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第1页共4页设计合同管理作业指引编制日期审核日期批准日期第2页共4页一、作业指引目的规范公司设计合同管理，避免经济纠纷，减少法律风险，使合同的订立、履行有章可依。二、适用范围适用于公司下属所有项目设计外委合同管理工作。三、职责3.1设计管理部/总工室负责编制设计合同，并在过程中与设计单位（师）进行洽谈；组织设计合同评审；组织设计合同的签订，并负责全过程跟踪；设计合同归档。3.2相关部门参与设计合同评审；按《责权手册》审核设计请款。四、关键活动描述标准化设计合同管理为规范及方便设计管理人员编制设计合同，由集团总部牵头组织编制标准化设计合同，总工室/设计管理部配合并实施经审批后的设计合同范本。标准化合同范本一经确定不得随意更改，集团总部定期组织相关业务部门对标准化设计合同进行审核并优化，优化程序需按照建立的审核审批程序进行。设计合同洽谈、签订与跟踪设计部门根据需要提交外委设计申请，经相关领导批准后选择外部设计单位，具体操作要求及程序见《设计供方选择与管理作业指引》；确定中标单位之后，由设计部门发放中标通知书，并开始编制设计合同，编制过程中应与中标单位就相关条款进行洽谈。合同洽谈过程中需：1)遵守专业设计招标文件、中标方投标文件、答疑会书面记录及最终投标文件的内容；2)明确设计范围、深度、数量和验收标准；3)明确设计成果的完成时间（必要时，约定分阶段设计文件的提交时间和甲方的审定时间等），原则上，应满足工程项目的设计报建、审查和工程总进度计划；4)明确双方的责任和义务，明确双方设计协调工作流程；5)明确合同的单价、总价和付款方式（争取在同等设计条件下，尽可能降低设计单第3页共4页价；注意灵活处理合同预付款的方式；处理好境内外结算方式同设计进度的关系；完税发票等事宜）；6)细致审核额外条款（结合设计范围），争取更有利的额外设计服务。设计管理部/总工室将双方洽谈达成一致的设计合同经部门主管领导审核后，组织核算部、工程部、法务等相关部门进行合同评审。按照《责权手册》由相关领导审批确定后，由集团公司法人代表授权相关人员代理签订该设计合同。双方签字盖章后，文员将原件正本送行政部门，副本在本部门存档备查。合同正式签订后，项目负责人应结合项目设计进度计划，组织有关方面进行设计合同交底。依据设计合同，相互促进、相互约束，进行全过程的设计协调、监控和管理。在合同管理过程中，按计划、分阶段检查设计单位（师）的工作进展情况：1)组织有关技术支持单位对设计文件的深度和质量进行审查，对其技术缺陷和不足，应提出书面批评和问责，限期整改；如存在重大技术问题，对于所造成的损失，严肃提出相应的索赔；2)对由于设计单位（师）提交设计成果的时间拖延，严重影响项目整体设计进度和工程建设进度的情况，要书面提出问责，并以其违约处理；3)在每次设计协调会议中，需要根据不同情况，向合同有关方强调应引起重视的合同条款，双方的责任和义务及违约条件等。以合同为法律依据，督促合同有关方面设计工作有效、顺利和正常进行；4)按设计合同付款，有效的控制设计节奏。对于合作较好的设计单位（师）（信誉和水平较佳），为了保证总体设计进度，设计主管领导可预先安排设计阶段性请款程序；对于在重要条款方面具有违约情况的设计单位（师），设计部门可延缓或暂停其设计请款程序，督促其在设计质量、进度等方面满足合同要求；5)在合同管理各阶段和设计协调会议，要建立相应的设计文件收发记录、会议纪要等可供追溯证明和依据，为合同管理和协调提供有利条件。6)对于设计合同实施过程中，设计质量较差、进度拖拉、设计配合不主动、经常扯皮、推诿责任的设计单位，经项目负责人提出、部门领导综合评审确定，可将该设计单位（师）从部门编制的《设计单位（师）名录》中删除。设计合同归档设计部门负责设计合同的分类、装订、存档工作。设计部门负责设计合同的评审和请款工作，并负责定期更新部门《设计单位（师）名录》。五、支持性文件流程及作业指引第4页共4页设计供方选择与管理作业指引表单及模板