第4章 入伙管理手册

1第四章入伙管理手册2电子文档：RHGL001物业入伙管理制度一、入伙准备工作1.物业管理处在入伙前1个月制定入伙工作计划，该计划中应明确:(1)入伙时间。(2)负责入伙工作的人员及其职责。(3)入伙手续。(4)入伙过程中使用的文件和表格。2.入伙工作计划应由管理处主任批准，管理处应提前1个月向业主发出《入伙通知书》，并详细说明：(1)需业主准备的证明材料。(2)需业主填写的表格。(3)办理入伙手续的程序。(4)办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主办理入伙手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续。二、入伙审查登记1.管理处应建立入伙登记表，对业主提交的《入伙通知书》进行查验，确认无误后收取《入伙通知书》，在入伙登记册中注明，并向入伙申请人发放资料，应包括：3(1)《入住说明》。(2)《住户手册》。(3)《住户公约》。(4)《管理协议》。(5)《预交费用标准》。(6)《装修须知》。(7)《住户登记表》。(8)《装修审批表》。(9)《验收交接表》。2.上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。在提供给业主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料，包括：(1)身份证。(2)工作证复印件。(3)《业主登记表》。(4)购/租房合同的正本及复印件。(5)已签署的《住户公约》、《管理协议》。3.管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容包括：(1)表格填写是否完整、正确和清晰。(2)公约和管理协议是否已签署。(3)身份证明文件与购/租房合同及《业主登记表》是否一致。审查通过后，入伙管理员收取购/租房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1份、《管理协议》1份，在《入伙通知书》注明签收。三、预交费用财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定，确定入伙《预交4费用》。管理处在审查并接受业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。费用项目包括：预交管理费、装修保证金及清运费等。财物应造费用登记表，对费用交纳完毕的业主，应在登记表中注明。上述手续完成后，管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确认。验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门处理。四、入伙后的装修管理管理处在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见《装修管理手册》。5电子文档：RHGL002入伙期间业主接待标准一、目的通过与业主初次交往过程中周到热情、体贴、细致的服务，使物业管理公司在刚接管物业时即能建立良好信誉开端，塑造起自己管家和亲人的形象，从而为物业管理工作的顺利开展铺路，也可为今后赢得广大业主的充分信任和长久支持打下坚实基础。二、对象入伙前后前来看楼或办理相关手续的业主。三、接待人员配备与要求接待人员配备视物业辖区面积、规模及入伙期间业主人流量而定。但在办理入伙期间内，应有专职入伙接待员数名，在业主较多时，管理处其他员工应作为机动预备人员分担接待工作。对入伙接待员应要求其：1.熟知与本物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业知识、本物业多种不同户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。2.熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的情况、业主与发展商易生纠6纷的事宜、装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。