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XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA01/9第1页共9页1.目的1.1规定采购活动的职责.工作程序和要求，以确保采购物资和设备适质，适价，适时，适量和适法的满足规定的要求。1.2规范物资和设备采购流程，确保供货渠道和质量的稳定。2.范围2.1适用于XX智能科技有限公司/XX智慧信息产业有限公司对外销售的产品采购等其他采购活动的管理。3.职责3.1采购部按需求及时安排采购计划，对于采购数量与采购时间，尽量做到既不要过量又不要提前，能够准确及时地满足需要。3.2采购部负责根据销售人员提交的正式销售合同或无合同采购申请表，审核需要采购的设备清单，寻找供应商进行询价和商务谈判，并提供采购方案供管理层决策。3.3采购部负责按照管理层审批通过的采购方案与供应商签订和审核采购合同.督促供应商发货并向销售人员反馈到货信息，在货物到达后督促客户签收货物，并通知仓库在系统里办理出入库手续。3.4采购部根据实际到货情况通知供应商开箱验货，督促供应商货者通知公司技术部门完成货物的安装，调试，验收等工作。3.5采购部负责向供应商跟催落实采购合同的发票。3.6采购部根据采购合同执行情况，每周安排付款计划。在符合采购合同中付款条件的情况下，及时向供应商完成相关采购合同的付款。3.7采购部负责对供应商进行相关管理，包括供应商的准入和登记.供应商的考核评估.对供应商的异议和索赔.供应商档案管理等。3.8采购部对采购过程中的各种文本进行归档和整理，以及相关信息的及时登记和发布。4.工作程序4.1有销售合同的采购流程。4.1.1销售合同交接销售合同签订后，销售人员（销售助理或合同专员）填写《合同交接表》，将该表与销售合同复印XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA02/9第2页共9页件提供给采购部，采购部根据销售合同和《合同交接表》，审核销售合同中所需交付的设备。4.1.2寻找供应商和寻价采购部根据设备清单在《合格供应商名录》中寻找供应商进行寻价并收集供应商的报价。对初次合作的供应商，为降低风险，应对其各方面（资质、服务能力、是否为知名企业等）进行认证，考察其实力，如有可能，可进行实地考察。优先选择制造商，尽量选择级别高的代理商。4.1.3商务谈判并提供采购方案采购部在进行商务谈判前，应充分利用市场信息，详细了解货物供应情况，获取各种背景资料，充分比较各种相关资料信息，根据各家供应商的报价情况，确定最高及最低接受方案。采购部与各家供应商进行商务谈判，确定价格、账期、付款方式、交货日期、运输费用、安装、验收、维修等条款，尽量争取最大利益，最少不突破最低方案。交货日期、安装、验收、维修等条款应符合销售合同的规定。在商务谈判中，需要恰当的处理质量与成本、服务等要素之间关系，减少不必要的质量过剩，以降低成本，而如果货物故障率太高，不仅增加服务成本，也会对用户产生不良的影响。尽可能的从同一个供应商采购不同种类的物品，可以节约管理费用，与其发展更为密切的关系，以获得更大的范围的折扣。采购部根据商务谈判的结果，填入《采购计划及分析表》中，注明各家供应商在商务条款上的优缺点，汇总形成采购方案，并提出采购部的建议，在采购部内部审核后，报管理层审批。4.1.4管理层审批管理层（公司总裁）根据供应商的报价及《采购计划及分析表》等进行审批。经一级或两级管理层审批通过后，即与供应商签订采购合同。4.1.5签订采购合同采购部在签订采购合同时，应严格审查合同，尽量完善各项条款。交货日期、安装、验收、维修等条款应符合销售合同的规定。如有必要时，加入保险或者公证。合同签订后，进入公司OA/Oracle系统完成该采购合同的输入，合同原件留采购部存档。4.1.6货物签收合同签订后，采购部督促并监控供应商发货情况，供应商将货物发出后，采购部在当日即通知销XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA03/9第3页共9页售人员。货物到达客户指定地点后，采购部通知客户收货并取得客户签字确认的《货物签收单》，如果无法取得货物签收单，由销售人员进行协调。采购部在客户签收货物后，采购通知仓库进入公司OA/Oracle系统完成该合同的货物出入库。4.1.7货物安装采购部根据销售人员的安装计划，通知供应商开箱验货。如果安装由我司负责，则通知公司技术部门进行安装，如果安装由供应商负责，则通知供应商进行安装。安装完毕后由销售人员将《安装验收合格单》复印一份提交给采购部。4.1.8收集发票采购部根据采购合同规定，及时收集供应商提供的发票，发票提交给财务部并由财务部签收。4.1.9报表发布采购部每周一发布《采购统计表》给财务部、管理层，反馈公司所有的销售合同及无合同采购中设备的采购情况、交货情况、付款情况等。4.1.10文档整理采购部将以上流程涉及的文本归档。4.2无销售合同的采购流程4.2.1无合同采购的类型无合同采购包括以下三种情况下的采购：签约前采购：可能签约，为保证及时交货，在合同签订之前提前下单采购；合同外增加：已签定合同，增加合同配置以外的采购；非正式合同采购：双方商定不需签定正式合同，而以订单或客户正式邮件代替合同。4.2.2提交《无合同采购申请表》及配置清单销售人员必须在《无合同采购申请表》上完整填写相关信息；如有特殊情况或风险，必须注明。