最基础的一个软件。小到做一个通知，大到编辑出版一本书，都可以用Office办公软件来处理。二．简叙Offfice发展史及组成：Office办公软件的发展经历了Office97，Office98,Office2000,OfficeXP、2003、2007等几代，这一软件组成从功能、操作、处理及界面风格等多方面均有了明显的进步。我们今天要讲述的Office2003，功能强大，外观漂亮，而且使用方便。三．Office套装软件由7个软件组成：MicrosoftWord2003（文字处理应用软件）、MicrosoftExcel2003（电子表格应用软件）、MicrosoftOutlook2003（邮件及信息管理软件）、MicrosoftPowerPoint2003(幻灯片演示软件)、MicrosoftAccess2003（数据库应用软件）、MicrosoftFrontPage2002（网站管理应用软件）、MicrosoftSharepointTeamServices（群组作业网站）。第二节Word概述一．启动Word及界面认识(1)启动WordOffice办公软件系列培训手册第3页共96页快捷方式：双击桌面上的word快捷方式图标(注意，如果桌面上没有，可以从“程序中”用右键创建快捷方式。)常规方法：就是在Windows下运行一个应用程序的操作。从“开始菜单“启动(2)界面认识当Word启动后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为“文档1”的新文档。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。Office办公软件系列培训手册第4页共96页1)标题栏：窗口最上端的一栏是标题栏，标题栏左边显示的是正在处理的文件的文件名。对于新建的文档一般默认是：“文档1”.2)菜单栏：标题栏的下面是菜单栏，菜单栏中有“文件”“编辑”等9个菜单项，对应每个菜单项包含有若干个命令组成的下拉菜单，这些下拉菜单包含了Word的各种功能。关于菜单命令的约定：a.灰色字符的菜单命令：正常的菜单命令是用黑色字符显示，表示此命令当前有效，可以选用。用灰色字符显示的菜单命令表示当前情形下此命令无效，不能选用。例如：编辑菜单中“剪贴，复制”b.带省略号（……）的菜单命令：表示选定该命令后，将打开一个相应的对话框，以便进一步输入某种信息或改变设置参数。例如：“文件”—“打开”或“插入”菜单。c.名字前带有“√”记号的菜单命令：该符号是一个选择标记，当菜单命令前有此符号时，表示该命令生效。通过再次选择该命令项可以删除此选择标记，它不再起作用。例如：“视图”—“工具栏”，“标尺”。d.名字前带有“·”记号的菜单选项：这种选项表示该项已经选用。在同组的这些选项中，只能有一个且必须有一个被选用，被选用的菜单项前面出现“·”记号，如果选中其中一个，则其他选项自动失效。e.带符号“►”的命令项：表示该命令项后还有下一级子菜单。f.菜单的分组线：有时候，菜单命令之间用线条分开，形成若干菜单命令组。这种分组是按照菜单的功能组合的。3)工具栏：a.“常用”工具栏：集中了23个Word操作中常用的命令按钮，它包含了有关文件管理、文本编辑、视图操作的一些常用命令。将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停Office办公软件系列培训手册第5页共96页片刻，就会显示该图标功能的简明提示。b.“格式”工具栏：以下拉列表框和形象化的图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的样式，字体，字号，对齐方式，颜色，段落编号等进行排版。注：除在窗口中默认出现的“常用”和“格式”工具栏外，还有“绘图”“图片”等工具栏，可单击“视图”下拉菜单中的“工具栏”级联菜单中的相应工具栏名来打开或关闭。