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第1页共5页办公设备及用品管理规定编制日期审核日期批准日期第2页共5页一、总则1.1为规范公司办公设备及办公用品的管理，逐步、有序地改善公司的办公条件，提高公司经费使用效益和办公设备的利用率，特制定本管理办法。二、办公设备管理规定适用范围公司的办公设备，包括各部门的复印机、传真机、打印机，配置给各员工的电脑、办公用台、椅、电话机、公文柜等属公司财产，使用者应认真爱护、有效利用。使用和管理须遵守本办法和有关的规章制度。各部门职责办公设备由行政部负责进行全面管理，主要包括对办公设备的统筹规划、调配及管理。行政部在主管副总的领导下负责办公设备的统筹管理，履行如下工作职责：1)督促落实办公设备管理和使用等方面的规程；2)拟定办公设备增添、更新、购置计划，落实采购；3)办公设备的调配、管理和协助维护；4)新入职员工办公设备的添置和分发；5)协调和解决日常工作中所产生的其他事宜。办公设备的采购由供应部门负责，采购部在采购时须遵守有关规程。所有办公设备，超出5000元价格的，均应由招投标中心通过招标选定供货单位。办公设备的日常管理和使用实行统筹安排，遵循“谁使用、谁保管、谁维护、谁负责”的原则。办公设备的配置以适用为主要原则，结合实际情况及配置标准进行配置（附办公设备配置标准）；添置、更新等要综合考虑工作需要、使用效益、办公经费等因素。办公设备购置与管理办公设备的添置和更新要有计划，未经行政部和主管该项工作的领导同意的经费支出不能列入办公经费核销。如需自行购置，应征得行政部和主管该项工作的领导同意，并严格遵守设备购置和管理的规程，并报行政部固定资产处办理登记。办公设备均用于日常办公，不得擅自占用或私用，不得利用固定资产（设备）对外进行经营性活动，亦不得私自转借给其他单位或个人。调离人员、离职人员应及时办理个人保管使用的办公设备移交手续，清还个人保管使用的办公设备。未办理办公设备移交手续，不予办理离职手续。办公设备损耗、更新换代、更换配件、报废等变动情况应进行审批，并在固定资产账簿上作好登记，交由行政部按规定处理，不得占为已用，不得擅自处理。为充分发挥办公设备的作用，各种闲置、积压的设备应交行政部调剂使用，不得擅自处第3页共5页理。因意外或其他原因造成设备损坏、遗失的，应向行政部提供损坏或遗失情况，经同意方可更换或补购。公用设备（如复印机等）实行专管共用的原则，由行政部负责统一管理，各部门人员均有自觉维护的责任，领取办公设备应履行登记签领手续。三、办公用品管理规定办公用品管理权责公司办公用品的价格审核、供应商的甄选由供应部负责。办公用品的订购统计、审核、分发及其他日常管理工作由行政部指定专人负责。主要职责包括对办公用品的使用进行监督管理，督促员工节约资源，避免浪费；定期统计各部门的办公用品的数量及成本费用，以便适当控制使用量。各部门应指定一名员工负责本部门办公用品的管理工作。办公用品的分类上办公用品根据在工作中的使用消耗量及其价值，主要分为“消耗品、管制消耗品、管制品”三类：1)消耗品，根据工作及实际需要发放，主要包括：圆珠笔、圆珠笔芯、铅笔、封箱胶、红蓝铅笔、胶水、固体浆糊、透明胶、双面胶、海绵双面胶、涂改液、橡皮胶、橡皮擦笔、戒刀片、双面刀片、订书钉、小订书钉、回形针、大头针、反尾夹、橡皮筋、硬皮抄、软皮抄、10开硬皮抄、标签纸、拉链塑料文件袋、纽扣文件袋、E310文件袋、E356文件袋、拉杆文件夹、单夹文件夹、双夹文件夹、打孔文件夹、纸卷宗、资料盒、印台墨、复写纸、尼龙绳、告示贴、支付证明单、借支单、草稿纸、材料袋；2)管制消耗品，有限制地发放，一般要求从第二次领用开始，必须以旧换新，主要包括：签字笔、铅笔刀、油性笔、白板笔、荧光笔、台笔、直尺、戒刀、资料册、风琴袋、打孔文件夹、名片簿、支票夹、印台、电脑软盘、打印墨盒、信封；3)管制品，严格控制使用，原则上在职期间只可领取一次。