行政管理手册

行政管理手册（目录）行政管理篇第一章员工行为规范………………………………………………1-4第二章员工考勤管理办法……………………………………………6第三章办公区域管理办法……………………………………………9第四章会议制度………………………………………………………10第五章公文管理办法…………………………………………………12第六章印章使用规定…………………………………………………14第七章档案资料管理办法……………………………………………16第八章固定资产管理办法……………………………………………19第九章办公用品管理办法……………………………………………22第十章计算机使用管理办法…………………………………………23第十一章奖惩制度……………………………………………………24第十二章业务拓展奖励条例…………………………………………26人事管理篇第一章总则…………………………………………………………27第二章人员招聘………………………………………………………28第三章员工薪酬………………………………………………………31第四章员工福利………………………………………………………32行政管理篇第一章员工行为规范一、公司全体员工在工作中应保持良好的精神面貌和精神状态。二、仪表、举止（1）员工必须着正装上岗，保持衣冠整洁，在办公区域不可着奇装异服，不穿休闲类鞋子，女员工着裙装不可穿露脚趾的鞋子。（2）招商部门女员工要求职业装、衬衣，必须要淡妆上岗，不留长指甲，不染指甲，严禁带有过激或影响公司形象的饰品。（3）男员工夏天可短袖衬衫、领带，其他季节要求着正装，衬衣领子、袖子要洁净，不得留胡须和大鬓角。（4）员工应注重仪容仪表，举止大方端庄，待人和蔼可亲。（5）员工使用文明敬语，杜绝粗话、脏话。（6）员工上班期间严禁高声喧哗，严禁嬉戏打闹，严禁聚众闲聊。三、工作规范（1）不在工作时间处理个人事务，不在办公室闲谈、娱乐、不擅自离开自己的工作岗位。（2）不得浏览与工作无关的网站或玩电脑游戏，不得网上闲聊，保障各工作系统的畅通。（3）热情接待公司来客，来客有事询问时，应做出礼貌的解释或指导。（4）爱护公物，遗失或损坏时及时申报或维修。（5）员工不得擅自张贴、涂改、撕毁公司公告栏内的公告。（6）保守公司机密，如遇查询者未经批准，不得向外传播。（7）员工之间保持良好的人际关系，提倡团队协作精神。四、接听电话礼仪（1）电话来时，听到铃响，应在三声之内接起电话。（2）通话时先自报公司、部门。（3）接听电话时语气要亲切，对方讲述时要留心听，并记下要点，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。（4）如遇同事电话铃响三声无人接听，应代为接听，若来电者询问的问题能够解答应耐心为其解答，若不能解答应表示歉意并留下对方联系方式告知“××现在不在座位，待其回来后马上给您回电话”。（5）打电话要简明扼要，通话不要超过三分钟。（6）工作时间内原则上不可以打私人电话但在特殊情况下时间控制在五分钟内。第二章员工考勤管理办法一、工作时间上午08：30-12：00，下午14：00-18：00二、考勤(1)公司考勤管理采用指纹打卡制度，所有员工上、下班必须打卡，考勤结果与工资、佣金及年终绩效考核挂钩。(2)员工必须本人亲自打卡，不得代人打卡或授意他人代为打卡。(3)员工因公外出不能打卡者，必须提前填写《外出登记表》,写明外出办事地点、事由，返回时在《外出登记表》上记录返回时间，超过半天未登记者不再予以登记，视为旷工，若因客观原因确实不能及时书面登记，须以电话申请，回来补填《外出登记表》。(4)原则上员工每日必须打卡四次，上、下班各一次，每日上班无论几点到公司都必须打卡，因公外出直接下班应以电话通知行政文员，若不可预知是否返回，应于回公司第一时间内在《外出登记表》上登记，若因突发事件请假直接下班，应于离开公司时打卡。三、请假、销假制度（一）事假1、员工请事假，提前一天向上一级领导提出申请，填写《员工请假单》，请假一天由上一级领导批准，两天以上（包含两天）由主管副总经理以上批准，当月事假超过7天者，视为自动辞职，扣发当月50%的工资和佣金。