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精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料深圳XX物业管理有限公司SHENZHENPROPERYMANAGMENCO.,LTD编号：PD版本号：A程序文件PROCEDUREDOCUMENTS编制：日期：审核：日期：批准：日期：文件受控章及分发号精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料声明：体系文件未经相关人员许可，不得翻印。责任部门：物业管理部精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料程序文件目录序号文件名称页数对应ISO9001条款1文件控制程序34.2.32记录控制程序34.2.43质量方针控制程序25.34质量目标控制程序25.4.15管理方案控制程序25.4.26交流与沟通控制程序25.5.37管理评审控制程序25.68人力资源控制程序16.29教育培训控制程序36.210基础设施控制程序16.311工作环境控制程序26.412服务实现策划控制程序27.113服务要求评审控制程序27.2.214与客户沟通控制程序27.2.315采购控制程序27.4.116供方评选控制程序37.4.217市场拓展控制程序37.5.118前期介入控制程序37.5.119接管入伙控制程序17.5.120日常运作控制程序27.5.121安全管理控制程序17.5.122环境管理控制程序27.5.123社区文化控制程序17.5.124紧急状况控制程序27.5.125标识和可追溯性控制程序27.5.326顾客财产控制程序27.5.427物品防护控制程序27.5.528监测装置设备控制程序27.629客户满意控制程序28.2.130内审控制程序28.2.231服务监测控制程序28.2.332不合格品控制程序38.333数据处理控制程序28.4精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料34纠正措施控制程序28.5.235预防措施控制程序18.5.301文件控制程序版本：A编制：时间：人审核：时间：人批准：时间：人文件修改记录序号页码修改内容状态变化审核批准日期备注精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料01文件控制程序A/01/31．0目的通过对质量体系文件和外来资料的管理控制，确保其有严格的分类、编号、审核、批准、发放、保存和更改的规定，处于受控状态。2．0范围适用于所有质量体系文件、资料的管理和控制。各单位是指各部门和管理处的统称。3．0职责3．1总经理办公室负责对各单位与体系有关文件的控制，并进行指导和管理。3．2各单位文件管理员负责体系文件和相关资料的接收、登记、分类、编号、整理、存档及发放等工作。4．0程序4．1文件和资料的制定、审核、批准4.1.1公司所有质量体系文件和资料的制定、审核、批准按下列规定执行。序号文件名称文件级别制定及修改审核批准1质量手册一级物业管理部管理者代表总经理2程序文件二级物业管理部管理者代表总经理3作业指导书三级各部门部门主管管理者代表4记录表格四级相关单位单位主管管理者代表5法规标准等外来文件五级外部机构单位主管管理者代表4．2文件和资料的发放4.2.1质量手册的《文件发放名单》由总经理审批，由总经理办公室建立发放记录。4.2.2程序文件的《文件发放名单》由总经理确定，总经理办公室负责发放。4.2.3作业指导书由相关制定单位确定发放范围，并建立发放记录。4.2.4设备标准、图纸，工程类标准、技术图样等由管理处负责管理。4.2.5法律法规类文件由总经理办公室负责收集，对收集到的文件组织相关人员进行识别，确定其时效性和发放范围等，盖受控章发放，文件管理人员建立文件发放的记精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料录。4.2.6以上文件的发放情况应由相关单位人员填写《发放记录》，各部门只需在《发放记录》上签字即可，管理处应在收文后填写《收文记录》。01文件控制程序A/02/34.2.7文件使用人员必须使用封面加盖红色受控章的受控文件。4．3文件和资料的保管4.3.1企业质量手册、程序文件、部门工作手册、项目管理方案、记录表格及法规、国家及行业标准类（设备标准类文件除外）文件的原件，由发出部门专人保存，并在总经理办公室备案一份复印件。文件保管人与持有人应妥善保管文件，不得随意损坏、复印、拷盘及丢失。4.3.2对各级文件的管理，各单位均应建立相应的《文件清单》，其内容应及时更新。4.3.3存档作废文件在封面加盖“作废章”。4．4文件和资料的有效性控制4.4.1为确保公司体系文件和资料的有效性能够得到控制，对其采用版本号、修改状态号控制最新版本。版本号用A、B、C……表示第一、第二、第三版……；用0、1、2……表示未经修改、第一次、第二次修改……。当本册内容有三分之二以上的章节发生修改或运行三年后，在本册文件需更改的即由A版升B版、B版升C版等依次执行。4.4.2相关部门在文件更改后，将最新更改页及修改记录发放至受控文件部门，并将原页盖作废章收回，保留一份存档，其余销毁。4．5文件和资料的更改4.5.1文件的更改可由公司各级人员根据文件实施情况向有关部门提出更改意见，责任部门主管确定更改意见并经相关批准人批准后执行，填写《文件修改记录》。