综合管理部质量管理手册

成都天府软件园有限公司综合管理部质量管理手册文件编号：CDTF-ZHGL-2012编制：刘啸川审核：蔡伟批准：翟国辰受控状态：发放号：目录序号文件名称文件编号备注1.公文管理办法CDTF-ZHGL-A/O-01综合管理部2.档案归档管理制度CDTF-ZHGL-A/O-02综合管理部3.资产采供与管理办法CDTF-ZHGL-A/O-03综合管理部4.印章管理规定CDTF-ZHGL-A/O-04综合管理部5.车辆管理制度CDTF-ZHGL-A/O-05综合管理部6.车辆对外预定服务规定CDTF-ZHGL-A/O-06综合管理部7.分户产权办理规程CDTF-ZHGL-A/O-07综合管理部公文管理办法文件编号版本/修改次A/0页码1/6编制刘啸川审核蔡伟批准翟国辰生效日期1.目的为使成都天府软件园有限公司（以下简称公司）的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，按照《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。2.适用范围适用于公司运营及办公中产生的各类正式公文。公司公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布臵和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。3.职责3.1综合管理部是公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作，对公文的收取、送审、发放进行统一管理。3.2各相关部门负责本部门相关公文的草拟及相关管理。4.程序4.1公司常用公文种类有：4.1.1决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。4.1.2规定、办法：“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施和行为规范。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。4.1.3通知：适用于发布规章，批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部。4.1.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或情况。4.1.5报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。4.1.6请示：适用于向上级机关请求指示、批准。4.1.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。4.1.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法，对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。4.1.9函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批示和答复审批事项等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。4.1.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。4.2公文按照其使用性质可分为：4.2.1收文：收到的公司以外单位发给我公司的有关文件4.2.2发文：以公司名义向外单位或本单位内部发送的有关文件，分为对外发文（含工作联系函）和内部发文。4.2.3呈批文件：指公司内部各部门因业务需要呈报总经理了解,批准或批示的有关事项的文件。4.3行文规则4.3.1行文应当确有必要，注重效用。可发可不发的文件坚决不发。4.3.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。4.3.3.1公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可向政府部门行文；可向业务合作伙伴行文。4.3.3.2公司各部门内部发文使用呈批件。4.3.3.3因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，可同时抄送直接上级单位。4.3.3.4同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和下级单位不得联合行文。联合行文用主办单位的发文字号；发文机关主办单位在前；联合行文单位均要加盖公章。4.3.3.5凡对政府及其他上级机关行文，原则由公司报送。4.3.3请示、报告要分开，请示问题应一文一事，不要一文数事，更不要把请示的问题夹在报告、纪要、简报等其他文种中。请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，对如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务公文管理办法文件编号版本/修改次A/0页码2/6编制刘啸川审核蔡伟批准翟国辰生效日期公文管理办法文件编号版本/修改次A/0页码3/6编制刘啸川审核蔡伟批准翟国辰生效日期性较强的公文，在报请上级或主管部门审批的同时，可抄送有关单位。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。4.4收文办理4.4.1收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、交办、督办等程序。4.4.2收到需要办理的公文，由综合管理部负责签收、登记、审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他单位职权的事项是否协商、会签；文种的使用、公文的格式是否规范。4.4.3收文处理4.4.3.1公司收文，均由综合管理部统一处理。需办理的上级部门公文，填写《收阅单（一）》并编号，由综合管理部负责人提出拟办意见，送领导批示。需办理的园区企业/物管公司等单位所发公文，填写《收阅单（二）》并编号，由相应业务部门负责人提出拟办意见，送领导批示。来自臵业公司的工作联系单，填写《收阅单（三）》并编号，由综合部转交相应业务部门，由相应业务部门负责人提出拟办意见，送领导批示。4.4.3.2各部门接到综合管理部转来的重要文件或领导批示的公文，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门、单位或地方的问题，主办部门应当主动与有关部门、单位或地方协调办理，并将办理结果及时反馈给综合管理部。