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物流有限公司质量记录手册1目的对记录进行有效的控制和管理，以保证提供的服务符合规定的要求和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。2适用范围本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等做出了具体规定。本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。3职责3.1体系管理部负责记录的标识、归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。3.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。4作业程序4.1记录的控制范围与分类4.1.1记录的控制范围包括：各质量管理体系文件中规定提供的记录，以及在质量管理体系运行中形成的其他记录(包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等。)也包括来自供方的记录。4.1.2记录的分类包括：各项管理记录、各项操作记录、各种检验记录和各种报告等。4.2记录的填写4.2.1按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。4.2.2填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.2.3记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写件)，不能使用复印件(顾客提供的记录部分除外)。4.2.4各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。4.2.5记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。4.3记录印制的规定记录原则上采用表格方式(特殊情况除外)，记录必须有规定的编号和顺序号，表格中一般应设制编制、审核、核准及日期栏目。各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格均应按体系管理部的要求进行印制，统一编号备案。4.4记录的标识各质量管理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量管理体系程序文件相对应。例：“记录控制清单”为(Q/CRC2-002-01)程序文件编号序号其他记录表格的编号原则与上述相同，与相应的文件编号相对应。4.5记录的收集和归档4.5.1各部门按质量管理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。4.5.2各记录积存的责任部门负责收集和管理本部门在物流运作和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。4.6记录表格的汇总管理体系管理部负责对本公司规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写《记录控制清单》明确每一记录的编号、名称、保管部门、保存期限等内容。4.7记录的查阅/借阅4.7.1查阅/借阅记录必须经体系管理部记录管理人员同意后，方可查阅/借阅。与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。4.7.2查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保证记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究查阅/借阅者的责任。4.7.3顾客查阅记录时，需经记录保管部门主管批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。4.7.4第三方质量管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。4.7.5出于法律证实、质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。4.8记录的处理记录保存期限依《记录控制清单》规定执行，如超过保存期限时，由体系管理部提出记录销毁申请，体系管理部记录管理人员负责确认并批准要销毁的记录，确认无利用价值后，执行销毁。5记录表单NO记录名称编号保管部门保存年限1记录控制清单Q/CRC2-002-01体系管理部三年物流有限公司质量手册(2003-4-10文章级别：1点击：260次)物流有限公司质量手册Q/CRC1-2002质量手册本：第（）版第（）次修订审核编制2002/8/24生效日期：2002/8/301目的：和有效性。2适用范围：律法规等外来文件。3名词定义：3.1一层文件：质量手册3.2二层文件：程序文件3.3三层文件：作业指导书（设备操作规程、作业标准（规范）、工作职责等）。3.4外来文件：顾客提供的服务规范、政府机关发行的相关法律、法规制度、供应商提供的服务规范等相关的文件。4职责：4.1体系管理部负责本公司程序文件、作业指导书、表单、记录发放、更改、控制和管理及质量手册的编制、发放、更改、控制与管理。4.2各部门负责程序文件、作业指导书、表单、记录的编制。5作业程序：5.1文件分类与编号方法：5.1.1ISO相关文件编号格式：5.1.1.1质量手册编号格式：Q/CRC1XＸＸＸQ”表示a、大分类及编号：CRC----公司名称缩写b、中分类及编号：1----质量手册c、小分类及编号：/CRCＸＸＸＸQ”表示a、大分类及编号：CRC----公司名称缩写b、中分类及编号：1----质量手册2----程序文件3----作业指导书c、小分类及编号：001—999编号。5.2编制：5.2.1凡本公司所属员工对其所担任的业务，认为有必要制度化时提出申请并附草案。5.2.2除特别指定外，各项制度的编制应由业务直接担任者负责。