[通用]出差及费用报销管理规定适用于总部和子公司

出差及费用报销管理规定为严格控制费用支出，加强费用管理，本着合理节约的原则，对XX出差费用标准及相关费用报销作出如下规定。1.适用范围本制度适用于公司总部和子公司。2．费用分类2.1本制度包含差旅费、市内交通费两项费用；2.2文中提及的业务招待费(含礼品购置费)另外执行《关于业务招待费的管理规定》。3.差旅费3.1出差定义3.1.1指因工作需要，公司员工受主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务在8小时以上30天以下，超过30天以上属外派，外派不属于出差范畴。3.1.2出差人员按照不同职级享受相应的车船费标准、住宿费标准、伙食补贴标准、交通补贴标准等。3.2出差申请3.2.1公司员工应严格履行报批手续，出差前应填写《出差申请单》。公司总部（1）高级经理（不含）级别以下员工的《出差申请单》的审批流程是：员工申请主管上级审批部门总监审批分管副总审批；（2）高级经理（含）级别以上员工出差的审批流程是：员工申请总监审批分管副总审批总经理审批；（3）子公司员工的《出差申请单》经主管上级批准后报子公司总经理批准。（4）以上审批结束均需由人事部备案核对考勤。3.2.2出差各部门应严格控制出差人数，确定合理出差时间，逾期出差应向上一级主管负责人报告；3.2.3未经相关负责人批准自行出差或因私人原因所发生的差旅费由本人自行承担，公司不予报销。3.3报销标准层级划分3.3.1员工职务分级下表所列为公司总部及各子公司职级对照表。级别总部职务子公司一级总经理级二级副总经理/助理总经理总经理三级总监/副总监副总经理四级高级经理总监/副总监五级部门经理高级经理六级部门主管部门经理七级专员部门主管八级实习生/部门助理专员/实习生3.3.2地区分类按照国内城市不同的消费水准，将国内出差所到的目的地城市划分为一、二、三类地区：一类地区是指北京、上海、广州、深圳、杭州五个城市；二类地区指除以上五个城市之外的省会城市及发达地级市；三类地区指其他城市和地区。到香港、澳门或国外城市出差属于特批范畴。3.4车船费：3.4．1员工长途出差,尽量选择经济实用的交通工具。到目前已经与上海之间开通高铁及动车的城市出差，在途时间在3小时以内的城市，交通工具首选高铁和动车，确因时间紧急的临时出差，在征得相关责任人同意后选择坐飞机出行。3.4．2需要订机票的应提前三天预订，小于三天造成机票折扣减少的需特别说明方可报销，所订机票的折扣原则上不高于六折。出差员工在得到审批同意后由公司行政部向公司的机票合作公司订购机票，月底由公司统一与机票公司结账并将成本划归到相关部门。3.4.3不同职级对应选择出差交通工具标准级别飞机火车/动车/高铁轮船一级商务舱（可选）/经济舱软卧/一等座一等舱二级经济舱软卧/二等座二等舱三级经济舱硬卧/二等座三等舱四级经济舱硬卧/二等座三等舱五级经济舱硬卧/二等座三等舱六级经济舱硬卧/二等座三等舱七级硬卧/二等座三等舱3.5住宿费标准级别一类地区（元/人/天）二类地区（元/人/天）三类地区（元/人/天）一级800600500二级400350350三级350300300四级300260200五级260200180六级200150150七级180150150说明:（1）出差员工按照上表列出的住宿费标准为报销上限，超出部分自理；（2）出差员工合住的，住宿费标准就较高的一方。3.6伙食补贴标准3.6.1伙食费按每人每天60元补贴；3.6.2员工在差旅费报销时凭单据报销伙食费，如无报销单据，则计入补贴一栏；3.6.3如遇招待餐，则扣除当餐伙食补贴（早餐每次按10元标准，午餐、晚餐按每天补助标准扣除早餐后的一半计算）；由出差员工发生招待费进行报销的，按照公司《业务招待费管理规定》执行，紧急情况需要电话和主管确认方可。员工在报销发票时，在发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，需由有审批权限的人员在发票上加签确认。3.6.4对到有集体宿舍和统一食堂（工作餐）的子公司出差，原则上要求员工住宿舍吃食堂（工作餐），不再享受上述住宿标准和伙食补贴。特殊情况可享受住宿标准但不享受伙食补贴。3.7出差地市内交通标准：级别一类地区（元/人/天）二类地区（元/人/天）三类地区（元/人/天）一级300200200二级150120100三级15010080四级1007060五级806050六级806050七级705040说明：市内交通费控制在上述标准内凭票报销（包括公共汽车费和出租车费），超出部分自理。3.8补充规定3.8.1员工出差如遇特殊情况要提高出差车船费、住宿费、交通费标准的，需要公司分管副总特别批准。3.8.2参加由邀请方承担包括住宿、市内交通费与生活费用在内的会议、培训、活动，不再报销差旅费和享受任何补贴。3.8.3参加短期培训班学习，并集中食宿的，住宿费和伙食费不在此标准内，而按组织单位规定的标准报销。3.8.4出差员工的伙食补贴按实际就餐次数计算；住宿补贴按实际住宿天数计算。3.8.5符合探亲条件的员工，按规定办理手续后，可按前述标准报销往返车船票，不报销住宿费，无伙食等其他补助。3.8.6不同级别员工出差，应分别按所处级别的标准报销。3.9出差费用借支与报销3.9.1借支3.9.1.1因出差业务需要借款时，需要填写《付款申请流程》，得到主管上级批准后，报分管副总（或总经理）审批，批准后财务予以借款；3.9.1.2子公司员工的《付款申请单》在总经理审批权限内的由总经理审批后，财务可借支；超出授权范围内的按照管控权限逐级上报；3.9.1.3《付款申请单》可与《出差申请单》同时进行审批。3.9.2报销3.9.2.1员工出差返回后应于一周内报销差旅费，在OA上填写《费用报销流程》，同时提供有效票据，所有票据均需注明使用目的和时间；3.9.2.2所有费用项目均需在一个月内报销，过期概不受理。对于逾期未报销的借支金额，由财务部提供数据给行政人事部，在当月工资中扣除。3.9.2.3出差发票丢失，应提供充分合理的证明，得到主管上级及财务审核后可以报销。以信用卡或支票支付的，应提供相应记录作为补充凭证；4.市内交通费4.1是指公司员工在公司所在城市办理公务时所发生的交通费,包括公共汽车费、地铁费、出租车费,公司员工因私所发生的交通费用不在此列；4.2员工外出办理公务原则上公司不派车（出纳除外）,应乘坐公共汽车、地铁等交通工具。高级经理级以上员工（含）需要乘坐出租车的，必须征得主管领导同意；部门经理及以下员工，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得主管同意。5.本规定由公司总部行政部制定并解释，子公司参照上述标准执行，如因当地情况需另行制定标准的，可根据实际情况制定实施细则并报公司总部行政部审核后方可颁布。6.本规定自20XX年9月1日开始试行三个月，实行期满未变更的，则自动转为正式制度。