物资采购及管理手册(第二版)324

内部资料注意保存物资采购及管理手册（第二版）2013年3月中建七局安装工程有限公司ChinaConstructionSeventhENGRGBureauInstallationENGRGCo.,Ltd1中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订前言公司管理模式转型后，物资管理能力相对薄弱。为加强公司物资管理水平，规范物资采购行为，充分发挥集中采购优势，提高集采综合效益，保证工程质量和施工进度，更好地的服务于公司各项目的生产运营，公司于2012年5月编制下发了《物资采购及管理手册》。通过近一年的贯彻执行，各单位和项目部对《手册》的理解和运用得到不断强化，有力地推动了公司物资采购及管理的规范化、标准化和信息化进程。在《手册》执行过程中，确实也发现了不少有待解决的实际问题，对此，公司领导和基层广大管理人员提出了许多有益的改进建议和意见。结合公司实际情况，我们对《手册》各章节内容重新进行了认真梳理和修订，以“机构设置”、“权限界定”、“计划管理”、“采购管理”“现场管理”及“信息化和资料管理”六大管理板块为主线，将原来的十三章内容重新排列为十二章，新增了26张管理表格，力争使各层级物资管理人员及相关管理人员能够通过《手册》了解、掌握物资设备采购及管理全过程要点，真正起到指导作用。受时间和编写水平所限，修订后的《手册》肯定仍会存在不少疏漏和错误，希望各单位、项目部在执行过程中继续积极提出改进意见和建议，及时反馈到公司材料设备部，以便不断修正加以完善。《物资采购及管理手册》编委会二○一三年三月二十五日2中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订目录第一章物资系统组织机构设置……………………………………………………3第二章物资设备采购权限划分……………………………………………………6第三章物资设备采购计划管理……………………………………………………7第四章供应商的分级考核管理……………………………………………………9第五章物资设备采购管理流程……………………………………………………11第六章物资设备采购合同管理……………………………………………………15第七章物资设备进场验收管理……………………………………………………17第八章物资货款的支付与核销……………………………………………………25第九章物资设备盘点核算管理……………………………………………………26第十章物资设备循环利用管理……………………………………………………27第十一章业主供应物资设备管理……………………………………………………32第十二章信息化及内业资料管理……………………………………………………33附表：物资设备管理常用表格……………………………………………………34-89附录：物资（设备）采购流程图…………………………………………………90-923中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订第一章物资系统组织机构设置1核心内容1.1公司设置物资设备管理三级机构。公司总部设材料设备部；事业部设置材料设备管理岗位，归口工程部管理；项目部设材料设备部。1.2公司材料设备部配备5-6人，事业部工程部配备材料设备管理岗位1-2人（可兼职），项目部根据体量大小配备材料设备人员，至少不得低于2人。1.3事业部、项目部的材料设备管理人员由公司材料设备部实行垂直管理，岗位配备时应征求公司材料设备部意见，上岗前应进行本手册及相关管理流程的培训。对责任心不强、不胜任本岗位的人员，公司材料设备部有权提出岗位调离。2管理职责2.1公司材料设备部2.1.1了解掌握并贯彻执行国家和地方政府、行业和股份公司以及工程局有关要素采购管理工作的方针、政策、法规、条例、制度，制定本企业物资管理制度，检查、落实制度执行情况，收集各事业部、项目部对制度在执行过程中存在问题的反馈信息，不断加以完善。2.1.2负责组织制定物资设备集中采购工作的年度目标和主要工作计划，对事业部、项目部材料设备管理情况进行检查，提出整改意见，并督促整改。2.1.3负责制定供应商管理制度，统一供应商准入、考核评价标准，对战略供应商进行考核评价。负责合格供应商的档案管理，汇总下发公司《合格供应商名册》，发布供应商“黑名单”。2.1.4做好集采名录中A类物资设备和B类物资设备的采购，组织公司层面大宗物资设备战略框架协议的谈判和签订，督导下属单位完成授权范围内的物资设备采购工作。负责在公司办公平台上及时公布公司、项目部物资采购的情况。2.1.5负责组织对公司所属各单位上报的物资设备采购合同按照企业《分包分供合同管理办法》进行初审，提交主管领导审批。指导各单位建立物资设备采购合同台账，并对采购合同执行情况进行动态监督。4中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订2.1.6与工程管理、商务、财务资金等部门密切协作，检查各项目材料消耗管理、成本控制和材料帐务处理情况，对各项目成本控制情况提出奖惩意见。2.1.7负责公司各项目间的剩余物资调剂，达到物资的循环再利用。2.1.8督促项目、各单位按时向材料设备部提交各类报表，完成部门内各类统计报表、资料的整理归档工作。2.1.9负责《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》物资采购及管理业务板块的录入管理工作，监督指导项目部及时录入数据。2.2事业部工程部2.2.1贯彻执行上级主管部门制订的各项方针政策、制度和法规，执行物资管理制度，检查、落实制度执行情况，收集各项目对制度在执行过程中存在问题，及时反馈至公司材料设备部。2.2.2参与项目施工检查，对所属各项目计划管理、合同管理、物资收发存管理等提出整改意见和措施。2.2.3参与项目材料市场询价，协助做好项目物资的采购招标，全面做好物资流通过程中的价格监督。