公共资源经营管理办法

1/9公共资源经营管理办法二○一五年十二月2/9一、社区资源定义及分类1.目的对物业公司所管理项目的可经营社区资源进行分类管理，并对其加强经营指导，挖掘资源价值，创造资产效益，同时做好风险防范。2.社区公共资源定义所有权属于小区业主共有，可由物业公司进行经营的设施设备和场地。3.社区公共资源分类（1）社区公共资源分为：广告类、场地类、活动类、其他类。（2）社区公共资源明细(包括但不局限于以下内容)类别序号资源名称位置或形式类别序号资源名称位置或形式广告类1电梯广告平面框架广告类19人行出入口围栏液晶显示墙面2LCD液晶显示大堂岗亭负一层20架空层墙面负二层21小区凉亭休息区3LED广告灯箱立式22前台LED显示屏大屏幕23物业客服中心大堂显示屏24品牌立柱4灭蚊灯箱25便民客服柜5楼栋大堂宣传栏一楼场地类26中国移动机房负一楼牌号覆盖负二楼业务代理6大堂休息区及墙面27中国联通机房3/97小区楼外大宣传栏牌号覆盖8高杆灯小区外围业务代理小区内28中国电信机房9车库主要出入口墙面牌号覆盖两侧立柱业务代理岗亭29车库仓储房间道闸杆30小区广场临时租赁（有合同）10车库停车场墙面零星摆展（无合同）导向牌背面31会所场地主行车道立柱32架空层11广告位商铺上方33游泳池租赁墙面游泳培训立柱式广告牌34固定铺位或空间12客服中心展架35小木屋或售货架摆放资料其他类36废品收购样品摆放37搬运业务13移动式展架38旅游14标识牌楼层39门窗阳台封闭本体40特色客服路标41前期入伙场地15垃圾桶楼内42前期入伙成品保护楼外16小区休闲椅17室外球场广告位4/918室内球场广告位二、社区资源的登记管理1、各分公司/管理处对可经营社区资源进行梳理、盘点、汇总，编制《社区资源与商家资源管理台账》（如下表格）；此表作用是记录所有社区资源清单及其状态，方便随时了解小区社区资源的整体经营情况、闲置率。公共资源与商家资源管理台帐.xlsx2、各分公司/管理处须根据资源管理变更情况，每季度次月5日前更新项目《社区资源与商家资源管理台账》，并向总部备案。新项目首次交付三个月内，分公司须向总部上报《社区资源与商家资源管理台账》。总部每季度对台账更新情况进行核对、汇总，并对分公司/管理处《社区资源与商家资源管理台账》进行更新、补充。三、社区资源的经营管理1、分公司/管理处在管理台账日常登记管理的动态过程中，在对小区社区资源进行识别、分类、登记大小尺寸等后，应主动开展对外拓展工作。2、在市场对外拓展过程中，无论与意向合作商沟通还是待开发资源的谈判和议价，首先要切实考虑物业公司利益为前提，做到以下几点：（1）建立价格库。分公司/管理处应预先根据市场行情以及现有合作的历史数据，制定相应产品的价格库，报备总部。5/9（2）签订合同价格标准A经营资源固定使用标准：使用周期超过15天，或者合作费用超过2000元，需与使用方签订合同。B经营资源临时使用标准：使用周期不超过15天，或者合作费用不超过2000元,需与使用方签订《经营资源临时使用申请》（见附件），做好台帐登记。（3）选择供应商属于市场成熟、合作方资源丰富的经营资源（如广告类、专供租赁用房资源等），原则上分公司/管理处应根据招投标相关规定选择合格供应商，并签订合同或协议。经公告后如只有一家竞标的企业，专项专报总部总经理室审批后另行处理。（4）合同谈判按招投标有关制度，其中临时性经营资源的谈判必须由项目负责人和相关业务部门负责人共同参与。3、在市场拓展过程中，首先要遴选合适的合作商共同开发现有经营资源，在合作商的资质选择上，应做到以下几条：（1）对意向合作方的综合实力评估，避免合作方实力不够，影响后续业务发展。（2）要对意向合作方商誉审查，采取网络或电话咨询第三方客户，审查供方有无违法行为、质量缺陷、信誉不良等，若有则不能引进。（3）对意向合作方资质审查时，应审核供方营业执照、税务登记证，根据经营性质和内容对应提供食品卫生许可证、产品合格证、代理证、工程施工资质证书、设备类维修保养证书、报价单、质量检验合格证明、行业标准或国家标准检验报告等供方相关必要证书需齐备，否则不能引进。6/9（4）新行业、国家标准出台时，需及时验证供方是否符合相关标准。4、合同的签订，应明确双方的权利和义务，除国家或行业规定外的，有公司合同模板的，须用公司模板，没有的，应该在合同中注意以下内容：（1）分公司/管理处营业执照的经营范围，均为经营性合同签订的大前提。