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河南鑫苑置业有限公司HenanXinyuanrealestateCo.,Ltd.内部控制制度手册manualofinternalcontrol2005年12月14日Dec.14th2005目录catalogue总则及说明generalprinciplesandexplanation第一章Unit1管理控制及内控自我评估managementcontrolandselfappraisalaboutinternalcontrol第二章Unit2财务会计控制financialaccountantcontrol第三章Unit3销售和应收账款salesandreceivables第四章Unit4采购和应付账款purchasesandaccountpayable第五章Unit5费用支出控制expensescontrol第六章Unit6货币资金管理pecuniaryresourcesmanagement第七章Unit7固定资产管理fixedassetsmanagement第八章Unit8项目开发与总控projectdevelopmentandmastercontrol第九章Unit9产品研发与设计productdevelopmentanddesigning第十章Unit10工程招标与预算projectbiddingandbudget第十一章Unit11工程质量监督与验收projectqualitysupervision第十二章Unit12人力资源管理humanresourcesmanagement第十三章Unit13对外投资管理investmentabroadmanagement第十四章Unit14客户服务与信息管理customerserviceandinformationmanagement第十五章Unit15内部审计internalaudit总则及说明generalprinciplesandexplanation一、内控手册的使用责任Responsibilityfortheuseofinternalcontrolmanual二、内部控制的目标Targetofinternalcontrol三、内部控制的概念conceptofinternalcontrol四、内部控制的框架frameworkofinternalcontrol五、内部控制的缺陷deficiencyofinternalcontrol六、内部控制的描述descriptionofinternalcontrolBACK一、内控手册的使用责任Responsibilityfortheuseofinternalcontrolmanual本手册适用于河南鑫苑置业有限公司及其子公司，为方便描述，以下简称为“公司”。ThismanualbeappliedtoHenanXinyuanrealestateCo.,Ltdandsubsidiarycompany.referredhereinafteras“company”inordertodescription本手册的内部控制制度是关键的控制制度，不包括所有的运作流程，使用者应当根据手册提示的内部控制关键点建立完整的运作流程。Thesystemofthismanualofinternalcontroliscrucialcontrolsystem,notincludealloperatingflow.Theusercansetupintegratedoperatingflowbasedonthekeypointofinternalcontrolthatthemanualpointedout.BACK二、内部控制的目标Targetofinternalcontrol内部控制是一个由公司董事会，管理层以及其他员工共同作用的过程，此过程在以下的三个方面对公司实现其经营目标提供合理保证：Internalcontrolistheprocessofcombinedactionbycompany'sboardofdirectors,managementandotherstaff.Thisprocessprovidedreasonableguaranteetooperatingtargetofcompanybythefollowingthreeaspects:1.行之有效并且富有效率的经营过程effectiveoperatingprocess2.可信赖的财务会计报告reliablefinancialaccountantreports3.对法律法规的遵循tofollowrulesandregulations总而言之，内部控制主要体现在对公司现金以及实物资产的保全以及被有效的利用，以合理保证公司短期和长期的营运目标能够实现。Inshort,internalcontrolmostlyembodiesmaintainingthecashandphysicalassetsofcompanyandwaseffectiveutilizedsothatguaranteetheaccomplishmentofoperatingtargetofcompanyshortorlong-termBACK三、内部控制的概念conceptofinternalcontrol内部控制是一个过程。是一种实现目标的手段，而不是结果；内部控制是人为控制的，不仅仅包括制度和政策，同时包括公司各个部门的员工；内部控制对董事会和管理层只能提供合理的保证，而非绝对保证；内部控制是为了实现各个不同而又相互交错的企业目标而设计的。BACK四、内部控制的框架frameworkofinternalcontrol业务流程财务报告法规遵循BACKCOSO内控框架的描述COSO要素含义相应的内控制度举例控制环境任何经营的核心是由企业的人力资源——员工的个人品行，包括诚实正直、道德观念以及胜任能力；以及企业的经营环境组成的。1.明晰的权利和义务体系来明确内控的重要性；2.