2、员工请事假每次不满一天的以小时计算，当月事假累计4小时以内（包含4小时）的，按半天处理当月事假累计超过4小时、不满8小时的按1天处理，若《员工请假单》显示的请假时间与考勤时间冲突，以考勤时间为准。3、员工事假须获批准后方可休假，未得到上级批准私自休假等按矿工处理，他人转告、信息发送均属无效申请，若本人不能亲自请假需亲自打电话给上级请假。4、事假销假：上班第一时间到行政部销假。（二）病假（1）员工因病请假，须在当日上班9：00前告知上一级领导及行政部。（2）员工请病假每次不满一天的以小时计算，当月病假累计4小时以内（包含4小时）的，按半天处理，当月病假累计超过4小时、不满8小时的按1天处理，《员工请假单》显示的请假时间与考勤时间冲突的，以考勤卡时间为准。（3）病假销假：上班第一时间到上一级领导处销假，须出示医院的诊断证明、处方，病假超过1天的需出具医院的诊断证明、处方、药费单据、医院的病假条等，否则以旷工论处。（4）其他假期其他休假（如婚、丧、产假）按国家相关规定执行，须履行相关的手续，婚、丧、产假期满后，上班第一时间到上一级领导处销假，否则不视为假期结束，逾期部分做事假处理。法定节假日按国家和公司的规定另行通知执行，请假期间手机需要在正常工作时间内保持开机状态，以便公司在处理紧急事务时能够及时保持联系。四、缺勤处理1、未按规定时间到岗或离岗而忘记打卡者，须经上一级领导确认，如无签字确认的，视同迟到或早退即罚50元。2、未经请假或假期期满未续假而不上班者以旷工论处。3、上班迟到或早退按累计每月超出次数来计：一次报部门领导、二次周会议批评、三次需扣罚100元、四次则报总经理。4、上班晚到岗超过2小时或提前下班超过2小时，又未办理请假手续的记为旷工1天。5、当月累计旷工一日，扣当月工资及佣金的10%，当月累计旷工二天，扣当月工资及佣金的15%，累计旷工三天，扣发当月工资、佣金及上月佣金并解除劳动合同。6、代人打卡者，授意人与代打卡人每人每次各罚款100元并将本次考勤记为无效考勤。五、考勤管理1、公司考勤由行政部负责管理，各部门有请假、外出等情况，必须在行政部登记备案。2、上月10日至本月10日为一个考勤周期。第三章办公区域管理办法为保证公司办公区域整洁舒适，为员工提供一个良好的办公环境，特制定本办法。一、办公区域是员工进行正常工作、处理公务、从事办公活动的工作区域，严禁在办公区域大声喧哗吵闹，保持办公区域的肃静。二、办公室应保持清洁、卫生，包括办公桌、窗台、玻璃窗及窗帘的整洁，严禁随地吐痰、丢纸屑、杂物、烟头等，一经发现一次50元，办公桌上尽量不要摆放私人物品。三、对办公区内的办公设备和公共设施要爱护，损坏公物的要按原价赔偿。四、下班前必须将文件，资料等放好防止丢失，如有发现则没收资料，下班后离开办公室，应切记锁好门窗、关闭电源（电脑、复印机、灯等）。五、注重安全管理，防止火灾事故，办公室配置的电闸、消防设施及电话、电源线路等，除紧急情况外，切勿随意拉动或移动，以免留下事故隐患甚至造成不必要的安全事故。第四章会议制度公司根据各项业务工作的开展和经营管理的需要确定相应的工作会议。一、公司会议分为：总经理办公会、周工作例会、公司年会等。二、总经理办公会(1)总经理办公会主要研究决定各部门的提要。(2)公司发展战略规划和后期发展的方向。(3)年度工作计划和工作总结。(4)重大项目的立项和投资。(5)重要的人事任免、调整和机构设置、员工的聘任与奖惩等。(6)总经理办公会议召开时间由总经理根据工作需要确定，参加人员为:总经理、副总经理等，并可根据议题需要，确定有关人员列席会议，总经理办公会议由总经理召集并主持，行政部做好会议记录。三、周工作例会周工作例会主要内容：(1)听取各部门的负责人工作汇报和有关情况介绍。(2)督促检查周计划工作的进展和落实情况。(3)协调解决有关问题,并提出解决办法。(4)周工作例会逢星期一举行。(5)由行政部负责召集、主持、记录，并按照会议精神起草会议纪要，督促贯彻落实。