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企业数字化档案中心3Hmis是一个天生的数字化档案管理系统，它的底层设计，充分考虑了数字化档案管理的需要，并且，可对纸质档案和数字化档案实施同步管理。档案分类方法3Hmis容许用户根据自己的需求，对档案进行任意分类，但档案分类一般都要遵循一定的标准与规范。对于企业，一般按标准将档案分为10大类，即：党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类产品类科学技术研究类基本建设类设备仪器类会计档案类干部职工档案类对于特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。创建档案分类在3Hmis中，档案分类是一种专门的类型，只要你采用类型定义功能定义档案类型，并形成类型架构，其类型架构即具备了相应的档案管理功能。3Hmis还提供了用于企业档案管理的分类模板，直接套用即可形成相应的档案管理架构，如：套用该模板，即可形成企业的档案管理架构。用户也可创建自己的档案分类模板，供需要时套用。档案管理与利用授权3Hmis的授权，是按档案类型来进行的，对上位类进行授权，下位类将继承其权限。3Hmis提供了用户组和岗位的管理功能，将某一岗位的权限授予某一个用户组，将大大简化授权操作。归档与录入3Hmis提供了多种文件录入与归档的操作方法，用户可根据自己的需要灵活使用。归档编辑功能是一个综合性的归档平台，将文件归为档案、档案属性的录入、电子文档的引入以及档案注册、表格打印等各种归档操作，都可在一个操作界面内完成。在3Hmis的桌面工具中，还提供了一个将已存在的电子文档按一定规则批量引入3Hmis的程序，可大大加快电子文件归档处理的速度。档案搜索3Hmis提供了一个专门的搜索平台，专业术语是“工作搜索”，可方便地依权限搜索档案。3Hmis还提供了搜索的通用接口，用于将3Hmis的工作搜索嵌入需要搜索和查阅档案的其他系统，为其它系统提供档案知识支持。应用举例某大型国有企业，下属112个分支机构，拥有专职档案管理人员18人，其中，综合档案室2人，各部室专职档案员4人，一级下属机构专职档案员12人，分设于总部及分支机构的档案库房12间，各分支机构都有独立运行的档案管理系统，但系统之间无法协作与共享，借阅档案仍需在管理系统中查找到存放位置后，再去档案库房取阅，分支机构到总部查阅档案、或总部人员到分支机构的档案库房去查找档案，最远距离超过60公里，办公成本高昂。为了配合企业精简机构和降低管理成本的需要，决定采用3Hmis企业版来进行档案的集中统一管理，并逐步将档案数字化，形成数字化档案中心。基本方案如下：1、在公司总部综合档案室设立数字化档案中心，数字化档案信息集中统一管理，实体档案划归综合档案室统一管理，但仍分布陈列于现有的12间库房。2、相关部室及分支机构的专职档案员岗位全部取消，所有档案业务划归综合档案室统一管理，人员编制由2人增加为8人，即整个公司档案人员编制减少10人。3、各分支机构与公司总部已全部采用专用高速网络相连，档案集中管理可借用这一高速网络，也就是说，网络环境不必另行投资。4、将利用较为频繁的档案集中数字化，近5年内的档案原则上全部数字化，形成档案数字化信息300余万件，该部份数字化工作，采用外包的方式完成。5、除非法律需要，原则上不再借阅档案原件，对于其它暂时没有数字化的档案，在有人借阅时将其扫描录入系统，借阅人直接阅读扫描件，下次利用时则可直接查阅数字化信息。对于利用率不高的档案，采用首次利用时数字化的方法，最符合成本效益原则。6、对于新形成的文件与档案信息，要求与工作进程同步管理，也就是说，文件一经形成，就要将其移交综合档案室，即时数字化，即时提供利用。7、对于不同类型的档案，根据职员的工作职责，按其工作需要进行授权，2300名职员，都可通过统一的档案搜索平台，依权限查找工作所需的档案信息。