搜索
第1页共9页政策编号No：XZ20XX-116提出部门From：行政办执行部门To：各部门主题Sub：采购管理制度批准：Ratification：会签:Countersigned：撤消前政策编号：RepealNo：生效日期:Date：（一）采购流程图请购部门采购员仓库供应商填制采购请购单比价填制采购申请单验收入库确认采购申请单送货填制采购入库单采购发票采购结算（二）职责分工1、采购申请必须由营运部门或使用部门提出，由采购员采购；2、货物的采购人不能单独担任货物的验收工作；3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和谈判价格业务；4、付款审核人应同付款执行人职务相分离；5、记录应付账款的人不能同时担任付款职务。（三）采购审批第2页共9页1、采购计划及审批：每月26日前各部门将本部门下月的领物计划（不含农副、活鲜产品）汇总好送交财务部。财务部审核后报请总经理签批。经过审批后的领料计划送一份到仓库，仓库按计划控制发货。同时，仓库根据各部的领料计划，结合月底库存数量，在每月29日前编制整理出下月全餐厅的《物资采购计划表（汇总）》一式三份，经财务部经理审核后报总经理签批。经批准的《物资采购计划表（汇总）》，一份交财务部成控组，仓库留存一份，一份交采购员采购。为应付节日开展的专项活动所需的不常用物资，由使用部门填制专项《采购申请单》经财务部经理审核后报总经理签批，直接送采购部采购。2、计划外采购指非常用料没有固定供应商及价格，需采购部询价、比价，到货时间一般为下单十五天内。一般为设备或物资的采购：各部门需新增各项设备（如家俱，办公设备，清洁用品或其他等）应事先由使用部门提出书面报告，报经总经理、执行董事批准。物品单价300元以上的采购需三方报价，议价。A、报告的审批程序请示报告及费用预算（申购部门经理）→财务经理（审核）→总经理（审批）→执行董事（审批）B、报告批准后，实施采购审批程序采购申请单（使用部门填写并附批准报告，注明采购类型为“计划外”）→会计审核→采购经理（报价、附样品、对大宗的物品需签订合同）→财务经理(审核)→总经理(审批)→执行董事（审批）。各部门除急需用品外，应提前一个星期报送《物资采购申请单》，以便采购员集中采购。3、应急采购指因经营需要临时采购，没有价格不经常发生的，到货时间一般为下单三天内。物品单价300元以上的采购需三方报价，议价。零星物品的应急采购报批程序：应急采购单（使用部门）→仓管（确认零库存）→采购部（报价或附样板）→成本会计审核→采购部经理（审核）→财务经理（审核）→总经理（审批）第3页共9页4、活鲜农副产品和海鲜的采购供应。原则上采取由长期的供应商户提供。供应商户按报价周期（每10天一次，其中食油粮食按一个月一次）向本财务部报送所供商品的报价单，经采购员、使用部门及财务部审核后报总经理签批确认。在报价期内此报价作为该商户餐厅所供商品的结算价。此类商品由仓库根据使用部门签发的购料单直接通知供应商将商品供应到指定地点。5、为确保订价的透明度，餐厅成立有成本控制员(由会计兼职)、各使用部门经理参加的价格调查组。调查小组成员每月不低于一次到市场上调查价格。市场调查人员要向财务部提交有品名、规格、产地单位、市场价格等内容的调查报告，由成本控制员汇总各调查报告作为与供应商定价的基础及对所购商品价格的对比验证。6、财务对餐厅购进商品的价格有监督，检查、验证的职责和权力。对价格有疑问的采购员必须作出解释。当作不出解释或解释不合理时，财务部以其认可的价格报总经理确认，以确认后的价格作为该商品的购进价，所造成的损失由采购员自行承担，有舞弊行为的另追究责任。若有重大价格差异并已造成损失在1000元以上的，应及时报告执行董事。（四）采购申请单的审核：1、补仓采购：指安全库存量的补仓采购，该类订单由会计审核后，采购部填具商品价格后转到财务经理复审总经理审批后有效；第4页共9页补仓采购流程图部门内部审核财务部审核仓库验收条件总经理财务部采购部仓管员开始仓管员检查仓库的储备情况根据储备情况填写补仓单会计审核财务经理审批总经理审批采购员根据审核后的补仓单通知供应商送货结束YESYES仓管员根据审批后的补仓单办理验收入库并打印采购入库单给供应商会计审核采购入库情况并入帐YES采购员询价或根据报价由定价小组确定供应商，会计进行价格审核采购经理审批YES2、普通采购：指正常设备更新、添置、工程维修用品等采购，该类订单的最终有第5页共9页效审批人为董事长；普通采购流程图部门内部审核财务部审核仓库验收条件总经理财务部采购部申购部门开始申请部门人员整理所需物品清单填写采购申请单部门经理审核财务经理审批总经理审批采购员根据审核后的采购申请单通知供应商送货结束仓管员根据审批后的采购申请单办理验收入库并打印采购入库单给供应商会计审核采购入库情况并入帐采购员根据报价情况将报价填入采购申请单YES成本会计审核YESYES采购员询价由定价小组确定供应商,会计进行价格审核采购经理审批YES第6页共9页3、餐厅所有财产物资的采购，一律应填写“物品申购单”，根据物品申购情况选择采购类型（普通、计划外、应急），由采购部统一办理，各使用部门不得自行购置。采购员必须根据审批有效的采购申请单或总经理签属的临时物品请购单方可进行采购，任何物品无采购计划或未经批准同意，视为无效采购，仓库应拒绝验收，财务部不办理付款。