4.4.4公司收文操作流程，见附件《公司收文流程》。4.4.5各部门直接收到或在外开会等方式收到的印发给公司的文件或领导批示的文电，应统一交综合管理部处理，不得擅自留存，贻误公文运转。4.4.6凡属公司领导和各部门传阅的文件，由综合管理部组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。4.5发文办理4.5.1发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，一般包括拟稿、审核、会签、核稿、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。4.5.2草拟公文应做到：4.5.2.1符合国家的法律、法规和方针、政策，符合各主业实际情况，符合公司的有关规定。公文管理办法文件编号版本/修改次A/0页码4/6编制刘啸川审核蔡伟批准翟国辰生效日期4.5.2.2公文中的文种应根据行文目的，发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。4.5.2.3拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。4.5.2.4人名、地名、数字引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。4.5.2.5必须使用国家法定计量单位。对国家法定计量单位在同一文件中中文和字母不得交叉使用。4.5.2.6公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4.5.3凡主送集团公司的请示、报告，一律用正式文件送交集团综合管理部按公文运转规定处理。除领导直接交办或特殊交办的事项外，不能将报送的文件直接送公司领导个人或其他职能部门。4.5.4公司发文（拟文稿）流程，见附件《公司发文流程》4.6呈批件办理4.6.1呈批件办理指各部门以文件形式向公司领导请示报告有关业务事项的过程。包括拟稿、会签、审核、批办、登记、督办等程序。综合管理部为呈批件管理部门。4.6.2呈批件由各业务部门拟稿并负责填写呈批文件单的基本内容，本部门负责人签署呈送意见。4.6.3对涉及两个及以上部门的事项，应由主办部门主动会同有关部门会签，部门之间意见有分歧应在呈批件中注明。4.6.4综合管理部负责对上报的呈批文件进行形式审核并编号，并呈送公司领导批阅。4.6.5综合管理部负责将领导批复的呈批文件及时交经办部门办理，并进行整理归集。4.6.6部门发文（呈批件）流程，见附件《呈批件管理流程》4.7公文流转、归档和销毁4.7.1公司公文流转流程，见附件《公司公文（文件）流转流程》公文管理办法文件编号版本/修改次A/0页码5/6编制刘啸川审核蔡伟批准翟国辰生效日期4.7.2公司收文、发文、呈批文件等公文的流转和归档管理由综合管理部负责。综合管理部负责公文的统一收集、统一报送、统一分送、统一归档。上述公文原件由综合管理部统一管理。4.7.3公文流转各环节皆应做好交接登记，以便有效跟踪公文所在位臵。4.7.4具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件进行归档。4.7.5公文复制作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章鲜章，视同正式文件妥善保管。4.7.6没有存查价值和不归档的公文，经过签定和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记。4.7.7公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。作废公文由综合管理部填写《文件销毁申请单》经审批后销毁。4.7.8不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别登记造册，并经综合管理部负责人批准，可以销毁。4.7.9销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。4.7.10机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。4.8附则本办法由综合管理部负责解释，本办法自颁布之日起生效。5.相关/支持性文件《文件控制程序》《记录控制程序》6.质量记录《文件收阅单（一）》《文件收阅单（二）》《文件收阅单（三）》《工作联系单》《收文登记表》公文管理办法文件编号版本/修改次A/0页码6/6编制刘啸川审核蔡伟批准翟国辰生效日期《文件外送登记表》《呈送领导签批文件登记表》《呈批件会签单》《拟文稿》《工作联系单登记表》附件1：《公司收文流程》附件2：《公司发文流程》附件3：《呈批文件管理流程》附件4：《公司公文（文件）流转流程》附件1：公司收文流程(一)自上而下收文操作流程流程流程作业说明（1）公司所有收文统一转综合部。（1）综合部收文并登记，填写文件收阅单（一）并附在文件上方，填写栏目为收文号、收文日期、来文单位、文件字号及文件标题。（1）综合部部长在文件收阅单（一）的拟办意见栏填写意见。（1）综合部分管副总在文件收阅单（一）的拟办意见栏填写审核意见。（1）综合部将文件呈送总经理批示。（2）总经理在文件收阅单（一）的领导批示栏批示。（1）综合部将总经理批示后的文件报责任部门的分管副总批示。（2）责任部门的分管副总在分管领导批示栏批示。（1）综合部将批示后的文件存档，将复印件交经办部门办理。（1）各部门按文件批示办理。办理完成后，各部门经办人在文件收阅单（一）处理结果一栏填写结果。（2）综合部负责督办。收文统一转综合部综合部交经办部门办理（原件归档）综合部收文，填写文件收阅单（一）综合部部长出拟办意见综合部分管副总审核总经理批示分管副总批示各部门办理并反馈综合部督办部各部门办理并反馈时总经理（二）自下而上收文操作流程流程流程作业说明（1）公司所有收文统一转综合部。（2）综合部收文并登记，填写文件收阅单（二）并附在文件上方，填写栏目为收文号、公司名称、收文日期、及缓急程度。（1）综合部将文件交涉及的业务部门。（2）相关业务部门在文件收阅单（二）部门意见一栏填写意见。（1）综合部将文件报业务部门的分管副总批示。（2）业务部门的分管副总在文件收阅单（二）的分管副总栏批示。（1）综合部将文件呈送总经理批示。（2）总经理在文件收阅单（二）的总经理批示栏批示。（1）综合部将批示后的文件存档，将复印件交经办部门办理。（1）各部门按总经理批示办理。办理完成后，各部门经办人在文件收阅单（二）处理结果一栏填写结果。（2）综合部负责督办。综合部交经办部门办理（原件归档）收文统一转综合部综合部收文，填写文件收阅单（二）业务部门出具部门意见