[房地产]档案管理实施细则

第1页共15页档案管理实施细则编制日期审核日期批准日期第2页共15页第一章总则第一条为加强对档案的收集、整理和管理工作，提高科学管理水平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，保证公司档案全方位地服务于公司的各项工作，发挥公司档案应有的功效，结合公司实际情况，特制定本细则。第二条本细则所称档案，是指公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、子公司（以下简称各部）的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、工程图纸、开发档案、声像档案、荣誉实物档案等。第三条公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则。在行政部下设立档案室，档案室配备专职档案管理人员，集中统一管理公司及下属子公司部分档案。公司各部门、子公司配备档案员，业务上接受行政部档案室的指导，负责收集、整理各部门、子公司的文件材料并定期移交给档案室。第四条档案管理采取专人负责、按时交接、定期检查的管理模式。专人负责是指档案保管部门及各经办部门对应设置专职或兼职档案人员负责本部门档案的日常管理与保管职责；按时交接是指各经办部门每周两次（逢周二及周五）将办理对外业务所产生的文件资料、证照、合同原件及时交行政部档案室，按规范做好移交登记手续，档案管理员实时监督，确保于规定的时限内办理档案移交，避免因环节疏漏或延迟移交造成的风险隐患。定期检查是指集团相关管理、保管部门及各相应部门应建立档案定期检查制度。第二章档案密级的划分第五条列入密级的档案是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。一般包括下列事项：1.公司重大决策中的秘密事项。公司尚未付之实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。2.公司内部掌握的合同、协议、意见书、可行性报告以及重要的会议记录和材料。3.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。4.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。5.其它经公司确认应保密的事项。第六条档案的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1.绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损失。绝密档案包括：董事长私人文件、公司名下房地产权证、各地区公司的业务审批流程、集团及下属公司供应第3页共15页商名录、承建商名录；股份公司股东会、董事会、监事会、薪酬委员会决议及会议纪要等。上述文件直接影响公司权益的重要决策文件、资料设为绝密级。借调此类文件必须严格审核，经办人员清晰填写《借调文件申请审批表》里的各项内容，由经办部门经理审核、报集团分管领导签批同意后，交行政部主管领导最终审批。2.机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的权益遭受严重的损害。机密档案包括：公司规划、统计资料、重要会议记录、协议、声像档案等。此类文件需经办部门经理审核、集团分管领导签批同意后方可借调。3.秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权益受到损害。秘密级档案包括：公司开展对外业务所产生的资料文档、证照及合同、协议等。借调此类文件需经办部门经理审核，集团分管领导签批同意。第三章档案管理机构及其职责公司档案工作实行统一领导，分级管理的原则。第七条集团行政部档案管理员工作职责1.规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理制度，组织公司专兼职档案管理员学习，执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。2.收集、整理各部门、子公司移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档；有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极做好档案信息资源的开发工作。3.集中统一管理各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务。4.督促公司各部门、子公司档案员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部门、子公司的档案工作。5.坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。6.加强对各部门、子公司档案员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量。7.对保存的文书档案数量进行准确的统计。第八条档案整理员应相对稳定，且不得由直接经办业务的人员兼任。第九条档案人员调动工作时，必须在办理档案移交手续后方可离开岗位。因交接手续不全致使文件和档案损毁、遗失的，要查明情况并追究有关人员责任。第4页共15页第四章档案分类和立卷整理第十条公司本部档案按照楼盘名称及子公司名称分别立卷，在卷下又分为八个子目录：公司证照、文书档案、声像档案、销售合同、开发合同、开发资料、工程图纸、荣誉实物档案。在此大类下根据年度按照流水号立卷。1.文书档案，以单位-年度-顺序号立卷。2.声像档案，以事由立卷，在事由原则下按照声像档案产生的先后顺序，将每一事由的档案选取有代表性的6-10张像片存档，依时间先后排列立卷。3.销售合同，以项目名称立卷，在项目下按照合同产生的时间先后顺序立卷。4.开发合同，以项目名称立卷，在项目下按照合同产生的时间先后顺序立卷。5.开发资料，以项目立卷，在项目下按照资料移交的时间先后顺序立卷。6.公司证照，以单位立卷。7.工程图纸，以单位立卷，按照文件产生的先后顺序立卷。8.荣誉实物档案，在公司档案室或其它适合场所陈列实物，编制成册，以备查考。第十一条立卷原则立卷应按部门、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映公司真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。