企业档案管理制度

-1-公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。第二章档案归档第四条归档范围(一)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。(二)工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。(五)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。(六)计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录归于设备档案中。(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。(八)供应商档案。(九)质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。-2-(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一)记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三)标准操作规程。(十四)验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。(十五)行政类文件：行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；人事任命、劳动纠纷等；各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录。第五条归档时间(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；(三)员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(四)计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；-3-(五)供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；(六)记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记录每年归档一次；(七)批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(八)验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九)其他文件每周一集中归档一次。(十)未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。第六条归档份数(一)原件全部归档，并注明份数、出处。(二)使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。第七条归档要求(一)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。(二)对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。(三)文件必须通过系统整理后再归档。(四)文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。第八条归档手续各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》，归档人和档案员共同签字确认。第三章档案的收集与整理第九条档案的收集(一)由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。-4-(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。(三)收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。第十条档案的整理(一)档案采用按类别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。(二)档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：GM/01—**—***7、8、9位代表流水号001～999。5、6位为档案柜号。3、4位为二级分类的编号。1、2位为一级分类的英文缩写。第四章档案建档第十一条分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》。第十二条档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条检索目录所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。-5-第十五条电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五章档案使用和归还第十六条档案使用(一)文件复印：由使用人填写《档案复印登记薄》，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。(三)借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记薄》，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。(四)借出原始文件：由使用人填写《档案借出登记薄》，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记薄》，须经总经理批准后方可使用。(六)按规定审批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。第十七条档案归还(一)档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记薄》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。(二)发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失-6-的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。(三)档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。第十八条档案保管与检查(一)公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。(二)每月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。(三)档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。第六章档案保管期限和销毁第十九条档案保管期限序号一级分类二级分类保管期限1通用管理GM01证书；02部门职责、岗位职责；03手册；04注册申报资料；05其他注册申报资料永久保存；其他资料生新废旧，原件保存五年。2工程基建CE01设计文件、图纸；02会议记录；03招投标文件；04造价；05工程管理（变更、进度控制、质量控制）；06工程验收；07工程报批资料；08其他永久保存。3合同Ct01原辅料采购；02设备采购；03工程基建；04技术转移；05委托合同；06设计合同；07其他合同永久保存。4设备档案EA01公用系统；02物料、仓库等辅助设备；03生产部设备；04工程部设备；05QC部设备设备运行资料保存八年，其他资料在设备报废一年后销毁。5员工培训ET01培训计划、总结；02内部培训记录、外部培训报告；03离职人员培训档案；04个人培训档案个人培训档案员工离职一年后销毁，其他培训资料保存五年。6计量CM01化测类；02力质类；03温湿度类；04压力类；05热工类；06长度类；07计时类；08流量类；09其他类保存八年。7产品档案PF01产品批件、包装设计；02技术转移资料；03产品工艺规程及空白批记录；04质量标准；05留样观察产品批件、包装设计、工艺规程、空白批记录、质量标准生-7-第二十条档案的销毁(一)对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。(二)由档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。(三)档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。和产品稳定性试验资料；06产品质量回顾；07变更情况；08产品药检所检验报告(含送检或抽检）；09产品重大质量事故资料；10其他资料新废旧，原件保存五年；其他资料保存八年。技术转移资料永久保存。8供应商档案SA有业务联系的合格供应商永久保存；不再作为供应商后保存一年。9质量标准Sc01原料；02辅料；03中间产品、待包装产品；04成品(仅现行版)；05包装材料；06其他生新废旧，之后原件保存五年。10检验方法TM01原料；02辅料；03中间产品、待包装产品；04成品；05包装材料；06其他生新废旧，之后原件保存五年。11记录Rc除批记录以外的所有记录。与稳定性、验证有关的记录保存八年；其他记录保存五年。12批记录BPR批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。保存至有效期后一年（未规定有效期则保留五年）。13标准操作规程SOP生新废旧，之后原件保存五年。14验证文件QV01验证主计划；02厂房及公用系统；03生产设备验证；04QC设备验证；05工程部设备验证；06方法验证；07工艺验证；08清洁验证。长期保存至产品、设备、方法等失效后一年。15行政类文件Ad01行政法规文件；02公文类；03各类证照、证书；04人事类；05固定资产类；06音像、光盘、照片记录类。人事类、固定资产类文件按其有效期来判定保管期限，其他文件永久保存。-8-