公司出差及差旅费管理制度

公司出差及差旅费管理制度第一章总则为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制管理，特制定本制度。第二章出差流程1.出差申请1.1根据部门工作目标或业务需求，由负责人视具体情况确认出差人和出差期限，并依照程序核定。1.2被委派出差人应填写《出差申请单》，《出差申请单》必须详细填写出差地点、出差时间、出差路线、事由、计划等内容。（如时间仓促可先口头上报领导，回程再补写具体申请表）1.3领导对出差申请进行审批时，应填写或指派本次出差负责人。1.4原则上出差出发时间在早8点以前的可以不来公司报到，出差出发时间在早8点以后的要来公司报到，特殊原因不来公司的必须有领导批准并备案。1.5出差返回时间（以车票、过路费票据上的到达时间为准）在18点以前的要来公司报到；出差返回时间在18点以后如无特殊情况可不来公司报到。1.6出差后须按《出差申请单》中拟定的时间、路线、拟计划拜访客户名录等事项开展出差工作。出差人员出差期间需每天向项目负责人报告工作进展及下一步工作计划安排。1.7出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间的，应打电话向公司请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。2.出差的审核决定权限如下：2.1当日出差出差当日可能往返，由负责人核准。2.2远途出差填写《出差申请单》后经相关领导核准同意后方可。3.交通工具的选择标准：员工出差应根据实际距离与公务紧急程度酌情选择适当的交通出行工具，未按规定乘坐交通工具的，费用超支部分由个人承担。3.1市内短途出差（车程2小时以内）一般选择汽车作为交通工具。3.2远途出差：市区以外单人出差多采用高铁或长途大巴出行，如多人共同前往或施工等特殊情况也可采用汽车出行；3.3员工出差所需的火车票大巴票由自行负责，票据返程后统一交至财务处实行报销记录。（如两人以上或特殊情况可由出差负责人统一订购）3.4自驾出差规定（详情参照《单位用车管理制度》）第三章差旅费及补助1.差旅住宿标准及相关规定1.1为保障员工出差时的住宿条件和安全，如非公务特殊需要，所有员工住宿应优先选择当地物美价廉的酒店，并应以交通方便及就近为原则，选择适合入住的酒店。1.2一般非商务活动需要，应首选经济型酒店，住宿标准为150元/间/两人。1.3因公务特殊需要住宿标准超过上述规定时，必须提前获得领导批准。如无批复擅自更改超标的由出差负责人进行承担。1.4在出差地选择住亲戚朋友家或其它方式自行解决住宿的，按住宿标准的60%发放住宿补偿费。1.5出差参观、学习、考察，由主办单位或受访单位统一安排住宿的，如果收取费用可据实报销，如不收取费用则不再补偿、报销住宿费。2.差旅补助2.1市区外补助公司按每人每天80元的统一标准向出差员工提供差旅补助，其中包含餐费、非公务交通费及杂费。市区内实行实报实销制度但不可超过80元/人/天。2.2员工出差期限按照实际出差天数计算：2.2.1启程当天中午12点前出发的按一天计算补助，12:00以后出发的按半天计算补助。2.2.2回程当天，12:00以前到达公司所在地的按半天计算补助，12:00以后到达的按一天计算补助。2.3差旅补助每月月初报至财务处进行统一登记，每月15日前进行发放。2.4员工短途出差，当天返回无需在外住宿的，不另外发放出差补贴。驾驶自由车辆的，相关费用包含在车补内；非自驾出差的，只根据发票报销交通费；驾驶公司车辆的，一般不报销任何费用。2.5外出施工业务洽谈，由受访单位统一安排用餐的，如果收取费用可正常享受补助，如不收取费用则按补助标准的50%执行。3.差旅费用报销程序及相关规定3.1出差借款与报销3.1.1公司坚持“先垫付后报销”的费用控制制度，原则不预付本次出差项目费用，特殊情况需借款者，依据审批后的《出差申请单》填制《借款单》，财务部门收到经核签的出差申请及借款单时，对出差费用预算进行合理性测算，若认为合理则给以办理借支。3.1.2借款的首要原则“前账不清，后款不借”。3.1.3借款要及时清还，报销费用发放三日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，财务部直接于最近期发放工资时扣减该员所预支之金额，直至扣清为止。3.1.4款额度与借款人工资挂钩，参照出差费用标准，原则上不得超过借款人的月工资收入。特殊用途超过标准的应上报到分管副总标明原因审批。3.2报销程序及出差费用的报销3.2.1差旅费报销应以正规的发票为依据，并且由机器打印的发票，必须以公司名称作为发票抬头。原则上不允许使用收据报销，特殊情况无正规发票的，需写清具体项目、金额及时间，还应告知相关负责人，经审批后方可报销。发票丢失，应由个人写出书面说明，经同行人证明后方可报销，否则个人负担丢失部分的费用。3.2.2差旅费报销按财务规范粘贴《差旅费报销单》→直经理审核签字→财务部核实报销。3.2.3出差费用的报销项目中，不可包含差旅补助已经涵盖的费用。第四章员工出差活动的监管1.各部门经理对自己部门的员工出差活动负责进行监督管理，定期（按月）开展检查，对检查过程中发现的违规行为应及时处理。违规处罚标准：1.1员工出差未办理申请手续的，处罚责任人20元/次，期间产生的费用不得报销入账。1.2出差费用报批存在弄虚作假的，按照作假部分的金额处罚责任人，同时做假部分的费用不得入账，已入账的应进行剥离。2.财务部门未按相关规定审核报销票据，存在违规的，处罚责任人20元/次，如因此造成的直接经济损失由审核人承担。第五章出差纪律1.遵纪守法；2.遵守公司制度；3.注意安全，不从事危险活动；4.不从事有损公司形象、品牌形象、公司政策的活动；5.不谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论；6.不给客户制造正常工作以外的难题和提出正常工作以外的要求；7.严禁挪用公司货款。