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第一章迈进酒店管理软件系统介绍1.1系统简介迈进酒店管理软件系统是一套功能强大而又简便实用的酒店管理软件，包括前台预定、接待、前台收银、客房中心、夜间审计、财务审核、综合收银、电话计费、总经理查询、市场销售管理、一卡通系统、库存管理、系统维护等几大功能模块，实现了宾馆、酒店日常营运的全面自动管理，是宾馆及酒店进行电脑信息化管理的理想选择。1.2功能模块简介1.2.1功能模块图标1.2.2功能模块介绍前台接待：根据实际情况进行散客登记入住、团队登记入住、换房、续住、联房等事务处理。前台收银：根据客人消费情况进行账务录入、结算等帐务处理。客房中心：对酒店房间状态调整以及对离店客人进行查房和房间酒水消费的账务录入。市场销售：酒店协议客户的建立及管理，并录入客人的房间预定、用餐预定信息。夜间审计：主要对当天产生单据进行审核，进行当天房租入帐、跳转营业日期和产生日常报表等。综合收银：对餐厅、茶吧等销售点的营业情况进行单据录入、账务处理。电话计费：连接酒店方使用的电话系统，使所产生的电话费用，自动进入客人房间帐单内。经理查询：提供相应的报表信息方便管理人员进行市场分析及决策。库存管理：对酒店货品的进、销、存进行管理，让管理人员第一时间把握进货量及存货量。系统维护：设置酒店相应的基本参数及操作人员的名单和操作权限等。1.3登陆界面迈进酒店管理系统安装完成后在WINDOWS95/98/2000/2003/XP桌面上添加了“迈进酒店管理”图标，双击桌面图标即可启动系统。系统启动后出现以下登录画面，需要输入员工编号和密码进行身份验证，并根据操作员级别限制操作权限。系统预定义了一个最高权限用户用户名为“sys”，密码由系统管理员定义。1.4用户登陆系统会给每一个操作员定义一个用户名称，这个用户名称对每一个操作员来说都是唯一的。用户名称一般由酒店对所有需要进行系统操作的操作员进行统一编制，并制定统一的登陆密码。所以每一个操作员在首次登陆时必须对自己的登陆密码进行修改以保证“专户专用，责权明晰”的原则。1.5主界面当输入了用户名和密码后立即进入到主界面窗体，主界面比以往的版本更加人性化，更加美观，流程图一目了然，使操作更加的方便。1.6修改登陆密码系统信息提示栏：通知及系统信息在此处提示菜单栏快捷图标栏用户登陆密码修改：登录成功后进入系统主窗口。在主窗口中，选择“其它”选项，即可见如右图窗口，输入原登陆密码，再输入一个自己需要修改的新密码，再重新输入一遍“确认”一次，点击“确认”即可。如果输入新密码前后不一致或者原密码输入错误，则系统会提示出错，则应重新前面的步骤操作。原密码处键入用户登录密码，在新密码处键入用户想修改的密码，在确认处再次输入新密码，点击确定，密码修改成功，重新登录后，新密码即生效第二章基本术语概念2.1预订散客或团体在未来某个时间段的来店情况2.2入住散客或团体已经到达酒店办理登记入住2.3入住类型入住类型影响到房价和酒店的营业数据统计；主要有散客、团体、钟点房、长住房、自用房、免费房、协议散客、临时账户等。2.4续住延长客人的预离时间2.5换房因为某种原因，把客人从一个房间换到另一个房间2.6团员转散将团员出团而成为散客，它适用于团体主单要离店结帐而团员要继续住店的业务，它的操作对象只能是当前在住的团员，出团时只需要修改一下将出团房间的入住名称和预计离店时间就可以了，团员出团对其产生的所有费用将全部一一转出。2.7散客入团散客入团而成为团员，它适用于一些团员于整个团体先到店，自己先行登记入住，当团体入住后又加入到团体中去的情况。它的操作对象是当前在店的所有散客，散客入团时只需要从当前在住的散客中找到要入团的散客，然后选择一个将加入的团体确定即可。和团员出团时一样，散客入团时也将其所有消费一起带到团体中来，入团后如果此团体包了其团员所有的消费，则此房间的入团后的帐务将自动记到团体主单上，但入团体前已产生在入团时带过来的帐务系统将仍保留在此房间帐上。2.8联房通过一个联房号，将一批不相关的房间联系在一起，以便统一结帐处理。