3.了解现有业主的概况，包括年龄段、知识水平层次等。4.擅长沟通、热情大方、耐心细致。四、接待工作内容1.管理处内应设物业概况的挂图或说明；管理公司的介绍及本物业员工工号、姓名及职位介绍。2.设待客室，备茶点。3.具体程序。(礼仪、态度略)(1)询问向业主询问需要的服务，其物业的具体情况，装修、入住的计划等。(2)交流就业主提供的情况和所需要的服务做进一步交流。提出建议，确认为业主需要。(3)介绍适时地介绍管理公司构思与规划，并请业主参与意见；提醒与发展商交易中应注意的问题，提醒装修应注意的问题。必要时引领业主参观整个物业，同时介绍现已登记的业主年龄、知识层次，让业主了解“邻里”概况。(4)引导引导业主参与构想物业管理方方面面的工作方案、落实措施，诚恳地请业主为自己的家大胆建议。7电子文档：RHGL003入伙程序指南一、律师行向业主发出《入伙通知书》。二、业主向管理部提交：《售楼(租楼)合同》、《入伙通知书》、《公证书》、《付款收据》(管理基金、管理费、管理费按金)、身份证或护照、营业执照(副本)和《公司委托书》。三、未交汇上述钱款的到财务室汇清并交汇电费按金。四、向业主发放：《业主收楼登记表》、《住户手册》、《入住程序指南》、《凭证表》、《收费标准》、《银行电脑托收合同》、《电话申请表》、《车位申请表》。五、协同工程部验收物业，当场填写《收楼验收表》，并记下水电表底数、填写《单元验收遗漏工程记录表》。六、交回填好的表格：《银行电脑托收合同》、《电话申请表》、《车位申请表》、《单元验收遗漏工程记录表》自收楼之日起48小时内交回管理处有效。七、签署收楼协议并移交钥匙。8电子文档：RHGL004入伙通知××公司/女士/先生：您好！您所认购的大厦层室已于年月经省/市部门验收部门和房地产公司、建筑工程公司、物业管理公司等组成的验收小组验收合格，准予入住。1.请您接到本通知后按附表规定的时间前来办理入伙手续。地点在，在此期间内，房产公司财务部、地产部、物业管理公司等有关部门将到现场办公，1次办完手续，为您提供快捷方便的服务。2.如果您因公事繁忙，不能亲自前来，可委托他人代办。代办时，除应带齐相关的文件外，还应带上您的委托书、公（私）章和身份证。3.如果您不能在附件中规定的时间内前来办理手续，可以在月日后，到房地产公司（地点）先办财务及收楼手续，再到物业管理公司（地点）办理入伙手续。在您来办理各项手续前，请仔细阅读《入伙手续书》、《收楼须知》、《缴款通知书》。特此通知！房地产开发有限公司物业管理有限公司年月日9电子文档：RHGL005入伙须知尊敬的各位业主：您好！祝贺您乔迁本区，我们管理处全体员工热诚为您服务。为便于您顺利办理入住手续，请注意以下事宜：一、请仔细阅读管理处为您准备的《住户手册》、《入住流程表》、《装修审批流程表》及有关资料，大家按章办事，则乔迁更加顺利如意。二、请携带《购/租房合同书》、《进住通知单》、身份证、户口本等证件及其复印件1份到管理处办理入住手续。三、请您详细、如实地填写各种表格并按时交回管理处，以便管理处办理各项手续。四、自入住之日起，业主每月应按时缴纳公共设施维护费、卫生费、消杀费，3项收费合计为两房：元/月；三房：元/月；四房：元/月。五、请您签订《业主公约》，并从签订之日起，严格履行自己的权利、职责和10义务。六、由责任区楼管员带您交验住房，如实填写《住房验收交接表》，交回管理处存档。七、业主搬迁过程中，应严格执行管理处有关规定，服从指挥，不得损坏区内一切公物，不得乱倒、乱扔杂物，违者均按有关规定处罚。八、装修新屋，情理中事，但请严格执行政府文件规定，填写《装修申请表》，施工队出具施工执照复印件，经管理处审批，并预交装修押金后方可施工。九、请您到管理处办理申请用电、用水手续。十、在入住时交费项目还有：搬迁押金元/户；住房装修押金元/户；装修施工队装修费押金元/户；装修垃圾清运费元/户；各项押金在搬迁、装修后无违章，则全额退回。物业管理公司年月日11电子文档：RHGL006入伙手续书业户：您认购的号室，现已具备入伙条件，请您按如下顺序办理入伙手续，谢谢您的合作。一、房产收款组业户已付清房款、有线电视初装线费、地籍图费。并开具收费凭证。