5.3审核：5.3.1各项制度文件审核权限按以下规定办理：别审核核准发布质量手册管理者代表总经理体系管理部程序文件部门主管管理者代表体系管理部作业指导书部门主管各部门主管体系管理部5.4整理编号：5.4.1文件管理员依审核决议内容予以整理、校准编号后，制作封面，准备发行。5.4.2程序文件封面、内文格式均统一标准。5.4.3本公司所有文件第一次发行为第1版，所有文件修改次数超过5次或公司经营方向发生改变时，文件改版为第2版，依此类推。5.5发布实施：5.5.1制度文件发行对象以相关负责单位为准，发行份数依部实际需要决定。5.5.2体系管理部依各项制度运作的相关对象需求份数复印后再于文件首页上盖红色“文件发行章”章后发行。公司内不得使用盖有“文件发行章”的文件复印件，一经发现立即由文件管理员销毁，并追究当事人责任。5.5.3接收部门保管人或其代理人接收制度文件后应在《文件分发签收记录表》上签收(签名或盖章均可，若属再版及签收时，须先将旧版文件缴回文件管理员再签收)。文件管理员再将其附于原案正本内文之前。5.5.4如属再版发行者，应同时将旧版文件收回销毁，并定期制作《制度文件收回销毁记录表》。但文件管理员应将原修改草案存档并加盖“作废章”。如因原使用单位有实际需要留作参考时，该文件可不用收回，但需由管制中心于文件明显处加盖“作废章”表示，该文件不受控。5.5.5公司人员在对内或对外活动中，涉及有关文件需要参考时，应填写书面申请经批准后，文件发放时，加盖“参考章”，发放后文件不受控。给认证机构之文件应纳入受控文件管制。5.5.6各项制度执行单位主管，应负责监督执行的责任，确实按规定执行。5.6修订：5.6.1凡本公司所属员工对其负责业务相关制度，发觉有不适之处难以推行或需要修订时，得随时向主管单位提出修订申请并填写《文件申请表》。5.6.2其修订审核程序，视同新制订。5.6.3修订审核后管制中心应修订内容修正并依本管理程序发行。5.7停用：5.7.1依本规定发行的文件若需停用时，由体系管理部提出经总经理核准后，向各单位收回文件。5.7.2各单位文件被收回时，须在其《受控文件一览表》内将该文件删掉或重新制作《受控文件一览表》，保持最新版本文件且文件发行修订版次不必登记，只须由文件管理员保存文件修订履历。5.8各单位因管理上的需要可将程序文件、作业指导书的流程或重要参数或数据表制作成流程看板以便于管理，以不违背原程序文件、作业指导书之规定为原则，并须有各部门主管签名核准并注明年、月、日。5.9文件保管：5.9.1各项制度文件的保管人应为部门主管或部门主管指定人员，存储方式应便于迅速调阅。5.9.2各保管单位应自行保管所接收的制度文件，并依顺序记入《受控文件一览表》，并附于各专属档案夹的最前页，所接收的文件需按照《受控文件一览表》的顺序存放于专属档案夹内，或将所建立的《受控文件一览表》另行存放做为核对接收文件用。5.9.3逾期失效的制度文件，除体系管理部应保留原案(须与该作废文件此次前正本、草案一起保存)外，其余由管制中心销毁或作废，作废制度文件须有“作废”字样。5.9.4各项制度文件不得擅自涂改或复印使用，若须标注重点时，以不改变原来的意思为原则。5.9.5各项制度文件除特殊情况经总经理核准外，不得带出公司或传真。5.9.6文件经编制、审查、批准后，原版文件及存入文件的电子文件应做好备份交体系管理部整理存档，并录入《受控文件一览表》中，存入文件的磁盘应明确标识文件名称、版本号，电子文件应有良好的储存环境，做到防水、防潮和防病毒，使用电子文件的电脑，应有防病毒的措施，经常进行软件杀毒。原版文件不需盖“文件发行章”印章，由文件管理员妥善保管。5.10外来文件：5.10.1外来文件由接收部门先行确认，并登记于《外来文件登记表》内，存档或发相关部门。6作业流程7引用文件：8记录表单：NO记录名称编号保管部门保存年限1外来文件登记表(Q/CRC2-001-01)人事行政部二年2受控文件收回、销毁记录表(Q/CRC2-001-02)体系管理部二年3受控文件一览表(Q/CRC2-001-03)体系管理部二年4文件分发签收记录表(Q/CRC2-001-04)体系管理部二年5文件申请单(Q/CRC2-001-05)体系管理部二年报关、运输合作协议书(ZT)(2003-4-11文章级别：0点击：58次)外高桥保税区报关、运输合作协议书甲方：北京华夏企业货运有限公司上海分公司乙方：上海新发展国际物流有限公司甲、乙双方经友好协商，就甲方指定GEP（上海）货物委托乙方代理收货进保税区及港口代办转运等一系列报关、报检、运输、代运分拨等业务达成如下协议：一、甲方职责1.甲方在每批货物到港前一天向乙方提供已由收货人签章好的正确、完整的船运单证（即B/L海运提单及报关单证），双方确定专人交接并纪录时间。2.甲方委托乙方清关，应提供正确、完整的报关单据，内容包括与船运单证相符的货物中文品名、税则号码、数量、金额、重量等。如有问题乙方应及时通知甲方立即解决。3.甲方应协助乙方及时解决换取港区提单过程中所有发生的问题。4.甲方委托乙方代办商检，应提供正确的外商投资财产价值鉴定申请单及上海市外商投资企业进口物资审批表等文件，以利于乙方及时办理商检并进行报关。5.甲方所委托的货物应以出口标准妥善包装，应适应长途海运和内陆运输，任何由于甲方包装不善而造成的损失由甲方负责；任何由于乙方操作不当而造成的损失由乙方负责。6.原则上，甲方对每批货物的操作要求中，运输计划需在作业前一天12小时前，收发货指令至少在作业前2个小时以书面传真形式通知乙方落实，特殊情况下，乙方应尽力配合处理。二、乙方职责1.乙方在接到甲方提供的正本海运提单后到船公司（或代理）调换港区提货单，如遇到问题及时与甲方取得联系并解决。2.遇到货物必须商检时，乙方在接到甲方合格的申报单等单证后代理甲方申报商检。3.乙方在接到甲方齐全的报关材料后缮制报关单并负责报关，如遇到仓单错误并负责解决。4.对于甲方委托的保税区海关报关业务，乙方在正常情况下非法检货物在船到后四天内予以完成清关、送货等服务，对法检进口设备在船到后五天内予以完成清关、送货等服务，如有特殊情况发生，甲乙双方应积极协调及时解决。5.乙方负责报关后办理有关港区提货手续，同时安排集卡到港区提箱至甲方指定地点。6.乙方负责对海关事物提供必要的详尽咨询服务。7.乙方原则上不负责垫付操作过程中所产生的费用，由甲方垫付FOB条款海运费。8.若货物至乙方仓库