泛海物业档案管理手册

1档案管理手册前言档案是历史的真实记录，是企业发展过程的见证。为确保公司档案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地服务于企业的改革与发展，现依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规和制度，坚持系统性、实用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司未来发展，编制了《档案管理手册》（以下简称“《手册》”）。《手册》由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和“档案管理制度”三部分组成，其中“档案管理制度”包括“文件归档管理制度”、“公司档案日常保管制度”、“会计档案管理制度”、“声像档案管理制度”、“信用档案管理制度”和“电子档案管理制度”。三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等，直接指导公司档案工作的实践。《手册》中所称“公司”指泛海物业管理有限公司。《手册》中所称“所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所《手册》适用于公司总部及各所属单位。所属各单位参照本《手册》制定本单位档案管理制度。二〇一二年二月2目录第一部分档案机构设置与职责..............................1第二部分档案分类方案....................................4第三部分档案管理制度...................................23文件归档管理制度...............................................................................23公司档案日常保管制度.......................................................................35会计档案管理制度...............................................................................40声像档案管理制度...............................................................................48信用档案管理制度...............................................................................53电子档案管理制度...............................................................................571第一部分档案机构设置与职责第一章总则第一条公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式，按照“统一领导、分级管理”的原则，积极搭建档案管理体系，形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。第二章档案机构设置及岗位管理职责第二条档案管理机构设置（一）公司总经理是档案管理的最终领导人；公司行政管理部为执行机构，主要负责公司档案的管理，并对所属各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）档案室是集中保管公司档案的馆藏机构，是公司所有档案的最终保管地。公司总部和所属各单位必须配置档案室，部门配置专用档案柜。（三）公司配置公司级档案管理员，同时兼任公司总部单位档案管理员，统筹公司总部及所属各单位档案管理工作；所属各单位配置单位档案管理员，统筹管理所在单位档案工作，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。各部门按需求配备部门级档案管理员，自行保管档案的部门必须配有部门档案员，负责部门档案管理工作。（三）所属各单位档案的管理分为三个阶段。第一阶段：由部门档案员保管，在项目发生、档案产生时，第一时间交部门档案员保管，2将档案进行初步整理，确保第一时间产生的档案不流失。第二阶段：由公司档案员在本单位保管，各部门、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交档案室。第三阶段：定期向公司行政管理部移交（具体条款见《公司档案日常保管制度》第五章《档案的移交》）。第三条公司及所属各单位档案员职责（一）认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，并对总部各部门、所属各单位档案管理工作进行指导、监督、检查。（二）负责对所在单位各部门各类档案的接收、分类、编制检索工具，进行科学的系统管理，有权拒绝接受不符合归档要求的档案，有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。（三）对档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进行自查，将具体情况以文字形式上报公司行政管理部；公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检，对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。（四）对重要档案进行整理立卷。（五）按照集团要求，建立统一格式的公司档案台帐，规范全公司档案台账系统，所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公司行政管理部备案。（六）公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管理工作，做好整体档案的衔接。（七）提供档案利用服务，并对档案室资源进行开发利用，编写大事记与专题，更好的发挥档案价值，体现公司历程与风采。（八）对档案室馆藏进行补充和完善，如设置分类表、增加新项目、修订目录等。3（九）积极开展档案知识宣传工作，增强全体人员的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。（十）组织部门档案员进行业务学习和业务培训。（十一）树立和加强保密观念，做好文件、资料，档案的保密、保管工作。第四条公司各部门、所属各单位部门档案员职责（一）部门档案员负责本部门的档案工作，承担本部门文件、资料、图纸和实物档案的形成、积累、保管、整理、立卷归档工作，工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员移交，保证归档文件材料完整、准确、系统。