（2）合作涉及设备设施类的，合作方应负责该设施进行维修及保养，由于合作方对上述设备设施未尽到维修保养责任及设置缺陷或损坏，导致使双方人员、财产或第三方受到损失时，合作方除承担自身损失和赔偿外，还应对我方及第三方的实际损失负有完全责任，并赔偿相关损失。（3）合同涉及框架广告类的，广告内容应经我方审核方可发布、合作方应保证无知识产权瑕疵问题。（4）合同涉及经营代销类的，主要按照《产品质量法》规定执行。（5）合同涉及场地租赁类的，安全管理责任，由承租方承担。（6）临时性经营资源租赁的，必须明确先收费后进场。（7）凡利用业主公共资源经营的，如业主反对的，应在合同中明确免责条款。5、合同的执行（1）合同签订以后，必须抄送分公司财务和及相关管理部门各一份。（2）合作方进场前，须按进度结算款项，其中有约定预交款的须向财务部门缴纳相关款项后，由财务部门开具收据并知会相关部门做好进场后的配合及监管工作。（3）进场后，由客服及工程等相关人员做好现场监管工作，及时制止超出合同约定或有损物业公司权益的行为出现。7/9（4）合作结束后当日，由客服及工程人员监督和配合下，由对方完成现场复原、清扫，配合我方设施、工具的归位（此项工作不超过次日），并应结清实际发生的水电等费用，并反馈至财务结算人员。如有出现我方资产损失以及对第三方造成损失的，可在明确责任及费用后将有关财务数据报备财务，供后续结算。（5）合作顺利结束后，由合作方与我方财务人员进行收益确认，部分如代合作方收款的，按协议结算支付合作方，最后开具相关发票。我方收入中如涉及项目约定公共收益需与全体业主分成的，依据前期物业服务协议办理分成处理。（6）我方在确认收益结算完成后，由财务部门知会相关管理部门做好离场放行，并在台账管理中做好结束记录，最终完成此次合作。四、社区资源经营的现场操作风险管理1、操作风险描述与控制要求：资源分类经营风险描述控制要点广告类：灭蚊灯箱、各类指示牌、灯箱、前台摆展、X展架等存在风险：1、广告牌、架存在脱落、倒塌以及存在凌角等安全隐患风险。2、商家承诺未兑现风险。3、占用社区资源过度，影响业主生活。控制措施：对各类广告牌、架等进行加固、打磨处理；加强日常巡查；择优招商；增加客户触点。控制岗位：安全、工程技术员、客服、项目经理。8/9场地类：移动/联通/电信机房、会所、泳池、小区广场、车库闲置区域、架空层等出租存在风险：1、场地存在侵犯业主权宜，如噪音、光源、油烟等。2、影响到客户正常出入，是否符合消防体系要求。3、违反国家工商管理条例等法律法规。4、对现场设施设备造成影响（长短期）。5、商家工作人员的管理、行为约束。6、检查项目外包单位各种资质、操作证、健康证、保险及行业资质证书等。控制措施：按照国家法律法规要求，严格执行相关设备设施安装标准。严格检查项目外包单位各种资质、操作证、健康证、保险及行业资质证书等。控制岗位：安全、工程、客服人员、项目经理。活动类：团购、促销等临时场地使用活动的开展存在风险：1、展摊悬挂、张贴、摆卖不合规。2、使用扩音设备，影响业主休息。3、商家无法兑现承诺或附加收费引发业主投诉。控制措施：增加合作选择，形成良性竞争，优胜劣汰，选择资本实力强，合作信誉优的商家合作；与商家签订合作协议，要求缴纳押金；合作过程持续监督、跟进。控制岗位：客服、项目经理。其他类：废品回收、装修搬运、游乐设施、设备等存在风险：1、外来人员的监控存在难度，须防范入户偷盗、破坏公共设施设备及绿化带等的风险。2、设施损坏或零部件松脱，导致幼童、老人受伤。控制措施：外来人员采取严格的身份证登记放行制度，加强检查；加强巡查，及时发现故障隐患；技术员增加维检频次。控制岗位：安全员、工程技术员、客服、项目经理。2、合作方的现场管控（1）合作方人员进入小区必须遵守小区管理规定，不允许到处闲逛、派发广告。（2）合作方进入小区租摆，必须按照客服中心指定位置摆放，不允许私自随意摆放，不得占用通道。9/9（3）合作方不得在现场产生影响客户日常生活的噪音。（4）合作方在现场不得大声叫卖，不得拦截顾客，一经发现客服中心有权让其撤离。（5）合作方借用客服中心的桌椅、器械、工具等要注意爱护，妥善保管，如有损坏照价赔偿。（6）合作方需在现场悬挂张贴广告的，须将广告内容、形式、尺寸、位置、悬挂时间等提前三天向客服中心申报，客服中心同意后方可悬挂张贴。（7）合作方在促销活动撤场后必须保证现场干净、整洁，对小区社区资源有破坏现象的，客服中心有权要求商家给予赔偿。3、巡查机制（1）为保证社区资源管理要求落实，分公司要每周对社区资源巡查一次，分公司负责人每月不少于一次。（2）公司履约检查：每年对合作方进行现场评估，合作期间每季度采用抽检巡查、现场调查、电话回访的方式，对合作方价格、售后客服等进行评估。