四、公司年会（1）公司年会会议主要内容为总结各项年度经营任务和指标的完成情况，制定和部署下年度的工作计划，听取公司员工的意见、建议措施。（2）公司年会定于每年年末或年中召开，参加会议为全公司人员，会议由总经理主持，行政部负责召集、记录，起草会议纪要，并负责安排会议日程，做好会议后勤保障工作。（3）公司年会要求出席人员准时到会，不得无故缺席，如有特殊情况应提前向会议组织者请假说明。（4）各项会议必须要有记录，并整理会议纪要。会议纪要应编号、及时、规范，并妥善予以存档。第五章公文管理办法为认真做好公文处理工作，提高公文质量和办文效率，使公文处理工作规范化、制度化，特制定本公文管理办法。一、行政部为公司公文处理管理部门，负责协调公司内公文处理工作并依本办法实施管理。二、公文是传达公司政策、发布行政指令和规章制度、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。三、公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。四、公文种类主要有：通知、通报、请示、报告、合同、会议纪要和工作计划及总结等，公文由发文部门、发文字号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、印章、报送单位、抄送部门、印发机构、印发时间等组成，各部门应当重视公文处理工作，办理的公文格式、程序必须按照有关公文处理办法规定的格式、程序办理。五、公文的拟稿要文字规范、字迹清晰、条理清楚、文面整洁、公文签发前，应严格校对、注意措辞，保证质量、避免差错。六、公司的综合性发文由行政部统一拟稿、编号，呈送领导签发并盖章，各部门的业务工作发文由各部门拟稿，行政部审核、编号，呈送领导签发并盖章，公文编号包括年度、日期、发文类别等。七、公文用印文件经印制后须加盖公司印章，用印位置于落款中央，上不压正文，下压盖日期，印迹应端正、清晰。八、公文分发，各类发文由行政部统一组织分发。九、各类收文由行政部负责接收、拆封、登记、编号，填写公文处理单，提出拟办意见送交领导审阅、批示后，交有关部门办理。十、重要的收文、材料由行政部集中保管，其他部门承办的文件，承办完毕后应交给行政部。十一、各部门公文办理完毕，应由行政部及时整理归档保存，以备查询，个人不得保存应当归档的公文，归档的公文由行政负责人根据其相互联系、特征和保存价值等整理，统一分类、编号、编制目录保管，要保证归档的公文齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于利用。十二、公文复印件做正式文件使用，应加盖复制机构印章，视同正式文件妥善保管。第六章印章使用规定为强调印章管理的重要性，加强公司对印章工作的管理，规范印章的使用,减少和避免工作失误，保证各项工作的正常运作，制订本规定。一、印章的分类印章分为公司法人章（公章）、部门章（财务部印章）和业务章（财务专用章、合同专用章）。（一）、印章的使用范围及审批使用印章前必须在公司行政部填写《用印登记表》，由行政部办理用章手续。（二）、法人章（公章）的使用范围及审批：（1）对外公文使用公章，经行政部审核、登记后经总经理审批方可用章。（2）对外业务工作使用公章，由业务经理审定后，在行政部登记，经主管负责人、总经理审批后方可用章。（三）、合同章的使用范围及审批：合同专用章代表公司用于对外签订合同业务，对外业务合同章使用的审批：对外签订的合同及协议由部门负责人审定后，在行政部登记，经主管负责人、总经理审批后，方可用章。（四）、用章注意事项（1）用章前须认真审核，明确了解用章的内容和目的及文件份数，确认符合用章手续并由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。（2）应认真填写登记表，将用印日期、事由、用印次数、审核人、批准人、经办人等登记，不得遗漏，对未经核准的文件，不得擅自用章。（3）急需用章而本部门负责人外出，须电话征得部门负责人或其主