工程资料管理制度

工程资料管理制度唐山市今跃房地产开发有限责任公司2020年6月22日1工程资料管理制度1目的1.1为了更完整、准确、系统地管理好项目工程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开发工作中的重要作用，为公司提高工程管理和投资效益提供更好的服务。1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体。2工程资料的归档范围2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理立卷后归档。2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档整理规范》的要求。3工程文件材料的质量要求3.1工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或打印）。3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固度应符合规定的质量要求。3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单位的公章。3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4工程施工过程中的资料检查：工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检，发现有缺漏的，列出缺漏清单，督促施工、监理单位及时补齐。必须检查的施工阶段：项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二个月。25工程资料的接收：5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。5.2工程部或其它部门从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交资料员，并应登记。5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。5.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐和电子台帐）。5.5对各单位提供的不符合规范要求的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。5.6凡因工程文件材料归档不完整，不符合有关归档规定者，不能进行工程决算、工程款支付，各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。5.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。5.8凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。6工程资料的发放6.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资料员统一办理。6.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位及份数。6.3为避免工程资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定专人领取，并通知部门资料员，剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记表》。7设计变更、工程联系单管理规定7.1设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所涉及的部门或单位及时分发并建立签收记录。7.2设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。8工程资料的保管8.1及时将收集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，在保管过程中，严格遵守档案3接收、查阅、出借、归还的登记制度。8.2归档的资料要完整、系统、准确。8.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。8.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作。9工程资料借阅制度9.1借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字同意后方可借阅，借阅时要填写借阅登记表，归还时部门资料员要对其检查之后方可归档。9.2绝密文书、技术资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导同意，剖门资料员只能按其范围、要求、内容提供利用。9.3借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密，未经同意，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。9.4借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。对长期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部门负责人负责催还。9.5凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，必须将档案或资料退回，否则不能办理调离手续。10工程资料的归档移交10.1工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订成册。10.2工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。10.3工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。