对于属于同一个联房号的所有房间，在结帐收银时系统默认一起处理。离店未结、预定客人都可以参与联房，但当预订客人没有入住时没有意义。2.9共享房共享房就是按房间中的床位出售，即每一个床位为一个账户，在处理时对允许共享的房间在逻辑上当作多个房间处理，系统对共享房间中的每个客人各建一个账户，每个客人在离店结帐时都和非共享房间结帐时处理一样，即都经过退房处理。2.10房间状态房间的当前状态，大体上分可租房和不可租房；可租房包括：预订、在住、空房等；不可租房分为：维修、锁定等。可租又有清洁房和脏房之分。2.11离店未结客人离开酒店后，没有结算相关的账务，称之为离店未结。一般情况是在客人消费完成后，预付款/押金还有多余的情况下，才能使用离店未结，以避免逃单。2.12锁房锁房指对酒店客房的占用，分为多种情况，系统中主要有以下几种情况：预订占用宾客预订在预计入住期限内，会占用其预订的房间在住占用在店客人在入住期间，会占用其入住的房间维修占用客房维修期间，相应房间处于锁定状态锁定使用锁定功能使房间处于锁定状态2.13账户客人每次来消费，均建立一个账户，用以记录客户的本次住店信息、消费信息、付款信息。每个登记的客人均有一个账户。2.14账单账单用于具体记录消费、付款明细；每一个账单均有一个对应的账户。2.15消费客人在住店期间，会产生房费，同时也可以进行其他消费，如餐饮、电话、洗衣等消费。为方便财务记账，所有的消费均有对应的消费项目。2.16消费项目在迈进酒店管理软件系统中，对所有消费按性质进行的一个归类，分为若干项，并按每一具体的性质标志加以命名的一种方法，以便财务会计人员管理。2.17押金/预付款酒店在客人入住时，一般均向客人收取一定的押金，有些酒店叫做预付款。押金一般由三部分组成：房费押金，根据房费、入住天数决定房费押金的多少；赔偿押金，按房间的类型收取不同的赔偿押金，以便于在客人有损坏酒店物品时，收取相应的赔偿费；消费押金，酒店在店客人，可以在酒店的其它销售点，如餐饮、洗浴等消费，其消费可以计入对应的房间账，由酒店前台统一收取；消费押金决定了客人可在其它销售点签单的数额（也可以通过设置信用额度来代替消费押金）2.18付款客人不论是缴交押金/预付款，还是结账，均可以使用多种付款方式，组合付款。如现金、信用卡、VIP储值卡、消费卷等。2.19团体主单团体入住时，团体成员的部分费用，如夜房费，统一由领队支付。系统在团体入住时，自动生成一个团体主单，用于记录该团体的公付项目。系统通过包费设置团体成员的哪些消费项目转入团体主单。2.20AR账AR帐，叫做应收帐，是销售部和对方公司或个人签定协议，并由财务部和对方公司或个人进行结算的一种帐务方式，在开房时可在客户协议处选择相应客户，则系统将跟据对房价的定议自动提取协议房价，如在挂帐帐号处选择相应客户，不会提取协议房价，但在收银挂帐时将默认选择所选客户。2.21转账把一个账户中，已经发生的付款或消费，转入另一个账户。在迈进酒店管理软件中，分为两种情况：一转前台账，既某一个房间账户里的付款或消费转入到另一个房间账户里；二转AR账，转AR账又叫签单消费，客人消费完成后，把所消费的账务转入到相应的AR账户里。转AR账时，不能转入付款。2.22协议客人/单位作为需要经常到酒店消费的单位、个人，和酒店签订消费协议、挂账签单协议等；可以给酒店客人带来方便，同时也使酒店客源比较稳定。2.23夜审主要完成对当前在店客人的房费自动计算并记录到相应的账户、进行账目的核对、房价的审核及生成酒店需要的报表并跳转营业日期。2.24包费第三章前台接待、收银前台接待、收银模块：是迈进酒店管理软件系统的主要界面，操作员可在该界面使用本系统提供的功能，方便快捷的实现宾客接待、宾客收银、实时房态图、夜审、预订情况、信息查询、报表查询七大部分，每个部分对应一个操作界面，可进行相关的操作。以下将分部分作详细介绍。3.1接待接待是酒店接待人员对散客和团体成员进行相关操作的主要界面。在【前台接待/收银】主界面中，点击〖接待〗按钮，选择〖预订、登记〗，系统出现如下界面：界面说明该界面主要分为客人类别、状态类别、客人列表。