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水资源需求管理援助项目财务管理手册FinancialManagementManual水利部中央项目管理办公室英国国际发展部中国水利部ii目录目录.......................................................................................................................................ii前言.....................................................................................................................................iii第一章财政援助资金使用及报账申请...............................................................................1第一节财政援助资金使用...........................................................................................1第二节财政援助资金申请程序及申请文件...............................................................1第三节申请财政援助资金所需样本文件...................................................................3第二章内部控制.................................................................................................................13第一节财务人员及其主要职责.................................................................................13第二节货币资金控制.................................................................................................13第三节实物资产控制.................................................................................................14第三章会计核算.................................................................................................................15第一节总则.........................................................................................................15第二节会计科目.........................................................................................................15第三节会计报表.........................................................................................................16第四章采购管理.................................................................................................................20第一节总则.........................................................................................................20第二节采购程序.........................................................................................................20第三节公开竞争性招标采购.....................................................................................20第四节询价采购.........................................................................................................21第五节评标.........................................................................................................21第六节合同格式.........................................................................................................23第七节采购文件管理.................................................................................................23附录一项目简介.................................................................................................................24附录二项目预算.................................................................................................................25附录三建议账户编码.........................................................................................................26附录四设备采购合同格式（建议）.................................................................................27iii前言中英合作水资源需求管理项目财务管理手册的目的是帮助项目管理人员有效地管理项目财政援助资金（FA）。本手册根据中国的现行法律法规和英国国际发展部的有关要求编制，用于指导各级项目管理办公室的工作，帮助项目管理人员解答疑问。项目管理人员应当遵守本手册的规定，对规定的任何改动需得到项目经理和国际专家组长的一致同意，并报告英国国际发展部和中国水利部批准。本手册共包括三个章节和一个附录。第一章：财政援助资金的使用及其申请，介绍英国国际发展部财政援助资金的使用范围，以及申请报账的程序和相关文件要求。第二章：内部控制，介绍各级项目管理办公室采用的会计程序和内部控制要求，以保证本项目能够及时准确地提出会计报告。第三章：会计核算，介绍适用于本项目的会计核算办法，包括会计术语、所需财务报表及其使用指导。附录目的在于帮助项目财务管理人员更好地了解有关项目内容和资金预算。1第一章财政援助资金使用及报账申请本章共有三节，分别为：（1）财政援助资金使用，（2）报账申请程序和申请文件，（3）申请报账所需样本文件。第一节财政援助资金使用英国国际发展部提供的项目财政援助资金仅用于支付为实现本项目目标而开展的项目活动或采购所发生的费用，使用该项资金总体原则是：1、所有可以使用财政援助资金的项目活动和采购，应包括在5年项目实施计划和列入预算的年度工作计划中，该工作计划和预算由项目管理委员会批准。未包括在该工作计划和预算中的任何活动均不能使用项目财政援助资金。2、使用财政援助资金支付项目活动费用时，须提供费用支出凭证。例如，如果某位项目管理办公室人员要报销差旅费，他必须提供原始机票、住宿发票、出租车票和其它合格票据来支持他的报账申请。一般来说，财政援助资金不能预付。如有特殊情况需要提前预付，相应的项目管理办公室须提出充分的申请理由，并经项目经理和国际专家组长一致同意批准，方可获得预付。使用预付款支付的执行单位，须在相关活动或采购结束后，立即提交正式的费用说明（例如：发票或经确认的财务报表）。如果无法提供合格票据和支持文件，不予以使用财政援助资金报账。例如，如果向一个宾馆预付一笔小额费用用于召开研讨会，相关项目管理办公室必须要求该宾馆说明所有费用的细目，然后才能进一步对其进行支付，以及向英国国际发展部申请报账。3、对于合同支付，“2”中的原则同样适用，即任何转账的资金必须做出说明才能进行报账。4、英国国际发展部仅向本项目专用外汇账户支付申请报帐的费用。5、财政援助资金不能用于支付任何进口或海关税收。财政援助资金也不能用于支付任何其他关税或税费(包括收入调节税)或其它类似的对产品和服务征收的税费。中央项目管理办公室应确保这一原则得到遵守，并在必要时与商务部和有关税务部门就此进行商讨。第二节财政援助资金申请程序及申请文件本项目中的财政援助资金申请程序包括3个阶段：（1）市、县案例研究办公室向省项目管理办公室提出资金回补申请；（2）省项目管理办公室将省内各级案例研究办公室的申请进行汇总，然后向中央项目管理办公室提出资金回补申请；（3）中央项目管理办公室汇总中央和两省的资金回补申请后，向英国国际发展部提出财政援助资金回补申请（详见图1资金回补流程图和图2财务报告流程图）。中央项目管理办公室向英国国际发展部申请报账财政援助资金申请程序根据《联合王国财政援助资金的支出程序和惯例》的要求制定。2项目正式实施后，中央项目管理办公室应每三个月向英国国际发展部申请一次财政援助资金，申请时间为每年的1月5日、4月5日、7月5日和10月5日之前。如果超时未报，须等至下一个季度一并提出报账申请；如果某一季度支出不多，可与下一季度一并提出报账申请。如果申请报账的资金总额少于10万元人民币，报账申请应推迟至下一季度。除特殊情况外，在上述设定日期之后提出的申请通常将不被考虑。所有报账申请在项目管理办公室主任签发之前，须得到项目经理和国际专家组长的一致同意。各级项目管理办公室应只就过去一季度所发生的费用提出报账申请，这些费用应在季度财务报表中有详细说明。同一季度财务报表和季度报账申请中的对应数字应该一致。具体的申请程序如下：第一步：中央项目管理办公室财务人员为资金申请日之前已发生的支出准备财政援助资金回补申请文件。所需文件包括：(1)项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人给英国国际发展部驻华代表处项目官员带中央项目管理办公室正式文头的说明信(CoverLetter)。(2)项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人签署的“当地费用回补申请书”(ClaimforReimbursementofLocalCosts)。(3)项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人签署的“费用报表”(StatementofExpenditure)。(4)项目管理办公室主任或外汇专用账户授权签字人签署的“专用账户调节表”(SpecialAccountReconciliationState