第五章档案管理工作的内容及相关要求第一节公司证照的管理第十二条公司重要证照类别1.内资企业证照包括：企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、社保登记证；2.外资企业证照包括：企业法人营业执照正副本、组织机构代码证正副本、IC卡（或数字证书）、国税证正副本、地税证正副本、统计证、外商投资企业批准证书正副本、财政登记证正副本、海关登记证正副本、社保登记证、外汇登记证；3.新设立公司工商登记材料存档原件有：①内资企业设立登记材料：全体股东签署的公司章程；验资报告；法定代表人、董事、监事和经理的任职文件（股东会决议、监事会决议）；公司场地使用证明（无偿使用证明或房管局备案的租赁合同）；②外资企业设立登记材料：公司章程；合营合同（外经审批用）；验资证明；法定代表第5页共15页人、董事、监事和经理的任职文件（董事会决议、监事会决议）；公司场地使用证明（无偿使用证明或房管局备案的租赁合同）。4.各类资质证（括号内为证书申办及日常管理部门）：房地产开发企业资质证（市政部）、建筑业企业资质证（建筑公司）、物业管理企业资质证（物业公司、美好置业）、建筑设计企业资质证（设计院）、工程监理企业资质证（监理公司）。第十三条公司证照归档及管理规范1.新公司成立后，由经办人将办理出来的证照原件移交到行政部档案管理人员处，并填写清楚移交记录，管理员需立刻将新证的数据条目录入OA证照管理系统，并且将其彩色扫描件录入数据库，原件分类放入相应的档案文件夹后存放档案室。管理员平时应多检查证照保存的情况是否完好，各类证照在年检期限前提醒相关经办人需办理年检手续。2.证照借、调档管理流程：由申请部门人员填写《借调文件审批表》——申请部门经理审核并签署意见——主管副总经理审批——档案员核对《借调文件审批表》上的审批手续是否完整方可借出。原则上证照必须当天借当天归还，遇到特殊情况需要借到外地办理事情时，按实际情况由专员携带外出，办理完毕立刻归还行政部档案室。发生逾期尚未归还证照情况时，管理员应督促经办人必须马上归还。3.证照复印件使用管理流程：由申请部门人员在《复印件借用申请薄》上登记——申请部门经理审核并签署意见——行政部经理审批——档案员核对《复印件借用申请薄》上的审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件与原件相符，仅用于办理事宜，复印无效”章后方可领用。4.证照年检提示：①企业法人营业执照每年须进行年度工商年检；②组织机构代码证每年年检；③外资企业证照包括：企业法人营业执照、外商投资企业批准证书、国税证、地税证、财政登记证、海关登记证、外汇登记证每年须进行外经联合年检；④资质证书按主管部门规定时间进行年检。第二节开发合同的管理第十四条开发合同类别新项目开发前期合同按成交方式主要分为两大类：政府公开招、拍、挂形式和转让买卖形式。招、拍、挂形式会产生：《确认书》和《国有土地出让合同》；转让形式产生：《合作意第6页共15页向书》、《框架协议》和《土地使用权转让协议》。第十五条合同归档及管理规范1.纸质合同评审类合同：申请部门经办人按合同分类依照现行的审批流程完成各项审批手续――由申请部门经办人在行政部填写对应部门的《合同登记簿》――行政部核对《合同（协议）评审记录表》上的审批手续是否齐全，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期――行政部对该合同盖公司统一的合同编号章（穗富字〔〕第号）按部门分类进行编号，同时检查每份合同是否有法津事务部的“合同文本审核章”的骑缝章――行政部按该合同尾页所注明的份数进行盖章――申请部门经办人领取合同并作签收――我司存档合同即时留行政部存档。2.ERP流程评审类合同：申请部门经办人按部门分类在ERP系统上进行合同审批流程并完成各项审批手续――由申请部门经办人在行政部填写对应部门的《合同登记簿》――行政部根据ERP系统生成的合同编号进入ERP系统核对相对应的合同审批流程是否一致，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期――行政部对该合同盖公司统一的合同编号章（穗富字〔〕第号）按部门分类进行编号，并将此编号手动录入至ERP系统里相对应的合同编号栏――行政部按该合同尾页所注明的份数进行盖章――申请部门经办人领取合同并作签收――我司存档合同即时留行政部存档上述两类合同如遇到需要我司先盖章时，盖章后复印一份连同《合同（协议）评审记录表原件一并交行政部留底，并仔细填写《先盖章合同登记簿》上的相关内容，归还时用原件换取之前留底的复印件，在《先盖章合同登记簿》上注明归还时间及归还人，将一份完整的合同原件交行政部存档，此流程结束。3.非执行合同（名临时合同）：此合同为特殊情况时办手续所用，如与外单位签定此类合同，必须是因我司业务需要的情况下方可执行。按规定非执行合同只能签盖一份，并同时附有一份公司统一格式的补充协议，注明此合同是办手续所需，并约定此合同无效日期为何时。由申请部门经办人在行政部领取《临时合同盖章簿》――认真填写盖章簿上的相关信息内容――申请部门主管负责人审批――集团决策委员会分管领导审批――法律事务部审批并加盖“合同文本审核章”的骑缝章――行政部核对《临时合同盖章簿》上的审批手续是否齐全，并检查签约代表处是否有相对应的部门负责人签名及填写签约日期――行政部对该类合同只盖一份，如有特殊情况必须加盖份数时，需在《临时合同盖章簿》上注明申请原因，并由部门负责人及法律事务部特批后方可进行盖章――申请部门经办人只能领取盖章后的合同复印件一份――合同原件即时留行政部存档，如需借用合同原件，需填写《借调文件审批表》，相关领导审批手续齐全后，由档案管理员借出。4.合同借、调档流程：第7页共15页由申请部门人员填写《借调文件审批表》（附件一）——申请部门经理审核并签署意见——主管副总经理审批——档案员核对《借调文件审批表》上的审批手续是否完整方可借出。合同借出期限一般不能超过三天，遇特殊情况按借档实际事宜处理。发生逾期尚未归还证照情况时，管理员应马上督促经办人必须即时归还。5.合同复印件借用流程：由申请部门人员在《复印件借用申请薄》上登记——申请部门经理审核并签署意见——行政部经理审批——档案员核对《复印件借用申请薄》上的审批手续是否完整后，在复印件上加盖“此复印件与原件相符，仅用于办理事宜，复印无效”章后方可领用。6.日常合同维护：合同归档后，管理员平时应多抽检录入信息是否有误，及时更新和修改，严格遵守档案管理规范，细心