2.2.4负责搜集项目部材料管理中的各类报表统计，及时整理汇总统一上报公司材料设备部。2.2.5负责《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》的录入管理，监督指导项目部及时录入数据，做好本业务范围内的的录入工作。2.3项目材料设备部2.3.1严格贯彻执行公司材料管理的各项规章制度。2.3.2按时、按质、按量地做好项目材料设备采购和各种材料设备进场的验收工作，并搞好材料设备计划管理工作，保证项目材料设备供应。2.3.3全面负责监督进场材料设备的日常管理工作。2.3.4负责现场材料管理，材料仓储管理，搞好现场材料的堆码、标识工作。2.3.5掌握现场材料实际消耗动态，真实盘点材料的库存数量。牵头负责租赁设备及周转料具的现场管理，协助项目商务部门和财务部做到月清月结，搞好工程计量和经济活动分析。5中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订2.3.6及时收集整理相关文件及资料，按时向材料设备部上报各类报表。2.3.7根据《中国建筑集采交易平台》及《综合项目管理系统》的录入要求，及时准确录入信息。2.4物资系统组织架构设置2.5项目材料人员定岗定编标编制类型岗位特大型大型中型小型管理岗位2211非管理岗位4321（兼）合计6532以上标准为正常施工生产下的人员编制，若项目处于非处于主要材料大量进退场阶段，或处于停工、半停工状态以及进场初期和收尾阶段，项目部可根据实际情况对人员编制进行调整。此外，也可根据不同项目类型进行适当调整。事业部工程部公司领导分管领导公司材料设备部项目材料设备部直管项目材料设备部劳务公司材料部门劳务公司材料部门施工作业班组6中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订第二章物资设备采购权限划分1核心内容1.1根据物资设备的采购模式、区域市场资源分布、专业化经营等特点，将集中采购项目划分为A、B二类。A类属于战略集中采购项目，由工程局层面（或授权公司）及公司层面组织实施战略集中采购；B类为控制性采购项目，由公司（或授权单位）组织区域集中采购；A、B类之外的零星物资（C类）由项目经理部报公司材料设备部备案后自行组织采购。（详见公司年度《集中采购名录》）1.2必须在工程局和公司层面集中采购的物资（A类）：钢材（钢筋、管材、型材、板材等）、电线电缆、大宗电气主材（灯具、母线桥架、电气仪表、智能化材料等）、水暖消防主材（阀门、大型管件、大型管件、散热器、大宗卫生洁具、消防材料等）、装饰主材（各类外装饰用石材石料及制品、原木及木制品等）、大宗油漆化工材料、门窗、建筑设备（塔吊、升降机等）工程设备（如电气成套设备、泵、空调机组）等。1.3公司集中采购或授权采购的物资（B类）：1.3.1水泥、商砼、橡胶支座、钢绞线、伸缩缝、沥青等建筑、市政材料。1.3.2白灰、瓷砖、吊顶龙骨、幕墙铝型材、涂料等建筑装饰材料。1.3.3项目所用模板、方木、脚手架钢管、扣件、可调底座、可调顶托等周转料具（采购和租赁）。1.3.4A类之外的电气、水暖保温防腐材料，合同额大于100万元的其它材料。1.4采购授权规定1.4.1原则上，B类物资设备可根据采购金额进行授权采购。基本前提是：同类物资不可分割采购。1.4.2河南区域：同类物资采购额小于10万元（含），由项目部报公司备案后组织洽谈订购；10万元采购额50万元，由公司授权在事业部督导下采购；采购金额在50万元（含）以上，除特殊紧急情况外，应由公司材料设备部组织集中采购。71.4.3其它区域：同类物资采购额小于20万元，由项目部报公司备案后组织洽谈订购；20万元采购额60万元，由公司授权在事业部督导下采购；采购金额在60万元（含）以上，除特殊紧急情况外，应由公司材料设备部组织集中采购。1.5暂不纳入集中采购的物资砂、碎石等地材，由项目部在事业部的管控下自行采购，必要时公司材料设备部派人参与招（议）标。2具体操作2.1对纳入集采管理范围的物资设备，项目部需提前上报需求计划，根据额度大小、物资类别和项目属地，公司材料设备部决定采购方式，报分管领导同意后进行采购授权。严禁事业部和项目部未经授权自作主张洽谈签订分供合同。2.2项目部可以提前对当地市场进行考察、询价，推荐的供应商与需求计划一并上报。3.根据项目体量及资金和回款情况，可在项目实施“点集采”。（详见第五章第4条）第三章物资设备采购计划管理1核心内容1.1计划管理是一项系统工作，需要项目各部门共同协作才能保证前瞻性、准确性、和计划性，才能实现计划管理的效益目标。1.2物资采购的依据是《项目物资设备需求总计划》、《月度物资设备需求计划》。1.3采购前采购部门需编制《物资（设备）采购计划表》。1.4特殊物资及设备应提前1-2个月提报计划，充分考虑生产周期。1.5已签订合同内的物资需分段进场时，需提前7天报进场计划（《批次采购计划表》。2具体操作2.1项目物资需求总计划与机械设备需求总计划项目开工后1个月内应通过事业部工程部向公司材料设备部上报《项目物资需求总计划》(公司直营项目部直接上报)。《项目物资需求总计划》由项目经理主持，商务经理具体负责，各部门密切协作，共同完成。根据《项目实施计划书》、《施中建七局安装工程有限公司物资采购及管理手册文件编号CSCEC7BF－QB－WZ文件修订第1次修订8工组织设计》《专项施工方案》等要求，按分部、分项工程分类编制。《项目物资需求总计划》应包括业主提供物资进场计划。机械设备需求总计划应单独进行编制。总需求计划应与项目实施计划书同步编制。2.2月度物资设备需求计划项目实施过程中，根据《月度施工计划》，由项目工程部会同商务部，于上月20日前分类汇总编制次月《月度物资（设备）需求计划》，项目生产经理（总工）审核，项目经理批准后，由项目材料设备部及时汇总递交至事业部审核后，报公司材料设备部进行审批授权。2.3采购计划2.3.1采购计划是具体的实施计划，按照施工计划及需求计划确定的进场时间节点要求，根据月度需求计划审批确定的采购权限：1）公司层面集采供应的物