4)工作区：进行对文档的输入或编辑操作。5)状态栏：位于Word的最下端，用来显示当前的一些状态，例如当前光标所在的页号，行号，列号和位置。状态栏右端的四个呈灰色的方框各表示一种工作方式，双击某个方框可以启动或关闭该工作方式。当启动某工作方式时，该方框中的文字即成黑色。例如：双击“改写”方框，此时“改写”两字呈“黑色”，表示输入处于“改写”状态。再双击“改写”方框一次，“改写”两字又呈灰色，表示目前处于“插入”状态。在“改写”状态下，则插入点右面的字符或文本被新输入的文字或字符所替代。插入时，插入点右面的字符和文字随着新的文字的输入逐一向右移动。6)“任务窗格”面板：将常用命令集中在里面，用户可以边使用命令边工作。7)标尺：用来使用标尺改变文档的页边距，并设置单个段落的缩进和制表位8)滚动条，上箭头，下箭头：利用鼠标左键单击滚动条两端的箭头或者直接拖动滚动条中间的方形滑块，可以查看不同部位的内容。视图与视图切换按钮：所谓“视图”简单说就是查看文档的方式。同一个文档可以在不同的视图下查看，虽然文档的显示方式不同，但是文档的内容是不变的。Word提供了五种视图方式：普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式。对文档的操作要求不同，可以采用不同的视图。视图之间的切换可以使用“视图”下拉菜单中的命令。普通视图——以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，可以方便编辑文档。Web版式——显示文本，不显示分页符，只显示最小的边距，文本扩展到整个窗口，可显示指定的背景颜色和图片，适用于阅读文档。页面视图——完全按照文档打印出来时的外观显示文本和图形，包括所有的页边距、Office办公软件系列培训手册第6页共96页页眉、页脚，但在该视图下，WORD可能比普通视图下运行稍慢，滚动也不很平滑。大纲视图——显示文档的组织结构，可以看到不同级别的详细内容。阅读版式——这是2003独有的一项，适合阅读时用。打印预览——显示一张（多张）打印页面的图像，并允许调整页面设置。显示比例——不会影响文本存储或打印时的实际大小，只影响在窗口中查看文档时的显示比例.（菜单：“视图|显示比例”，工具栏：全屏显示——菜单“视图|全屏显示”(退出:ESC或按钮)）二．基本操作(1)输入和修改文字在Word中最基本的就是输入文字。输入文字：输入法切换:Ctrl+Shift。在第一行、第一列有一个闪烁的垂直条，称为插入点。输入特殊符号：有时候需要输入一些键盘上没有的符号：如算术符号，版权号等。“插入”菜单——“符号”《》★⑤、◆%……(2)简单的文档排版欢迎同学们来到北师大培训中心学习，希望大家能在这里度过美好的时光。选定文字：A．用鼠标选定文本：首先将“I”形鼠标指针移到所要选顶文本区的开始处，然后拖动鼠标直到所选定文本区的最后一个文字并松开鼠标右键。这样鼠标拖过的区域被选定。B．选定一行：将“I”形鼠标指针移到这一行左端的选定区，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，单击一下就可以选定一行文本了。C．选定一段：将“I”形鼠标指针移到这一段左端的选定区，当鼠标指针变成向右上方指的箭头时，双击就可以选定一段文本了。D．选定整个文档：将“I”形鼠标指针移到的文档左侧的选定区，连续快速三击或快捷键Ctrl+AE．选定连续区域：按Shift。首先用鼠标指针单击选定区域的开始处，然后按住Shift键，在配合滚动条将文本翻到选定区域的末尾，单击选定区域的末尾，则两次单击范围中所包括的文本就被选定。F．选定不连续区域：按Ctrl。Office办公软件系列培训手册第7页共96页修饰文本：欢迎同学们来到北师大培训中心学习，希望大家能在这里度过美好的时光。