行政部管理手册

河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册2012行政部管理手册（试行）编制：审核：日期：河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册2012目录编制及职务说明书部门定位部门职能描述职位说明书管理制度工作流程汇编工作中用到的各种表格河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册2012编制及职位说明书管理制度编制职位说明书管理制度职位满编计划职位说明书是企业人力资源管理的基础性文件，也是人力资源管理的重要信息来源，保证企业在合适时间有合适的人在合适的岗位，达到岗有其人，人尽其才，人职匹配的目的。作为招聘与选拔、绩效管理、薪酬管理、培训等人力资源管理活动的依据。公司内的所有职位均需有职位说明书，做为工作指导性文件。在岗位设立之前，由职位所属部门负责撰写职位说明书的初稿，交由人力资源部门审核修订，形成最终的职位说明书。公司内所有部门如需增加部门编制时，需事先以书面的形式提出申请，并撰写新增编制人员的职位说明书初稿，报经人力资源部审核批准后，方可增加，增加人员由人力资源部负责招募。任何部门与人员无权直接修改职位说明书，需以书面形式提出职位说明书的修改申请，写明修改理由及内容，报送人力资源部，职位说明书的修改权属人力资源部。工作内容完全相同职位，可以数职位同时适用同一份职位说明书。职位说明书每年由人力资源部组织各部门，根据企业的实际情况，进行统一修订。职位说明书一式三份；执行人、执行人上级、人力资源部三方共同签字以后，对具体执行人生效，三方各留一份。行政部经理行政文员司机前台接待保洁5人河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册2012职位说明书行政部经理岗位说明书职务名称行政部经理所属部门行政部直属上级总经理直属下级行政文员、司机、前台、保洁、网管晋升方向行政人事总监可调岗位工作内容职责：物品管理、车辆管理、会议管理、行政督查，完成公司后勤保障工作，确保公司正常运任务：1、佩带胸牌2、参加晨会3、每周五组织卫生大检查含店面卫生评比后，周二晨会宣读卫生检查通报。4、组织安排部门职员每月5号以前采购完毕办公物品，并督促各部门10日以前领取完毕5、固定每月12日至16日安排网管到各部门网络杀毒、升级1次6、车辆调度、管理7、着装、工牌、卫生等行政督查8、展会期间，组织部门人员布置会场、调试音像等设施管理9、组织半年一次例行部门、仓库固定盘查，1年一次大型盘点10、保持各个部门网络、电话通畅，发生故障3天内及时解决11、协调部门关系12、每月第一个考核期结束第3天参加员工大会，布置会场，并调试好音像、投影仪等设备13、与人力部配合做好异动人员办公物品的管理14、会议管理，做好会前布置、会中服务、会后整理工作15、员工彩铃管理16、遵守各种公司管理制度17、完成总经理交办的其它工作18、每天上午下午各四次（一天八次）店面检查，检查对象为：店面形象，灯光明灭（见第六条），宣传片（网管，见第七条），卫生（部门以及保洁的工作），胸卡，空调用电（见员工手册规定）情况。19、每天上午8：30参加公司例会20、每天例会后安排部门工作21、每天安排文员对办公物品的借用与领用进行登记，开具出入库单22、每天安排文员对赠品的借用与领用进行登记，开具出入库单23、每星期一要求文员盘点低值易耗品（印刷品，合同，设计委托书等），如果单品的数量少于200，联系安排印刷24、每星期一要求文员盘点工人工装，如果数量少于100。联系安排制作工装25、每星期一制作周工作总结以及下周工作计划，参与17：00中层例会河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册201226、每周一至周五开启日常照明，开启时间上午为8：30——12：00下午为15：30——17：30。周六以及周日开启所有灯光，开启时间如上。如发现灯泡损坏，要求一个工作日内更换27、每天开启背投电视播放宣传片，开启时间上午为8：30——12：00下午为15：30——17：3028、每星期三要求文员将上期办公物品出入库单整理为电子版存档29、每星期三要求文员将上期活动赠品出入库单整理为电子版存档30、每星期至少巡检分店一次，巡检结果每星期一张贴在自由栏处，并在中层例会上通报。31、每星期五例会之后公司大扫除上午10：00检查卫生情况，检查结果汇总到巡检通报中。检查部门车辆的卫生情况32、每个月末报部门预算33、每个月5日接人力部入离职人员名单办理彩铃业务34、每个月8日将彩铃完整名单报财务部，发放彩铃补助35、每个月月初，接财务全部门预算，根据预算购买和发放办公用品36、每个月15号前，根具预算，完成每个月都发生的行政支出,如网通电信电话费，196长途话费，油费，办公用品费用，电脑耗材等37、每个月20号前清洗桌布，汽车座套一次38、每个月10号前领取部门工资条39、每个月月底前，完成下个月公司车辆油费的分配40、每个月月底前，完成本月车辆里程统计，司机驾驶里程统计41、每个月30号统计网管的工作情况，视具体情况确定网管的工作42、每三个月结算店面保全费用43、每三个月结算店面花草租赁费用44、半年一次盘点公司固定资产45、根据市场，企划，人力等部门活动的物料单，安排车辆以及物料配合相关部门。