4.5.2文件和资料的更改一般由原审批人批准，如因特殊情况必须获得审批的需提供依据的背景资料，以保证更改的适宜性。4．6文件和资料的分类和编号4.6.1质量手册：QM（序号）-（文件名称）4.6.2程序文件：PD（序号）-（文件名称）4.6.3作业指导书：WI/（单位代码或专业代码）-(文件名称)精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料4.6.4法律法规：FG/（序号）-(名称)4.6.5标准规范：BZ/（单位代码或专业代码）—（名称）4.6.6管理方案：FA/（管理处代码）—（文件名称）4.6.7工程图籍：TJ/（单位代码或专业代码）—（名称）4.6.8标书：BS/（单位代码或专业代码）—（名称）01文件控制程序A/03/34.6.9合同：HT/（单位代码或专业代码）-（名称）4.6.10程序文件记录表格：QR—（三位自然数序号）4.6.11各单位记录表格：QR—（三位自然数序号）（单位代码或专业代码）4．7文件借阅4.7.1根据工作需要，经单位主管批准后本公司人员可以借阅有关文件，借阅人应在借出方的《借阅记录》上签字，并注明借阅期限，一般文件借阅期为一周，最长不超过一个月。4.7.2文件管理人员和借阅人有责任在双方协议借阅期内沟通，并办理相关归还手续。4.7.3对借阅文件应妥善保管，不得损坏或私自复印。4．8公开文件的控制4.8.1公开文件是指公司面向顾客公布或发放的各类文件，如业主公约、住户手册、住户须知、收费标准、通知、公开信等。4.8.2公开文件的内容和标识的控制由负责编制或发放的单位负责。4.8.3公开文件的标识应结合实际予以管理，如业主公约、住户手册等印刷品不必有状态标识，但在《文件清单》中应有明确编号和状态号；通知则应按公司统一格式和要求进行标识。4.8.4各类公开文件在得到相应权限的批准后方可发放给顾客，公司发放的公开文件由总经理批准，管理处发放的公开文件由主任批准，审批记录应留用备查。5．0相关文件与记录QR-001《文件发放名单》QR-002《文件清单》精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料QR-003《文件修改记录》QR-004《发放记录》QR-005《收文记录》QR-006《借阅记录》精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料02记录控制程序版本：A编制：时间：人审核：时间：人批准：时间：人文件修改记录序号页码修改内容状态变化审核批准日期备注精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料02记录控制程序A/01/31．0目的确保记录准确、完整、清晰、及时，能够为体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明，为质量体系的持续改进提供依据。2．0范围适用于公司各级、各类记录和表格的管理。3．0职责3．1总经理办公室负责记录控制程序的执行。3．2各单位负责与各自有关的记录的建立和检查。4．0程序4．1记录包括能够直接或间接地证明质量体系运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据。分类如下：1）质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、检验、测量记录、试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、投诉处理记录、员工培训记录、清洁绿化检查记录等。2）质量体系验证方面的记录。如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。4．2表格的分类编号4.2.1表格采用以下形式分类编号：1）程序文件记录表格编号：QR—表格序号，从001开始，按自然数开始依次排列2）各专业记录表格编号：****—B表格序号，从001开始，按自然数开始依次排列记录标志记录标志精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料02记录控制程序A/02/34.2.2单位代码与单位名称对应如下：1）公司领导总经理—01、管理者代表—02、总经理助理—032）部门代码财务部—C、物业管理部—W、总经理办公室—Z、业务拓展部—T3）管理处代码嘉福花园管理处—JF、XX物流中心管理处—WL4）专业代码房屋—FW、设备设施—SB、安全保卫—AQ、环境管理—HJ、社区事务—SQ人力资源—RL、财务—CW、租赁—ZL4．3体系文件分发号的控制（行政类文件不在范围）4.3.1质量手册（QM）、程序文件（PD）由总经理办公室发放。发放号：QM—接收单位代码如发放给物业管理部的《质量手册》的发放号是：QM—W。4.3.2由部门制定的作业指导书由制定单位负责发放。发放号：作业指导书编号—接收单位代码如财务部《财务管理制度》（WI/CW）给嘉福花园管理处的发放号是：WI/CW—JF。4.3.3管理处负责将文件发放给各班组及相关人员。质量手册和程序文件每个管理处只限一本，作业指导书可由相关单位识别发放范围，由管理处实施二级发放，填写相关《发放记录》。二级发放不需文件发放号来进行控制。4.3.4各单位的文件发放以1年为一次记录周期，文件发放的记录为：单位代码—00X（X为自然数，依次递增排