格式工具栏：设置字体，字号，对齐方式，颜色，加粗，倾斜删除文字，撤消操作（Ctrl+Z）,取消撤消操作（Ctrl+Y）改变显示比例(3)复制与移动操作在输入文本和编辑文档的时候，常常会重复输入一些前面已经输入过的文本，使用复制操作可以减少键入错误提高效率。以及需要把文本从一个位置移动到另一个位置，叫移动。复制：三种方法：选定要复制（移动）的内容1．通过“常用”工具栏上的“复制”和“粘贴”按钮来实现文本的复制。具体步骤如下：首先，选定要复制的内容，单击复制按钮，将选定内容的副本临时保存到剪贴板上。将插入点移到文本要复制到新位置，单击“粘贴”按钮。此位置可以是在另一个文档上2．快捷键：复制Ctrl+C粘贴Ctrl+V剪贴Ctrl+X3．使用鼠标拖动复制文本：如果所要复制的文本块比较短小，而且复制的的目标位置就在同一屏幕中，那么用鼠标拖动复制显得更为简捷。直接拖动是移动，按住Ctrl键拖动是复制（一般用于文档内部）。(4）查找和替换(Ctrl+H)在输入的文字比较多的时候，如果要查找某项内容，以便修改，可以利用Word的查找功能。步骤如下：“编辑”菜单中，选择“查找”或“替换”命令，在“查找内容”框输入想要查找的文字，在“替换为”文本框中输入要替换的文字。三．保存文档与新建文档及退出word当文档输入完毕后，此文档的内容还驻留在计算机的内存之中。为了永久保存所建立的文档，在退出Word前应将它作为磁盘文件保存起来。保存文档的方法有如下几种：1）保存文档当我们编辑完之后，要将文档保存在磁盘上，以便下次使用。1.单击“文件”菜单—“保存”命令，或工具栏上的“保存”按钮，或直接按快捷键“Ctrl+S”Office办公软件系列培训手册第8页共96页当对新建的文档第一次进行“保存”操作时，此时的“保存”命令相当于“另存为……”2.出现“另存为”对话框.依次设置保存位置，文件名“保存位置”列表框：选定所要保存文档的文件夹，在“文件名”列表框中键入具体的文件名，然后单击“保存”按钮，执行保存操作。文档保存后，该文档窗口并没有关闭，用户可以继续输入或编辑该文档。2）新建文档当我们需要做一个新文件，我们就需要新建一个文档。三种方法：方法1、“常用”工具栏上的“新建”按钮方法2、“文件”——“新建”命令方法3、直接按快捷键”Ctrl+N”3）退出文档当我们编辑完成之后，需要退出Word文档。把资源还给操作系统。退出Word四种方法1.单击关闭按钮2.“文件”菜单中——“退出”3.快捷键Alt+F44.双击标题栏木上的控制菜单图标四．打开文档当我们要查看、修改、编辑或打印已存在的Word文档时，首先应该打开它。打开文档：“文件”菜单—“打开”命令工具栏上的“打开”按钮快捷键：Ctrl+O，打开文档后，如果对文档进行了修改，则需要再保存一次。修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框。值得提醒的是：输入或编辑一个大文档时，最好随时做保存文档的操作，以免计算机的意外故障引起文档的丢失。用另一文档名保存文档：单击“文件”—“另存为……”命令把一个文件以另一个不同的文字保存在同一文件夹下，或同保存到不同的文件夹中去。例如：当前正在编辑的文档名为，如果既想保存原来的文档，又想把编辑修改后的文档另存一个名为的文档，那么就可以使用“另存为”命令。附加：OfficeXP的打开方式：以只读或副本方式打开Office办公软件系列培训手册第9页共96页五．窗口的拆分技术第2讲文本基本编辑第一节文字格式设置文档经过编辑、修改成为一篇正确、通顺的文章后，还需要进行排版，使之成为一篇图文并茂，赏心悦目的文章。我们主要介绍文字格式的设置，段落的排版，页面设置等。一．设置字体、字形、字号、颜色1．Word默认的字体的格式是：Word默认字体格式：汉字为宋体，五号。西文为：TimesNewRoman,五号。文字格式主要指的是：字体，字行，字号。此外还可以给文字设置颜色、边框、加下划、边框和底纹等。设置文字格式的方法有两种：一种是用“格式”工具，另一种是“格式”下拉菜单中的“