客人类别以按钮凸突的形式显示操作人员当前所选择的客人类别；状态类别以单项选择框的形式显示操作人员当前所选择的客人状态信息；客人列表以列表的形式显示相应状态下的酒店信息记录；客人类别说明〖临散客人〗：只显示散客信息；〖团体客人〗：只显示团体信息；客人列表查询客人类别状态类别功能按钮说明：除在客人类别选择〖所有客人〗外，客人信息以散客和团体的状态分别显示在客人列表客人状态分在住、预订、离店未结三种状态分别显示当客人列表信息比较多时，可使用查询功能查找所需要的客人信息。查询可按房号或客人姓名进行模糊查询〖所有客人〗：显示所有符合条件的客人信息，不区分散客和团体；状态类别说明〖在住〗：显示当前酒店在住状态的客人信息；〖预订〗：显示当前酒店预订状态的客人信息；〖离店未结〗：显示当前酒店为离店未结的客人信息；功能说明在〖预订、登记〗界面可实现的功能，包括散客开房、散客预订、团体预订、预订入住、取消预订、恢复预订、续住、换房、联房、宾客制卡、离店返住、取消入住、收取押金、消费录入、结账退房等酒店管理常用功能。酒店管理常用功能以按钮的形式设置在界面下方，操作人员可以点击功能按钮实现以上功能。功能按钮说明〖刷新〗：单击此按钮，刷新当前显示信息；〖增加〗：单击此按钮，新建客人相关状态信息；〖删除〗：单击此按钮，删除光标所选定的客人信息；〖入住〗：在预订状态下，单击此按钮，对光标选定的客人进行入住操作；〖制卡〗：单击此按钮，对光标选定的房间进行制作门卡操作；〖联房〗：单击此按钮，进行客人之间的联房操作；〖续住〗：单击此按钮，对光标选定的客人信息进行续住操作；〖散客入团〗：单击此按钮，进行散客入团的操作；〖返住〗：在离店未结状态下，单击此按钮，对光标选定的客人进行返住操作；〖团员转散〗：单击此按钮，进行团员转散的操作；〖房单〗：单击此按钮，对光标选定的客人信息进行打印房单的操作；操作方法：1、散客入住点击〖增加〗功能按钮，系统出现如下界面：客人以往入住详细客人以往入住统计功能按钮界面说明〖入住类型〗：根据实际情况，选择客人的相应入住类型，为管理者或财务人员提供准确的入住统计信息。系统中提供了以下几种常用的入住类型，其它入住类型，维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统维护】/〖预订接待设置〗。［散客］：个人或少数几人，没有跟随旅行团或者会议团的客人。［协议散客］：和酒店签定了相关协议的个人或单位，以散客的形式登记入住［钟点房］：以小时计算费用的客房［自用房］：酒店内部使用的客房，如值班经理使用的房间［免费房］：不收取费用的客房［长住房］：长期住宿的客房［临时账户］：客人不使用客房，但需要在其它销售点进行消费，待消费完毕后由前台统一结账时选择此类型。〖来源〗：选择客人的来源，维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统维护】/〖预订接待设置〗〖电话级别〗：客人所需要的电话服务级别，维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统维护】/〖预订接待设置〗〖抵达〗：客人到达酒店办理入住的时间。此时间不能修改，系统自动获取当前时间；〖离开〗：客人预离时间〖天数〗：客人住店的天数〖付款〗：客人离店结账时，所选择的付款方式；维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统维护】/〖账务设置〗〖房类〗：选择客人需要入住的客房类型，维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统维护】/〖客房设置〗〖房号〗：安排客人入住的房间号码，维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统维护】/〖客房设置〗〖人数〗：填写客人入住房间的人数〖优惠〗：当房价低于原始价格时，需要选择相应的优惠理由，才能入住；维护人员可根据酒店情况进行相应的设置，设置方法详见【系统