合同管理办法

第1页共8页合同管理办法一、总则1、为规范公司合同的订立、履行和管理，有效防范风险，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律的规定，结合本公司的具体情况，制订本管理制度。2、公司对外的一切交易、合作行为，除须及时结清的事务外，必须订立书面合同。合同依法成立即具有法律约束力，必须严格遵守，全面履行。3、不得违法订立合同，不得订立有损国家、社会公共利益和本公司合法权益的合同，不得与资信不佳，不具备履约能力的单位订立合同。4、预算合同部为公司合同的归口管理部门，具体业务经办部门为合同的第一责任人。第一责任人具体负责合同的拟定、市场询价、商务谈判、合同的签订以及合同的履行。具体分类如下：合同类型第一责任人1)行政类行政部负责人2)营销类业务部负责人3)报建类开发部负责人4)财务类财务部负责人5)工程设计类技术总监6)工程类预算合同部负责人5、公司法律顾问负责合同的内容、形式的合法性、有利性的审查，并指导公司的合同管理工作。二、合同订立与履行的一般原则1、订立合同前，公司经办人员及所在部门应严格审查订立合同对方的下列情况：（1）是否领取营业执照，有无法人资格；（2）经营范围和经营方式，是否取得相关资格证书或许可证；（3）是否具备相应资质等级、履约能力和信用。经办人员应收集其营业执照、当年工商年检记录、资质证书或许可证复印件备查（如系个人应收集身份证复印件）。2、订立合同时，如对方委托其代理人订立合同，必须出具由法定代表人亲自签发非工程类工程类第2页共8页的授权委托书。公司经办人员应当认真审查授权委托书载明的授权事项和范围并收集备案。3、一般合同，经办人员应在做好市场、资信调查的基础上，与合同对方充分协商。4、对于有国家相关行业标准格式合同的，经办人员应当认真审查合同内容表述是否准确，涉及权利、义务关系的条款是否完备，充分考虑对公司是否有利，并具有可操作性。4.1格式合同表述不准确、条款不完备，或者对公司不利的，经办人员应当对相关条款进行修改或添附相关的内容，或者草拟补充协议予以完善。4.2格式合同空白处不需填写内容的，应划斜线予以填充，防止合同内容被伪造或篡改。5、凡本公司作为一方的合同，除有行业标准格式的外，原则上由本公司经办人员草拟合同。重大或复杂的合同，可以同法律顾问交换意见，由法律顾问草拟。如对方起草的合同，本公司经办人员必须严格审查并提出意见。6、合同必须具有标的、数量、质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的办法等主要条款，尽可能订立担保条款（定金、保证或抵押等）。7、建筑勘察、建筑设计、广告、美术、雕塑设计制作合同中，应尽可能约定相关（含计算机软件）的著作权、专利权、商标权等知识产权归本公司所有。涉及商业秘密的合同，应当订立保密条款，约定保密责任。8、合同必须由法定代表人或其授权的代理人签字，加盖合同专用章或公司公章。对合同进行修改、增删，应在修改、增删处加盖印章或由经办人签名进行确认。两页（含两页）以上的自行装订的合同，应当加盖骑缝章。9、合同应当按约定程序全面、及时履行，禁止“先履行，后补签”合同。10、合同对方违约，应当及时按约定追究其违约责任。11、合同变更或解除程序与合同签订审核程序相同。合同变更或解除应当由合同双方达成书面协议。按约定变更或解除合同的，应当及时通知对方。通知方式应当选择易被证明的方式。12、任何人不得以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。三、合同的审查1、合同经办部门在正式订立合同前，应当将合同草案送有关部门会第3页共8页同审核，并填写《合同评审批准表格》。《合同评审批准表格》附后2、《合同评审批准表格》是合同审批过程中各部门审核确认的依据。合同具体经办部门对合同金额、单价、结算及付款方式等条款负责；预算合同部对合同金额、单价、结算及付款方式条款进行监督审核；财务部门负责对各部门合同中，收、付款方式、期限等财务约定进行审查。律师对合同的合理合法性进行审核。工程类合同工程部对工程质量、工期、安全等相关条款负责；技术总监对技术措施、施工方案及工期、质量等相关条款进行监督审核。