4、对于需要特别定制的物品，采购员在选择供应商时，应要求供应商提供样品、图片或设计方案，由使用部门、财务部门等根据样品、图片或方案和报价选择最优的供应商。在确认供应商后采购员需将供应商提供的样品、图片或设计方案附于采购申请单并提交审批。仓管员在验收特别定制的物品时，同样根据供应商所提供的样品、图片或设计方案对照办理验收入库。（五）定货制度1、除小额零星杂项物品之外，大宗进货及经常性耗用物品的采购均应采用订货制度，即签拟长期最低售价承诺的供应订货协议；2、选择供应商，必要时派人到供货单位调查其设备状况、技术水平和产品质量。审核供货单位的供货条件，进行多家比较，重点包括价格、运输、到货时间及维修服务能力等；3、了解各供货单位的信誉和财务状况；4、多家供应商将样品提供给采购员，采购员将不同供应商提供的样品进行编号并说明价格、服务承诺、付款条件等（但不注明供应商名称），由使用部门、财务部门等组织进行评标，（参评供应商应达三家或三家以上）最后确定供应商；5、确定长期合作的供应商后，对经常性耗用物品有区别地确定多长时间进行一次报价，并针对报价组织评标或要求供应商修订价格。（六）检查制度1、采购人员应关注企业的营运状况，确保供货单位的交货时间能满足企业营运的需要；2、仓库管理人员做好时点库存结存数据的正确反映，以配合营运部门做好采购计划；第7页共9页3、会计针对相同货物不同时期的采购价格进行比照，对价格上涨较不正常的货物作必要的市场调查，并制作调查报告由财务经理确认后上报相关部门。（七）新鲜商品采购采购原则1．以市场为导向，关注物价是第一；2．选择理想的供应商，包括地域、时间、服务、价格等因素作综合考量并适时比照；3．确定供应商，签拟合同，保证最低售价承诺；4．确保货源的及时供应。采购员应时刻与供应商保持联系，确保如期交货；5．财务部与营运部共同配合，制订合理的采购批量及货期。采购质量规范1．适用性。选择“价廉物美”的货物，即把握适用加工需求的尺度；2．可用性。在选择货物时，应充分考虑货物的特性，保证货物的新鲜可用。即应考虑供货时间及保质期限等因素；3．经济性。选择最优进货批量，以最低限度减少鲜活商品的损耗，不断降至生产成本。在满足营业需要，并考虑采购成本因素后，尽量多批次少批量；采购入库验收1．入仓验收①、采购货物到达后，由供应商、使用部门、仓库管理员进行验收；②、仓管主要验收品种、数量、质量的验收工作，并进行总仓的库存账务处理；2．直拨验收①、采购货物到达后，由供应商、仓库管理员、部门二级仓负责人三方进行验收；②、仓管主要验收品种、数量，进行出入库的开具工作，并进行二级仓的库存账务处理；③、部门二级仓负责人进行数量与质量的验收工作，并确保入库材料满足使用定额的要求。（八）直销货物采购第8页共9页1．以销定购原则。营运部根据销售实际情况，结合财务成本数据，制定科学的采购计划。充分考虑商品的保质期限。在充分考虑采购成本（订货差旅、运输等费用，）、批量差价成本、储存成本（包括储存的摆放管理成本、正常损耗率代价成本等）等因素后，制定科学的经济订货批量，将短缺成本、过期浪费成本降至最低；2．采购人员不断提升货物品质的专业鉴别能力，确实保障销售货物的品质质量；3．仓库人员根据货物特性，进行分类保管，保证先进先出供货；4．会计进行历史同类货物商品采购的价格对照，并作相应市场价格调查。（九）鲜活食品、饮品、物品的退货制度鲜活食品类：当天由厨房仓管员及相关人员验收后，不符合要求的，应当天退换。干货类：货到仓库后，由仓管员当天通知有关使用部门开箱验收，如不符合质量要求、使用期限等，立即通知退货或换货。大件物品一般直拔到使用部门，经使用后，在保修期内厂家负责保修，质量达不到有关标准及合同要求的，按合同条款履行办理退货、换货等手续。烟类、酒类：烟、酒验收时必须注意查看防伪标识，发现破损立即退货，一经发现劣品，一律退货。对供应商上述送货达不到要求三次以上者，终止供货协议，重新选择供应商，对造成餐厅损失的责成供应商承担一切责任。（十）维修服务项目对于餐厅维修项目，由工程部门或使用部门写出书面报告，报告中列明服务项目、原因、预算费用等情况，经总经理审批后方可办理。付款时必需由使用部门签字验收合格，方可办理报销手续。维修项目报告（部门经理）→工程部（加意见）→财务经理（审批）→总经理（审批）（十一）其他规定1、对大宗、贵重物品以及使用部门在品种、规格、质量上有要求的，应由使用部门协助、财务部与采购员共同寻价采购，采购员进行市场寻价报价等市场调查时，必需严格执行货比三家的原则，在“物品申购单”进入审批程序时必须附比价资料，在保质保量的前提下，严格降低采购成本。采购员须遵守国家政策法令和法规，杜绝营第9页共9页私舞弊，任何折扣、优惠、赠送、回扣等均属餐厅所有。2、对于餐厅采购大宗或批量的财产、物资、用品用具等，应签订购货合同，合同要注明产品数量、规格、质量要求、保质期、到货时间及付款方式（清楚注明税金情况）等。合同初稿拟定后，填写“合同审批表”（任何合同须注明律师意见）报申购部门、财务部等相关人员会签后上报财务经理、总经理审批。合同批准后，正式签约盖章生效。3、上述各项采购申请经审批后，将审批单分发到各有关部门执行。各项请示报告应一式三份：财务部存档采购部存档使用部门存档物品申购单一式四联：财务部----审核，核算依据采购部----采购，结算依据仓库----验收依据申购部门----存档