有关行为准则和业务标准的书面政策；3.完善的预算机制以及对产生差异的原因作及时分析；4.吸引并留住合格员工的计划；5.有效的内部审计委员会以及内审部门风险评估公司必须意识到它所面临的风险，并采取措施应对。公司必须设立整合所有组织活动的目标，这样公司整体才能统一运转。公司同时必须建立一套发现、分析并且管理风险的机制。1.有关经营、财务报告以及法律法规等职能的明确目标；2.全公司范围内的风险评估控制活动公司要建立能确保管理层应对风险的策略，以及使之奏效的内控政策和程序。1.职责分离：现金收款有两个以上的职员进行处理；2.对投资资产的独立稽核；3.信息系统的控制以及数据备份信息沟通信息与沟通存在于公司所有的活动层面。它可以使得员工获取并分享有关程序的执行、管理以及控制等各方面的信息。1.管理层要建立并维护有效的信息发布以及反馈系统；2.与外界同行业在政策变更以及行业风险方面进行资源共享；3.员工举报违规或舞弊现象的奖惩措施有效监督管理层要监督整个控制活动的运作过程，发现问题要及时纠正。这样公司才可以主动积极地针对所发现的不利状况作出反应。1.定期通过内审或外部审计渠道获取内控审计报告并作出反应；2.对预算差异进行及时跟进；3.对现金及实物资产进行定期盘点，对账实差异进行分析BACK五、内部控制的缺陷任何的内部控制设置都有其自身的缺陷，包括：在实施内部控制的过程中会存在人为的错误或过失；由于两名或多名员工的串通而导致的内控失效；舞弊（例如：管理层滥用权力；伪造凭证或记录以及欺骗性行为等）即使是设计完善的内部控制也会因无意或故意的行为而导致缺陷的产生。但是，管理层可以期望良好的内部控制系统能够给董事会以及管理层提供其控制目标得以实现的“合理保证”。非常重要的一点是：公司应该进行合理谨慎的措施来保证内控目标的实现，而不是设想或者认定仅仅依靠“优秀”的员工就可以达到目标。BACK六、内部控制的描述公司内部控制制度的描述和形式由以下三个方面组成：1.内部控制的目标：内部控制服务于公司的整体目标以及各职能目标，通过控制活动为目标的实现提供合理保证，并且能够有效识别公司面临的风险并采取应对策略；2.关键控制点：关键控制点指关键的内部控制行为，保证这些内部控制行为被正确采用并持续使用，就可以保证企业的内部控制目标得到实现。3.流程图：流程图是描述内部控制行为的主要方法，是通过对经营活动整个过程用图表形式进行描述，并对关键控制点着重说明的一种方法。BACK流程图图标说明BACK第一章管理控制及内控自我评估BACK一职位分工职位职责不相容的职责董事长/董事会审批企业总体战略计划审批部门之计划审阅内部审计报告制订企业总体战略规划内部控制的设计与评估战略与投资发展委员会复核企业总体战略计划制订总体战略计划总经理/总经理办公会制订企业总体战略计划审批部门之计划审批部门之操作手册审批考核指标及考核结果内部控制的设计与自我评估制订部门之计划/操作手册制订考核指标各部门总监/总会计师/总工程师商讨总体战略规划及进行讨论复核部门之计划复核部门之操作手册审批企业总体战略规划制订考核指标各部门经理/项目负责人制订部门之计划制订部门之操作手册审批部门之计划/操作手册企业管理部审阅/协调部门计划的制订部门意见的汇总与协调员工意见的汇总与反馈部门绩效初步考核审批部门之计划BACK二总体战略计划的控制管理层根据内外因素以及向员工搜集信息修改战略目标总经理办公会平衡未来的发展以及当前状况总经理办公会制定的下一年度总体计划提交董事会决议董事长批准经批准的总体计划下达子公司和各部门制定综合计划管理目标1）总体战略计划是清晰、明确并且合法2）总体战略计划是以未来发展为大前提3）总体战略计划应得到员工的认同关键控制点1）管理层应规划长期和短期目标2）总体战略计划必须得到董事长的签字同意注释1）年末管理层应该根据内外部因素，如经营环境、竞争对手、法律法规、消费者等因素的变化及时调整公司的战略目标，同时应该征求员工的意见2）战略投资发展委员会根据因素的变化修改目标3）总经理办公会因该平衡将来的发展要求以及目前的经营能力，制定可行的目标战略4）战略应分为长期和短期，其中包括企业总体战略目标、企业架构、资金来源、财务目标以及市场需求等5）所有的战略计划应得到董事长的同意6）总经理办公会应将总体战略目标以及计划下达给各部门员工，成为公司上下的奋斗目标010302040605年度终了战略与投资发展委员会审阅BACK三子公司及各部门制定部门计划的控制根据总体计划各部门制订综合计划报送企管部企管部进行调整临时工作任务计划针对调整与各部门进行沟通董事长批准经批准的部门综合计划/月度计划部门实施管理目标1）所有综合计划与公司总体战略一致2）计划的制定应当切合实际关键控制点1）部门的综合计划应该以总体战略为基础制定2）综合计划必须得到董事长的同意3）各部门对企业管理部门提出的计划调整进行充分的沟通注释1）子公司及各部门应考虑企业的总体战略目标来制定部门计划2）所有综合计划应该预计各部门未来所需，然后制定计划，包括：销售、采购、费用、人力资源、固定资产等等3）企管部根据公司总体的年度计划对各部门报送的计划进行调整4）公司根据工作中出现的具体情况下达临时工作任务5）由董事长审核通过所有部门计划6）批准后的计划返还各部门及子公司实施，月末，季末，年度末作为部门考核的依据010302040605各部门/企管部备案BACK根据综合计划制订月度计划四部门月度绩效考评的控制管理目标1）提高各部门的工作积极性，共同完成公司战略目标2）考核标准应与总体战略计划一致关键控制点1）考核标准的制定科学合理，并结合公司的实际状况2）考核标准应得到总经理和董事长的签字同意3）考核的结果与部门的绩效奖励相结合注释1）企业管理部每月末、季度末以及年末根据公司的考核标准对各部门进行考核2）考核标准的制定由四大部分组成，各部门制定的本期规计划占主要的地位，并兼顾其他目标3）企管部对各部门进行评分并排序4）对评分的结果与部门总监进行沟通，尤其是对