3、合同经业务经办部门起草、预审后，送相关顾问单位（对送审的合同进行专业审查）、财务部、律师及预算合同部、香港总部审查后方可报送总经理审批。3、合同经办部门须对合同的价格反复进行市场询价，价格比较和磋商，降低合同价格。对付款时间的约定应充分考虑到公司的履行程序，留有足够的余地，避免公司违约。4、法律顾问负责对合同的内容、形式的合法性、有利性进行审查，应当在要求的时限内完成合同的审查工作。对合同中的一般问题，法律顾问可提出具有可操作性的修改建议；对有重大法律隐患或对公司严重不利的合同，法律顾问可以直接进行修改；对通过审查的合同，法律顾问应当盖章，注明审查日期。5、预算合同部负责对合同主要条款和合同签订程序进行审查。6、公司总经理或法定代表人对违反本规定送审的合同，应当拒绝审批，并责成有关责任人和责任部门予以纠正。四、合同的管理1、合同的编号管理由预算合同部统一负责。各部门应当确定一名合同管理员，负责本部门合同的整理和保管工作。2、合同业务经办部门对合同的起草、审查、订立、履行以及合同文本的管理负直接责任。3、合同文本一式六份，两份正本原件由行政部和预算合同部各执一份归档备案，副本由财务部、业务经办部各留存一份。对方单位存两份正本原件。4、财务部需按照成本核算的要求对合同按项目进行分类管理。5、合同执行中如发生合同纠纷，经办人及所在部门除及时向公司和法律顾问报告外，须配合法律顾问做好处理工作，同时采取措施防止损失的扩大。第4页共8页五、合同的履行1、由相关业务部门跟进合同的履行情况，确定合同约定的收、付款时间、金额及要求。2、合同经办部门应当按照财务部门的要求编制应收、应付账款的时间表，财务部门根据时间表提醒并督促主办部门做好收、付账款工作。3、付款程序：业务经办部门确认已经达到合同付款条件提出付款申请预算合同部审查财务部审查成都公司总经理审查由业务经办部门报总部。（后附付款申请表）4、凭付款申请单按财务制度付款。5、需要结算的合同在合同项目完成后需办理结算报告，经业务部门签字确认后，交预算合同部及财务部各一份。六、责任事故的处理1、因不了解对方资信、履约能力而轻率签订合同或者合同条款的约定存在明显瑕疵，或者违反合同管理规定，给公司造成不良社会影响或经济损失的，公司有权追究相关人员的责任。2、因故意、重大过失或违法订立合同，给公司造成重大经济损失的，视情节追究责任人员行政、经济责任；构成犯罪的，移送司法机关处理。七、合同的分类编码规则第一位含义：项目名称YB：迎宾大道项目、DD：东大街项目、WH：文化宫项目、GL：管理合同注：项目名称为该项目的中文名称头两位的拼音缩写第二位含义：期数00：无分期、01：1期、02：2期…以此类推第三位含义：科目A：行政类、B：营销类、C：报建类、D：财务类E：工程设计、咨询类、F：工程类第四位含义：序号第5页共8页001、002、…例：YB-01-E-001迎宾大道项目1期方案设计合同001号八、合同签订的流程图业务经办部门凭中标通知书草拟合同(填写合同评审表)报相关顾问单位审查确认报香港总部审查确认报成都公司总经理审查确认报律师审查确认邮寄或带送至行政部报预算合同部审查确认报财务部审查确认预算合同部将合同传送至对方单位签署并盖章行政部凭签字确认的合同评定表盖骑缝章行政部邮寄总部签字确认预算合同部分发、归档留存注:合同文本一式六份，正本原件由行政部和预算合同部各执一份归档备案，财务部、业务经办部门各留存一份。对方单位两份正本原件。第6页共8页九、附则一、本办法自发布之日起实施。附件一、付款申请表二、《合同评审批准表格》附件一：付款申请表XXXX付款申请表年月日公司名称项目名称合同编号款项名称合同单位合同总价已付款金额未付款金额付款核算说明本次应付金额大写说明其他扣款情况及本次实际付款金额其他扣款项目内容摘要扣款金额实际付款金额（大写:)收款单位单位名称开户银行第7页共8页银行帐号审核意见经办人经办部门负责人预算合同部财务部合同审核人财务审核总经理审批意见附件二：《合同评审批准表格》XXXX有限公司合同评审批准表格合同评审编号:项目名称:日期:合同名称:发包内容:所属项目:中标单位:第8页共8页合同主要内容:业务经办部门:负责人/经办人/Mobile:审批人(成都公司):总经理/预算合同部/财务部/律师/Mobile:审批人(顾问公司):审批人(香港总部):