集团档案管理手册

1档案管理手册2目录第一章分类方案.......................................................................................41.1档案分类方案...................................................................................41.2档案分类、归档范围与保管期限表.............................................11第二章管理办法.....................................................................................232.1全宗卷管理办法.............................................................................232.2归档文件整理办法.........................................................................272.3房地产档案管理办法.....................................................................342.4医药档案管理暂行办法.................................................................412.5医疗设备档案管理办法.................................................................462.6医药科技档案管理办法.................................................................492.7科研档案管理办法.........................................................................542.8声像档案管理办法.........................................................................592.9财计档案管理办法.........................................................................65第三章规章制度.....................................................................................703.1档案保密制度.................................................................................703.2档案保管制度.................................................................................703.3档案统计制度.................................................................................713.4档案借阅制度.................................................................................713.5档案鉴定与销毁制度.....................................................................723.6档案库房管理制度.........................................................................7333.7档案防火安全制度.........................................................................743.8档案管理的工作流程.....................................................................764第一章分类方案1.1档案分类方案一．目的为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据《企业档案管理规定》(档发[2002]5号)、《工业企业档案分类试行规则》(1991年7月4日国家档案局发布)，使档案资源更好地为企业生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。二．适用范围本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。三．定义（一）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。（二）类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。四．管理职责（一）中国远大集团公司负责制定《企业档案分类方案》。（二）中国远大集团公司所属各单位执行《企业档案分类方案》。五．分类原则5（一）中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。（二）中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或企业实际可自行调整。六．类目的设置（一）中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科学技术研究类、房地产类、医药档案类、会计档案类。一级类目应保持稳定，不得变动。（二）中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。（三）二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。（四）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。6七．分类方法（一）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。（二）房地产项目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设置，其中一些三级类目属类设置自定。（三）科学技术研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设置。（四）医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置，三级类目按单机设置。（五）会计档案类的二级类目按文种设置。八．标识符号（一）中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉伯数字标识。（二）中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即：党群工作类--------------------------A行政管理类--------------------------B经营管理类--------------------------C生产技术管理类----------------------D房地产项目类-----------------------E科学技术研究类----------------------F医疗设备仪器类----------------------H7会计档案类--------------------------I特殊载体（电子文件类）--------------------------*G特殊载体（声像档案类）--------------------------*S特殊载体（信用文件类）--------------------------*X九．档号编制与排列（一）在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-”隔开；在编案卷号时，一级类目与二级类之间不用隔开。类目与案卷顺序号之间均用“·”隔开。编号排列有下列三种方式：1．改革后文书立卷以文件级排列示例：A．2001．Y．001||||件号|||保管期限||年度|一级类号2．改革前除文书类以外档案各类排列示例：00-G1.0001-001||||卷内顺序号|||8案卷顺序号||一级和二级类号|目录号3.特殊载体（声像、电子、信用）档案排列示例：00-*X.0001-001|||||卷内顺序号||||案卷顺序号|||一级类号和载体|目录号（二）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：1．归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。2．归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。（三）房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列9方法为：1．均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个一级类目内按顺序编号排列。其中房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个流水号，即商务资料与工程施工分别流水编号。2．均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。（四）会计档案类的编号排列方法：1．按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报告、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。2．案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。（五）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。10111.2档案分类、归档范围与保管期限表一级类目二级类目概要基本内容保管期限类号名称类号名称A党群工作类1党务工作党代会会议全套材料永久党委会党委会记录、纪要永久党委综合性工作大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复永久工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿长期2组织工作组织管理沿革、机构设置、印鉴管理、发展党员、统计报表永久党员组织关系接转介绍信及存根长期组织工作年计划、总结短期党员干部管理领导人任免、离退休、干部职称评聘永久内部机构负责人任免材料长期党员评议、考核、领导班子党风廉正民主生活会记录短期党费管理党费收缴、支出情况报告长期评优表彰表彰奖励决定、通报永久3宣传统战宣传工作宣传工作年度计划、总结短期企业对外宣传的出版物、图集、稿件、声像资料长期统战工作规定、计划、总结、民主党派章程、人员名单、主要活动材料短期港澳台华侨工作、民族宗教事务长期4纪律检察纪检工作纪检会议记录永久纪委工作年度计划、总结、制度、统计工作长期案件审理对违纪党员处理的材料(包括举报、调查取证、处理决定、请示、批复、证人证言、谈话记录、本人交待、检查)永久5工会工作职代会会议全套(包括文字照片、声像)永久工会组织建设基层工会人员任免、分工长期工会会员花名册。全委会、业务会记录(重要的)长期12一级类目二级类目概要基本内容保管期限类号名称类号名称工会综合性工作工会工作年度计划、总结、请示、批复长期工会工作规定、制度、办法、经费管理短期评优评先省部级以上劳模的事迹材料、光荣册、先进集体和个人材料永久年终先进集体、先进个人评