国土资源数字档案管理规范-电子文件归档与管理规范

国土资源数字档案管理省级规范(DigitalArchivesofLandandResourcesManagementattheProvincialLevelSpecification)国土资源部信息中心前言为规范国土资源数字档案的归档、接收、保管及利用工作，推动国土资源数字档案规范化管理，制定本规范，《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已明确规定的文书类电子档案不再列入本规范范畴，测绘、海洋管理数字档案规范另行规定。本标准由国土资源部提出并归口。本标准起草单位：略。本标准主要起草人：略。本标准由国土资源部负责解释。1范围本规范规定了国土资源数字档案的归档、整理、保管及利用的一般方法。本规范适用于全国各级国土资源行政主管部门在土地、地质矿产资源调查、评价、管理过程中所形成的国土资源数字档案的管理与技术要求。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T3792.1-1983文献著录总则DA/T18档案著录规则DA/T15—95磁性档案管理与保护规范DZ/T0431—2005矿业权档案立卷归档规范GB/T11822-89科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范3术语和定义3.1国土资源数字档案figurefileoflandandresources本规范所指的国土资源数字档案是在国土资源调查、评价与管理工作中形成的归档电子文件及相关的元数据。以下简称数字档案。3.2归档电子文件Archivalelectronicrecords指经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。3.3元数据ArchivalelectronicrecordsMetadata指描述组成数字档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。3.4归档filing指把数字档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.5迁移Migration指将源系统中的数字档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。4总则4.1各级行政主管部门应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保数字档案的真实性、完整性和有效性。4.2国土资源行政主管部门应当加强对所属单位数字档案管理工作的监督与指导。5元数据5.1元数据文件名采用“归档电子文件名”+“元数据.MDB”方式命名；5.2元数据内容5.2.1背景、结构信息归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。5.2.2管理过程信息5.2.2.1归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核者、签发者等)以及办理结果。5.2.2.2归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。5.2.2.3归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。5.3元数据结构5.3.1背景、结构信息表（BJJGB）表1国土资源数字档案元数据（背景、结构信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数1形成部门XCBMChar402完成日期WCRQDate83通讯地址TXDZChar404电话DHChar205联系人LXRChar206硬件环境YJHJChar1007操作系统CZXTChar208操作系统版本CZXTBBChar129数据库系统SJKXTChar2010数据库系统版本SJKXTBBChar1211相关软件XGRJChar2012相关软件版本XGRJBBChar1213字节数ZJSInt120注1：硬件环境指主机、网络服务器型号、制造厂商等。5.3.2管理过程信息表（GLGCB）表2国土资源数字档案元数据（管理过程信息）表序号字段名称字段代码字段类型字段长度小数位数1岗位序号JDHInt202岗位名称JDMCChar203责任人ZRRChar204接收日期JSRQDate85办理结果BLJGChar206结束日期JSRQDate87凭证信息PZXXBlob8其他标志QTBZBlob6归档6.1归档范围6.1.1反映土地、地质矿产资源调查、评价与管理的职能活动和基本历史面貌的，对管理和历史研究具有利用价值的归档电子文件及元数据。6.1.2土地管理、矿产资源管理工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的归档电子文件及元数据。6.1.3其他对土地、地质矿产资源调查、评价与管理工作具有查考价值的归档电子文件及元数据。6.2归档要求6.2.1归档电子文件应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写《国土资源数字档案管理登记表》（附录A中的表1、表2、表3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。6.2.2按GB／T18894—2002的7.5.2.2的规定，把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。6.2.3按GB／T18894—2002的7.5.2.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。5.2.5按GB／T18894—2002的7.5.2.4的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。6.3保管期限5.3.1国土资源数字档案中的元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。6.3.2数字档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。6.4归档格式6.4.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。