购买物料单上的物品，包括请柬，红包，鲜花，签到本，水，部分办公用品，桌布，桌椅，活动赠品等，货比三家，价值超过2000元的需经过审核手续46、维护公司对外关系如物业，执法队，消防等47、每年一次车辆的年审，保险，车船税的办理48、每星期一安排文员接收各部门报上的名片制作名单，发给制作商，每星期四接收制作好的名片分发给各个部门49、保证公司后勤事物，各种物料使用50、维持公司总体外在形象权责范围权利：1、本部门员工任免建议权2、部门员工监督、考核、检查权3、对违反行政管理制度的部门、人员处罚权4、行政费用控制权5、车辆调度权责任：1、对本部门工作质量负领导责任2、如因部门成员工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任、行政责任河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册20123、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任工作关系向谁报告工作：总经理监督：与行政管理有关的指导：本部门职员合作者：各职能部门负责人外部关系：与行政工作有关的任何外部关系行政文员岗位说明书职务名称行政文员所属部门行政部直属上级行政部经理直属下级晋升方向行政助理可调岗位其他文员职务工作内容职责：后勤保障任务：1、佩带司徽、胸牌2、打扫个人及部门卫生区卫生3、每周日下午5点参加部门会议，汇报工作总结、计划，并做好会议记录4、收集部门考勤纪录，月底整理完毕，每月1日下班前联同原件交人力资源部5、各部门办公物品10日以前发放完毕，并做好登记管理6、各种办公物品保管7、协助部门经理进行着装、工牌、卫生等行政检查8、半年一次例行部门、仓库固定盘查，1年一次大型盘点9、做好入职人员领取物品登记，建立个人物品领取档，员工离职时负责物品的检验、回收10、电话、网络、彩铃等业务手续办理11、传真收发，长途电话拨打登记12、每月第一个考核期结束第3天下午5点按时参加全体员工大会，并配合做好后勤服务13、按时参加集团、家装组织的各种会议、活动、培训，并配合主办单位做好后勤工作14、经理不在时，带行经理职责15、遵守沪上名家公司各种管理制度16、完成部门经理交办的其它工作17、每天对办公物品的借用与领用进行登记，开具出入库单。18、每天对赠品的借用与领用进行登记，开具出入库单19、每星期二盘点低值易耗品（印刷品，合同，设计委托书等），如果单品的数量少于200，联系安排印刷20、每星期二盘点工人工装，如果数量少于100,联系安排制作工装21、每星期三将上期办公物品出入库单整理为电子版存档河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册201222、每星期三将上期活动赠品出入库单整理为电子版存档23、每星期三接收各部门报上的名片制作名单，发给制作商，每星期日接收制作好的名片分发给各个部门24、协助部门经理处理部门日常事物25、协助部门经理做公司各种活动、会议的组织工作，现场服务，物品的发放与管理26、遵守公司规章制度，负责维护公司办公秩序，执行行政性事务27、公司使用办公用品的采购以及发放权责范围权利：1、工作改进建议权2、要求各部门配合工作的权利3、部门经理赋予的其他权利责任：1、对本职工作质量负责2、如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任、行政责任3、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任工作关系向谁报告工作：行政部经理监督：行政部基层职员指导：行政部基层职员合作者：部门内部职员外部关系：协助部门经理处理各方面社会公共关系前台接待岗位说明书职务名称前台接待所属部门行政部直属上级行政部经理直属下级无晋升方向可调岗位行政助理工作内容职责：协助部门经理统计人事数据，执行部门经理制定的各项人事决策任务：1、佩带胸牌、司徽2、打扫个人及办公区卫生3、每月10日左右领取本部门办公用品4、用公司统一话术接听电话，并作好记寻5、按时参加公司举行的各种会议、活动、培训6、遵守各项公司管理制度7、完成部门经理交办的其它工作8、每天签收公司各类信件并发放各个部门9、每天负责上门来访人员的分类与引领10、保存每天接受的报纸，并确保企划部接到报纸河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册201211、每天将来访客户引领至店面经理处13、负责为总经理及客户倒水14、每天巡视各个洽谈室，保证卫生的整洁权责范围权利：1.对违反人力资源管理制度的单位和个人，有处罚建议权2.要求相关人员配合的权利3.部门工作改进建议权责任：1、对本职工作质量负责2、如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任和行政责任3、违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任工作关系向谁报告工作：人力行政部经理监督：无指导：无合作者：本部门职员外部关系：协助人力行政经理处理相关的社会公共关系司机岗位说明书职务名称司机所属部门行政部直属上级行政部经理直属下级无晋升方向司机班长可调岗位工作内容职责：爱车守纪安全节约，做好车辆驾驶、保养工作任务：1、佩带司徽、胸牌2、参加晨会3、每周三下午5点按时参加部门会议4、按派车单做好出车工作，并做好行车日志5、每周统计车辆行车日程，并报部门经理6、定期进行车辆维修、保养、清洗7、定期检查车辆、做好出车前检查和回厂后保养8、公司车辆各类手续的办理9、每月第一个考核期结束第3天参加公司员工大会10、展会期间，做好活动的后勤保障工作11、按时参加集团、公司的给类会议、活动、培训12、遵守各项公司管理制度13、完成部门经理交办的其它工作河南进达建筑装饰工程有公司ADD:中国·郑州·商务外环路九如东路中国人保大厦12楼行政部管理手册201214、严格遵守公司各项规章制度，尤其的公司的车辆管理制度15、每天对车辆卫生进行打扫。16、每次出车归来，详细、如实填写行车记录和用油票据，向部门主管汇报出车情况17、出车前提前10分钟备车，联系用车人，按时返回，不得无理由在外停留18、根据办公室出具的派车单和指定内容出车,按最合理路线行驶，严禁私自出车和因私出车。19、按要求填写行车记录，并在月末如实上报20、领导交办的其它临时性工作21、每月20号清洗座套一次权责范围权利：1、按派车单行车的权力2、车辆维修建议权3、工作改进建议权责任：1、对本职工作质量负责2、如因工作失职，给公司造成损失，应负相应的经济责任、行政责任3、对违反公司制度的行为应负相应的经济责任、行政责任工作关系向谁报告工作：行政部经理监督：无指导：无合作者：本部门工作人员外