领用者必须妥善保管，如损坏或遗失应及时报告，调任或离职时必须交回行政部，如未能交还者由个人照价赔偿，主要包括：卷尺、剪刀、打孔器、订书机、起钉器、笔筒、计算器。办公用品的申请、领用和使用申请程序1)员工如需领用办公用品，应集中向本部门办公用品管理员申报，由管理员汇总后统一填写《办公用品申请表》，通过OA流程申请，文具申请应在每月10日前完成流程申请，如在当月10日前办公用品申请流程里还未显示该部门文具申请单的，第4页共5页按管理规定当月不作办理，留作下月申请用。2)所有申报必须按工作实际需要提出，申报之办公用品必须按照行政部提供的品种及规格填写清楚，否则按放弃处理。3)单价超过100元的办公用品，需经部门经理签批后，行政部方予以发放，特殊文具申请需要经行政部相关领导同意后再做订购。行政部根据各部门的申报表，统一订购，于次月15日交由各部门的管理员集中发放给每位员工，原则上其他时间不受理办公用品申领。以下情况除外：1)新员工入职需领用办公用品，领用时间为每个工作日的9:00-10:00。2)管制消耗品，领用时间为每个工作日的9:00-10:00。3)因工作急需或其他特殊情况，需立即领取使用的。办公用品管理专员将根据申请人的职位、工作内容发放。某些消耗量大或采购不易的办公用品，各部门可适量库存，由管理员负责保管和分发。行政部为每位员工设立《员工文具领用记录表》登记属员工个人领用的办公用品，员工离职时，按表上记录退还所领用的“管制品”。各部门也应设立《部门文具领用记录表》，该表记录范围包括属部门领用的办公用品、每月汇总登记本部门员工办公用品的领用情况及部门库存备用的办公用品。使用规定1)办公用品只供工作使用，严禁公物私用。2)员工应爱惜使用每一件办公用品，节约资源。3)未经行政部同意自行购买的办公用品不予报销。4)各部门应按时提交《办公用品申领单》，详细注明所需办公用品的名称、规格等，逾期未申报者，作自动放弃处理，不再另行通知。办公用品使用管理积极推进无纸化办公，抓好各种办公用品耗材的回收利用，促进办公用品高效和循环利用。办公用品如回形针、档案袋等要尽可能循环多次使用。严格执行办公用品领用计划制度和领用登记制度，每月对办公用品消耗情况进行统计分析，耗材更换应注意节约，电池、硒鼓、墨盒的使用，实行统一回收，以旧换新。更换前认真检查是否正常使用完毕确定需要更换。合理更换打印机墨盒，尽量使用再生硒鼓。文件资料、信息等的传递，应会从分利用OA电子公文处理系统传阅和处理文件，尽量减少纸质文件的传递。文件草稿和清样的打（复）印用纸可循环利用，必要的纸质文件要采用双面打（复）印，第5页共5页并根据发文范围严格控制文件数量，能传阅的文件尽量传阅，减少复印。尽量在电脑上修改文稿，避免因文稿错误而重新打（复）印文件带来的浪费。要求员工自备水杯，尽量减少使用纸杯等一次性易耗用品。严禁使用办公室电话拨打声讯、购物、电台、游戏币充值等收费服务。不准用办公室电话进行私聊。禁止拨打与业务无关的电话。已实现的固定电话联网的广州、北京、重庆、惠州公司的员工相互之间应通过联网的固定电话进行联系。四、附则本规定由行政部负责解释并修订。本规定自发布之日起施行。