销售人员将《无合同采购申请表》提交给产品中心审核配置清单及方案，审核通过后将《无合同采购申请表》提交给管理层（总裁）申请审核，审核通过后将《无合同采购申请表》提交给采购部，采购部只在表格中信息填写完整，且产品中心和管理层（总裁）都审核通过的情况下才能执行采购。XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA04/9第4页共9页如果在采购执行后，发生了销售人员在《无合同采购申请表》中未呈报的风险，或收款延期，相关责任由销售人员承担。4.2.3执行采购执行采购的流程与本采购管理规定的4.1.2条款-4.1.10条款相同。此处省略。4.3付款流程4.3.1采购部根据采购合同执行进度，每周一发布《每周付款计划表》给财务部、管理层，财务部根据付款计划做好付款准备。当采购合同中的付款条件满足后（例如临近付款截止日期、已取得发票、已取得验收合格凭证等等），采购部安排付款。4.4供应商管理流程4.4.1供应商准入和登记采购部根据销售合同中所确定的产品品牌、型号等，寻找相应的生产厂家或产品代理商为公司的供应商并进行认证，从注册资本、公司规模、资质认证、是否知名企业等方面考察其实力，如有可能，可进行实地考察。由供应商提交《供应商（登记、变更）申请表》。采购部收集并登记入《合格供应商名录》。在供应商准入时，应慎重选择供应商，应了解供应商的资信及抗风险的能力。加强过程跟踪，发生问题及时处理。4.4.2供应商的考核评估采购部日常收集各地的货物维修信息，登记入《供应商质量问题记录》。根据该记录，每半年对供应商进行一次考核评估，评估内容包括：是否能保证供货质量、是否能保证供货时间、价格是否优惠、付款条件是否优惠、是否保证服务质量、是否提供售前和售后支持。评估结果登记入《供应商调查及评价表》，对产品和服务质量差的供应商，拟予从《合格供应商名录》中除名。采购部根据评估结果发布新的《合格供应商名录》。4.4.3对供应商的异议和索赔采购部接到质量异议通知后，全面了解质量异议的性质、损失程度（本企业、用户）、供应商的基本情况、有无保险、适用法规、制度、条款。为提出争议做好文字及实物准备。XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA05/9第5页共9页采购部在接到发生合同违约或者重大质量事故后，收集充分的证据，在充分考虑到本企业（及用户）利益的同时，也要平衡与供应商的关系，采取恰当的方式提出索赔。索赔的基本原则是：有理、有据、有节。态度积极、索赔金额合理。4.4.4供应商档案管理采购部将以上流程涉及的文本归档。5.业务流程5.1有销售合同的采购流程图流程图责任单位相关说明相关表单成功产品中心（总监），采购部采购部产品中心（总监），采购部，财务部，经管部，法务部，资金部项目管理部（经理）项目管理部（经理）采购部采购部，产品中心（总监）采购部，法务部，财对整个项目做大致成本核算确定方案的可行性，成本，利润，风险等。采购部，财务部，经管部，法务部，资金部五大部门长会签《项目意见书》后报董事长审批《项目意见书》《合同交接表》《采购方案签核表》《合同审批方案和产品讨论供应商供应商供应商供应商寻找供应商开发供应商询价项目评估项目投标报价销售合同交接提供采购方案采购方案审批签订采购合同同XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA06/9第6页共9页务部，管理层（总裁）采购部，仓库，项目管理部（经理）采购部财务部项目经理向采购签《货物签收单》，项目经理、供应商、客户三方签《客户验收单》，仓库系统做虚拟入库，现场协助验收，并将“安装验收合格单”交给采购部财务部按照采购部提交的付款计划安排走付款流程表》《货物签收单》《客户验收合格单》《排款表》5.2无销售合同的采购流程流程图责任单位相关说明相关表单成功采购部，产品中心（总监）采购部产品中心（总监），采购部，财务部，经管部，法务部，资金部项目管理部（经理）确定方案的可行性，成本，利润，风险等。采购部，财务部，经管部，法务部，资金部五大部门长会签《项目意见书》后报董事长审批《项目意见书》通知发货，虚拟入库，验收收集发票，对账，制定提交付款计划财务部安排付款方案和产品讨论供应商供应商供应商供应商寻找供应商开发供应商询价项目评估项目投标报价提交无合同采购申请及需求清单XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNoEditionNo.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlledstampA07/9第7页共9页项目管理部（经理）产品中心(总监)/管理层（总裁）采购部采购部，产品中心（总监）采购部，法务部，财务部，管理层（总裁）采购部，仓库，项目管理部（经理）采购部财务部项目经理向采购签《货物签收单》，项目经理、供应商、客户三方签《客户验收单》，仓库系统做虚拟入库，现场协助验收，并将“安装验收合格单”交给采购部财务部按照采购部提交的付款计划安排走付款流程《无合同采购申请表》《采购方案签核表》《合同审批表》《货物签收单》《客户验收合格单》《排款表》5.3付款流程图流程图责任单位相关说明相关表单采购部提供采购方案采购方案审批签订采购合同同通知发货，虚拟入库，验收收集发票，对账，制定提交付款计划财务部安排付款制定付款计划并提交财务无合同采购申请审批XX智慧信息产业有限公司智慧城市采购流程文件编号版本号制定审核核准生效日期页码受控章DocumentNo