（二）根据部门不同各类文件形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。（三）主动接受单位档案员的业务指导和监督检查，并按规定时间向公司档案员移交。归档案卷要做到：组卷合理，编码页号准确，目录填写清楚，案卷标题简明扼要。（四）财务部门、人力部门的档案员负责该专项档案的管理工作。（五）人事部门档案员负责人事档案的收转，及时将收集的人事档案材料转递至员工档案存放地。（六）积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》，注意文件材料的安全和保密工作。4第二部分档案分类方案第一章档案分类原则第一条档案分类原则是以公司全部档案为对象，依据公司管理职能，结合档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既能满足档案分类管理的需求，又可适应今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。第二条为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级及以下类目可根据实际自行调整。第二章类目的设置及标识符号第三条根据管理职能及公司档案的实际情况，本公司档案分类设置六个一级类目。即：党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类、物业管理类、会计档案类。有些档案难以归入以下大类的，可根据实际需要增设一级类目。第四条类号：类号是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。类目的级位表示上下位的隶属关系。党群工作类--------------------A行政人事管理类----------------B5经营管理类--------------------C品质管理类--------------------D物业管理类---------------------E会计档案类---------------------F第五条分类二级及二级以下类目采用阿拉伯数字数字标识，并采用八分法编号，即从1.2...8，八位数字表示前八个类目，第九类目则在9的后面扩展，第九类目用91，第十类目用92…依此类推，直至第十六类目用98结束。第三章档案的分类方法及编号排列第六条编号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，档号不得重复。档案的编号一般编写在案卷封面和脊背上，在编号时，英文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号“．”隔离开，分类号与时间、案卷号中间用间隔号“-”隔离开。第七条党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类分别按“专题—年度”进行分类，一个年度一个案卷流水号。第八条为了保持项目的完整性，根据物业管理的特点，特规定将基础管理类、房屋管理及维修养护类、共用设施设备管理类、保安、消防车辆管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、精神文明建设类、管理效益类作为物业管理类的二级类目。物业管理类的三级类目按物6业管理项目设置。第九条会计档案类的二级类目按文件形式（名称）设置。按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度/月份顺序排列。第十条声像档案、信用档案及电子档案等其他非纸质形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征在区分载体形式的前提下，同纸质档案对应分类编号，按类别顺序排架。考虑其载体形式和保管要求不同，应分柜保管。声像档案、信用档案、电子档案采用按类别区分代号的大流水编号，按类别分别排架的方法，声像档案的代号为“S”，信用档案的代号为“X”，电子档案的代号为“D”。第十一条档号示意：一、公司总部档号示意：例：F01-2011.01-04第四卷2011年1月一级类目（会计档案）二级类目(会计凭证)7二、分公司档号示意：例：民生金融中心行政部2011年1月第四卷档号如下MS-B01.02-2011.01-04第四卷2011年1月一级类目（行政类）二级（公司来文）单位代码第十二条案卷排架（一）党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类，分别按大类、年度、专题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排。（二）物业管理类按大类、年度、项目（一个项目、一个年度、一个专题）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位的方式保持项目档案的完整、系统。（三）会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其他分别进行排架。第四章档案分类、归档范围与保管期限表一级类目名称(代号)二级类目名称(代号)基本范围保管期限A党群工作类01党群综合党群综合公司有关党组织、工会工作形成的请示、报告、通知、决定永或长B行政人事管理类01行政工作01公司历史编制工作历史沿革、基本情况介绍、大事记、年鉴及编制永久02公司来文1、公司来文、内部签报三年803公司发文2、公司发文、工作联系函、（红头文件）三年04会议材料1、年度工作会议全套材料三年2、召开的重要专业会议成套材料（需要执行的）3、周工作例会形成的文件材料及会议记录、纪要等4、综合性和专业会议文件材料5、公司内部各部门、各子公司会议纪要05公司综合性事务工作1、年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告、通知（重要的）永久2、内部联络单、传阅文件三年3、参与社会活动形成的长或短4、重要信访材料永久5、车辆、会议、出差等行政类规章制度长或短02机构设置与人力资源机构设置与人事任免材料1.公司成立、合并、撤销、企业变更名称、性质、迁址等材料永久2.公司制定的劳动人事方面的规章制度、计划、总结、通知、决定等长或短3.机构设置、人员编制方面的文件材料长期4.公司员工的任免与招聘、升降、奖惩永久5.员工招聘录用、辞退等长或短人力资源管理1.劳动工资计划、总结、报表、工资调整、改革方案等永或长2.员工教育、培训名单、合同、教材等培训方面的文件材料永或长3.公司员工工资、晋级、调资、转正等长或短4.统计报表、员工名册、劳动合同永或长C经营管理类01经营决策企业管理1、公司重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理（年度的、长远的）永久2、经营工作会议全套材料长期02综合管理综合工作1、企业注册登记、营业执照、资质等级申报、审查资料、法人授权的委托书、公司整顿和升级