经办人：部门签章：年月日二、合同组业户已签合同，并领取质保书、电视线、地籍图（2份）、水表封卡、纪念品。业户签章：经办人：部门签章：年月日12三、物业组业户已领取《业户手册》等入伙资料。业户已付清物业管理服务费（3个月）、装修垃圾清运费，并开具收费凭证。经办人：部门签章：年月日四、验房组业户已验房，同意接收房屋，并领取钥匙把。（本单由验房组收回）业户签章：经办人：部门签章：年月日13电子文档：RHGL007入住(租用)协议书姓名(单位)于年月日进住(租用)号房。经查验房内设施齐全，完好无损，就今后有关事项与管理处达成协议如下：一、住/租户进住7天之内，如发现室内有电器设施断路、短路、开关不灵、灯具不亮、上下水道不通等，可报管理处，由管理处通知原施工队尽快修复。7天后发生问题由住/租户自己解决。二、住/租户所住用的楼宇，是经市建筑质量检验部门检验合格后交付使用的，1年内如因建筑质量问题需要维修的，由管理处通知施工队尽快修复。1年后由住/租户自己负责。三、为保持住宅区高雅的格调及外貌美观协调，住/租户绝对不得将窗户及外墙做任何更改，不得擅自安装防盗网、雨篷，至于认可的装置，例如窗花，否则必须依照指定的规格装设。四、住/租户必须自觉遵守管理处有关管理条例，不准在小区内外乱丢垃圾、杂物；乱贴广告、标语；乱竖广告牌、指路牌等；不得将神位、神像等设置在户外；不准损坏绿化植物或在树上晒衣服；不准机动车辆在小区范围内乱停乱放；不准违14反消防管理规定等。如有违反规定者，管理处将予以处罚。五、住/租户应与管理处密切配合，共同管好小区。小区内严禁饲养家禽、家畜，违者按城市卫生管理条例处理。垃圾用袋装好后放入垃圾箱内，电视或音响的音量不要影响他人休息，使小区有一个良好的生活和办公环境。六、根据市政府有关收取管理费的文件规定，住/租户必须按时交管理费、租金等有关费用。如欠交上述费用，按规定收取滞纳金。七、根据市规定，未经市人民政府或指定的机关批准，自己改变房屋结构、用途、外貌或进行扩建、拆建者，除责令停止或恢复原貌外，并根据情节轻重，处以人民币元以下的罚款。八、双方确认进住前水表读数为立方米；电表读数为度。九、协议一式两份，管理处与住/租户各执一份。经双方签字后生效。住/租户(签字/盖章)：管理处(盖章)：代理人(单位)：负责人(签字)：联系电话：联系电话：年月日年月日15电子文档：RHGL008入户声明本人已于年月日和管理处一起，共同对小区栋号房进行验收。经查验认为：该物业符合购房合同的条件和要求，现正式声明入户。收到《物业管理公司物业管理办法》、《装修须知》，并愿意遵守小区的有关物业管理规定，与管理处一起共同营造安宁、优美、舒适的居家环境。业主/业主代表签字：年月日附:签领钥匙登记表签领钥匙登记表业主姓名房号幢单元号单元防盗门住房防盗门房门卧室门阳台门其他备注16电子文档：RHGL009业主公约为加强住宅区各类物业管理，保障本住宅区物业的安全与合理使用，维护住宅区的公共秩序，创造良好的生活环境，同意签订本公约，并共同遵守。一、本住宅区情况1.地点：区路。2.总占地面积：平方米。3.总建筑面积：平方米，其中：住宅平方米，非住宅平方米(商业用房平方米，其他平方米)。4.楼宇栋套，其中：高层楼宇栋套，多层楼宇栋套。5.业主数量：个。6.管委会财产：(1)公用设施专用基金：元。(2)物业管理用房平方米，其中：管委会平方米，物业管理公司平方米。(3)商业用房平方米。(4)其他：。7.公用设施及公共场所(地)状况：17(1)道路：车行道平方米；人行道平方米。(2)园林绿化地面积：平方米。(3)教育设施：中学所，建筑面积平方米；小学所，建筑面积平方米；幼儿园所，建筑面积平方米。(4)文体设施：文娱活动中心个，建筑面积平方米；网球场个，占地面积平方米；门球场个，占地面积平方米；游泳池个，建筑面积平方米；儿童游乐场所个，占地面积平方米。其他：a.b.c.(5)路灯盏；庭园灯盏。其他灯：a.b.c.(6)污水检查井个，排污管米；雨水检查井个，雨水管米；化粪池座；明沟米；暗沟米。(7)消防水泵头接口个。(8)停车场个，总占地面积平方米，车位个。(9)综合楼座，建设面积平方米。其中：a.b.(10)肉菜市场个，建筑面积平方米。(11)邮电局(所)个，建筑面积平方米。(1