公司采购管理制度

采购管理制度一、采购管理总则为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，并保证及时、保质、保量地做好物资供应工作，特制定本办法。二、采购部管理体制1、公司设立专门的采购部门，具体负责公司所有原辅材料、物资、办公用品、固定资产等采购业务。2、公司采购实行成批和零星采购相结合体制。三、采购的类别1、采购一般分为计划采购、补充采购、应急采购。计划采购即按生产计划制定的物资采购计划，要严格按照采购流程进行，一般每月进行一次；应急采购，即零星采购或临时性采购，经办人应向项目部主管领导请示，项目部人员负责填写《采购申请单》，到采购部备案后方可办理采购事宜，原则上每周一次；经办人在回公司一周内处理物资采购发票。2、对贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标等方式进行采购，获得批量折扣，降低采购成本。四、采购流程１、工程类项目部经办人员在采购设备材料时，必须按照《项目预算表》、《仓库存量表》，填写《采购申请单》，注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经项目部领导审核、采购部主管审核后报采购部主任批准，并负责推荐３家以上的合格供方。2、生产类项目部根据生产进度安排、库存量、资金情况、技术标准等，制定月度具体采购计划，由项目部经办人、负责人、采购部主管审核后报采购部主任批准后统一办理，该计划按生产进度滚动修订。3、办公用品采购：采购申请由综合部办公用品管理员负责统计、编制、注明事由，经部门领导审核、总经理批准后报采购部办理；新增办公用品必须经部门领导、总经理批准（500.00元以上的董事长审批）；办公用品的采购计划每月一次,每月25号写下月申请，采购部根据申请与每月5日前采购到位，特殊情况另行办理。采购部只对综合部的采购申请负责。4、固定资产、计划外、特殊用品的采购由经办人、部门负责人、总经理、董事长、采购部主任签字后报采购部办理。5、采购部收到采购计划后，应开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购部主任、项目部领导进行选择。6、采购询价获准后，采购员即与供应商洽谈购销合同及合同条款。购销合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。每一批材料的采购应与供货商签订购货合同；对一些固定供应商已签定年度总合同的，每一批材料的采购，由采购经办人员给对方下定货通知，并以传真的形式通知对方，经对方盖章签字回传予以确认后，方可办理货款的申请。合同的签订按照公司的《合同管理办法》执行。7、采购合同经双方签章生效后，采购人员按合同付款进度，向财务部申请资金，及时向供应方支付定金和各期货物的货款。8、采购人员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货及发票的回收。全款预付的采购，要求发票与货物同行；后付款采购，要求在货款付出一周内收回发票；长期合作单位原则上应由供方提前提供发票挂帐，采购部根据挂帐顺序制定月度付款计划。9、货物的验收。所采购的货物到公司库房的，要由采购人员、采购申请经办人、库房保管，按采购申请清点货物品种、质量、数量或重量等，相符后由三方人员签字入库。所采购的货物直接发到工程地点的，由工程负责人签字验收，并把验收记录交采购员到库房办理入库。10、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，检验员可拒绝接收，并由采购人员将货物退回供应方。11、验收合格的货物及时办理移交入库手续，并持有关发票等手续到财务部进行帐务处理。12、采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管处置，寻找替代品或变更生产计划。五、其他1、采购部应采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，提出最有利的采购时机及采购方案。3、采购部分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重，对有关费用及时了解和控制。4、会同财务部确定货款的结算方式，协商使用赊购、分期付款等，最大限度减少公司采购和库存资金的占用。5、采购部应于每月底做月度采购汇总明细，包括采购货物明细、应付帐款、应收发票等，提供给各项目部。六、考核：违反本管理办法，如不按采购流程的、申请手续不全的、越权限申请的、货物不及时到位的等行为，扣项目部及相关部门1-5考核分。七、附则本办法由综合部解释，从下发之日起生效。附件1：采购流程图项目部信息咨询采购部商务谈判项目部库房验收技术标准价格确定价格咨询付款方式入库财务部帐务处理付款方式项目部审核质量标准领导审核发票处理服务方式合同签定采购申请采购计划资金申请附件2、供方评价表供方评价表表：编号：供应商名称考核日期主要考核人产品名称考核评语评分等级准时交货率品质服务其它资质：□营业执照□ISO9001证书□产品认证：□销售许可证□授权（代理）□其它__________________________采购部经理（签字）：年月日以下由各相关部门补充部门名称考核评语签字确认年月日年月日年月日年月日□所长□部门经理批准新供方：□同意为我供方，供货产品范围见上表。□不同意为我供方。老供方：□保持其资格。□对供方施加影响。□取消其资格。具体意见：部门经理（签字）：年月日附件3、采购申请表采购申请表表：Q/BOTOAN-D-7.4-01-03编号：申请部门：申请人：申请日期：用途：原因：到位日期：序号品名型号、配置数量备注申请变更(申请人签字)年月日申请人(申请人签字)年月日申请部门批准（签字）：年月日采购部意见（签字)年月日部门领导批准（签字)年月日进货检验记录表：编号：工程名称：供货商:合同编号：送货单号:设备名称规格数量序列号合格检验依据：检验结果：备注：检验员（签字/日期）：采购员（签字/日期）：保管员（签字/日期）：附件5、库存盘点表表:编号:序号品名规格型号单位库存数量备注盘点人盘点日期年月日备注：以上表格用A4纸编制。