6.4.2对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时将相关软件一并收集。6.4.3矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。6.4.4对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。5.4.5对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.5归档登记6.5.1纸介《国土资源数字档案登记表》应与数字档案同时保存，保管期限一致。6.5.2《国土资源数字档案登记表》应制成电子表格，与电子文件一同保存，保管期限一致。6.6归档检测6.6.1归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作。档案机构不应接收含有问题或隐患的电子文件。6.6.2归档技术检测工作内容包括：5.6.2.1检查电子文件在软硬件环境下的可读性；5.6.2.2检查电子文件内容与元数据是否完整；5.6.2.3检查电子文件归档保存格式是否规范；5.6.2.4检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。6.6.3归档电子文件形成部门和档案部门均应认真、如实填写《国土资源数字档案登记表》（附录A中表2），一并归档保存。5.6.4归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。7整理7.1分类编号7.1.1数字档案分类应遵循国土资源业务管理文件的形成规律，结合数字档案管理的特点和要求，制定数字档案分类编号办法。7.1.2数字档案按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。问题分类按业务分为三大类、十一亚类、26个小类（详见附录B）。数字档案分类字符代码编码原则：7.1.2.1大类编码采用一个字符，亚类编码采用三个字符，小类编码采用五个字符。7.1.2.2大类分类主要词中的关键字的拼音首位为本大类编码，同时作为本大类的特征符号。7.1.2.3亚类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本亚类特征字符代码。即本亚类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码。7.1.2.4小类字符编码采用主要词中的两个拼音首位作为本小类特征字符代码。即本小类字符代码为大类编码+本亚类特征字符代码+本小类特征字符代码。6.1.2.5若再分细类编码可按照以上原则范围类推。7.1.3数字档案应当按照分类、编号规范要求，逐件建立相应档号。7.2整理编目7.2.1数字档案的整理、编目、排列应当反映国土资源管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于数字档案的保管和利用。7.2.2数字档案应按照《档案著录规则》（DA/T18）规范要求的项目进行著录，建立规范的档案目录数据。所形成的档案目录数据应当组织建立与数字档案相链接。7.2.3数字档案卷内文件材料按分类要求归类排列组织，按问题、时间或重要程度顺序排列。除DZ/T0431—2005、GB/T11822-89已经规范规定矿业权、科技档案顺序排列外，一般遵循以下排列原则：7.2.3.1结论性文件在前，其它材料在后；7.2.3.2上级文件在前，下级文件在后；7.2.3.3案卷内文件材料排列应文字在前,图形在后。8保管8.1库房防护8.1.1应按照国家档案局《磁性档案管理与保护规范》要求（DA/T15—95），采用必要的保护设备和保护技术措施，确保库房达到防护要求。8.1.2库房环境温度控制在17—20摄氏度，相对湿度控制在35％—40％。8.1.3库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体相隔离。8.1.4库房应采取防火、防潮、防震、防盗、防光、防尘、防磁、防有害气体等防护措施。8.2载体管理8.2.1存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。8.2.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。8.2.3重要的档案应根据国务院信息化工作办公室颁发的《信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988-2007）要求进行备份。8.2.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行一次检查登记，填写《国土资源数字档案库存情况检查登记表》（附录A中表4），如发现问题应及时迁移。8.3迁移8.3.1档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。8.3.2数字档案迁移操作必须在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写《国土资源数字档案迁移登记表》（附录A中表5）。8.3.3由于技术与设备原因，必须更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据必须同步更新，并做好更新记录。8.4鉴定销毁8.4.1按GB／T18894—2002的9.8.1的规定，数字档案的鉴定销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后买施。8.4.2属于保密范围的数字档案，如信息储存在不可擦除载体上，应当采用物理或化学的方法连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。8.4.3销毁前应编制销毁清册，指定销毁人，并确认信息彻底销毁。9利用9.1档案服务9.1.1档案部门应当建立快捷、高效、准确服务的数字档案利用网络，开展数字档案利用工作。档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档数字档案的权限。9.1.2数字档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的开放利用，未经批准不得查阅其元数据等相关信息。9.1.3数字档案的利用应注意以下事项：9.