高效能会议管理(讲师手册)

高效能会议管理Jack手机静音请积极参与请遵守时间基本约定我们的开会现状会议太多会议时间太长会议议程太多参与者太多参与者没有做好准备需要参加的人没参加没做好会议计划主持人不能掌控全局开会的理由不充分会议结束没有结论我们的会议成本算算看，你一周内总共：开了几个会为会议花掉多少时间因为开会达成几项共识因为开会完成几个结论因为开会加了多久的班因为开会失去多少关键时刻因为开会延误了多少工作会议到底需不需要管理课程目标了解会议的目的、种类、会议效率不高的原因掌握有效为会议做准备的要领掌握会议中的沟通和反馈技巧掌握会议主持人的会议管理技巧学会提高会议效率和质量的技巧重视会后行动计划的部署和落实课程大纲第一讲：会议基本概况第二讲：会议效率不高的原因及解决方案第三讲：开会前的准备工作第四讲：成功会议的五种策略第五讲：会议中的沟通与反馈技巧第六讲：主持人的会议管理技巧第七讲：如果对待会议中的意外情况第八讲：主持人、参会者的责任第九讲：会议纪要的撰写第十讲：会后跟进第一讲会议基本概况会议的概念、意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本会议的概念古代：《独断》-汉代·蔡邕凡章表皆启封，其言密事，得皂囊盛，其有疑事，公卿百官会议。即，集众议事也。汉语“会”、“议”也支持了这种看法，即为聚众，讨论。现代：会议是几个关键人物聚合在一起，每个人都有他们各自的角色，讨论他们共同涉及到的问题，取得某些决定，达成会议的预期。会议的意义会议想法想法想法好创意好点子甲乙丙一种群体沟通的方式一个集思广益的渠道显示一个组织或一个部门的存在会议管理的职能计划组织领导控制会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享激励士气开发创意达成协议与解决问题点明困难所在发现问题并寻找解决方法衡量问题的轻重缓急想出新方案评议新方案确定行动纲领会议的种类依据划分角度不同可以进行不同的分类：会议规模：小型、中型、大型、特大型会议性质：法定、非法定（办公和其他）按照会议活动的特征：政治性、商务型、学术按照会议的形式：现场会、电话会、网络会议按照参会者的区域划分：国际、全国、区域、单位、部门、业务单元、项目团队按照时间：定期、不定期、多次性按照会议阶段：预备、正式会议的种类（内部）常规部门例会总经办会议各业务会议：产销会：协调产销任务（营销、采购、PMC）计划会：针对排产（PMC、跟单、营销责任人、采购责任人）品质会：品质部召集组织相关责任人（生产品质、来料品质、设计品质、品质标准）专题会：例如：物流工作提升沟通会会议的频率常规的部门例会建议频率：每周一次，至少每月一次注意事项：不能多与每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯；将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动。处理突发事件的会议建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入工作无序的可怕境地。会议的频率全体员工大会建议频率：每三个月/半年一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会给公司造成沉重的负担。一对一会议建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是会议长度最好不要超过1小时。会议的成本（直接、时间、机会）直接成本＝会议场地费＋设施的租赁费＋装饰费+文件资料印刷、制作费（食宿费＋差旅费等）时间成本＝参加会议的人数×（与会者准备的时间＋正式开会的时间＋会议秘书工作时间＋会议服务人员工作时间）×参会者的平均每分钟薪水机会成本：3种情况因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围的突发事件而停产单元小结本单元主要的收获：会议的概念、意义会议的目的会议的种类会议的频率会议的成本我将在今后的会议中如何运用：小贴士：会议的目的是会议的驱动器，达不到目的，就是对时间的浪费。第二讲会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范会议效率不高的原因及具体表现原因具体体现时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。会议的准备开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。工作开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备一定要提前做好具体的准备工作。工作开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。高效会议的八大特征只有必要时才召集经过详尽的筹划拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席（参会人对会议内容事前的充分思考与准备，主持人和主讲人成竹在胸，甚至达到权威标准，能统揽全局控制局面。）作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人和完成时间，并坚决执行会议规范种类时间安排方面的规范固定的会议流程规范会议本身要遵守的规则关于会议召开时段的建议时间安排方面的规范：08：00～09：00发言的欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多的回应或进行业务分析09：00～10：00适合1对1会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10：00～12：00或13：00～15：00适合集思广益15：00～17：00最好不安排会议（倦怠期，希望下班回家）固定的会议流程规范开始欢迎会议目的议程具体时间安排规章制度3议程1分享话题和目标交换信息做决定/确认行动总结2结束会议总结安排下次会议跟踪备忘录跟踪计划会议本身要遵守的规则参会者要将工作安排交给会议主席会前沟通所有参会者都要有准备发言的心态会议要能准时开始、准时结束主持人对决议能否达成负主要责任在会上要维护别人的尊严要有人提出不同的意见会后要能拿到书面的记录参会者要履行反馈职责必要时，请第三方监控会议质量单元小结本单元主要的收获：会议效率不高的原因及预防性管理高效会议的八大特征会议规范我将在今后的会议中如何运用：小贴士：高效省时、集思广义、结论明确、共同学习。第三讲开会前的准备工作是否真的需要开这个会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作无需开会的五个如果如果已经按惯例每周聚会会议成本太大还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人（开会让他人参与只能把问题弄糟）必须开会的五个如果如果必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益听取部门汇报工作给小组委派任务准备工作的作用选择最恰当的讨论方式使参会者能对讨论有清楚的方向可循清楚的告知参会者应有何种行为表现节省时间与减少冲突会议准备的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow准备-会议准备工作单目标参与人员时间地点准备工作主要议题最后成果反馈形式会议准备工作核对单每个议题的顺序、时间确定会议的主持人研究会场如何布置，是否有标语等宣传安排出席者座位是否准备会议名签是否安排交通工具是否安排与会者住宿是否发出了会议通知确定视听教材确定辅助教材，会前阅读材料准备会场周边位置图，导视示图是否要求与会者准备资料是否安排会后娱乐项目并做好事先通知必要时可采用“会前会”主持人的准备工作设定沟通目标制订行动计划预备可能的争执会议议程规划重要议题在前保密的议题在后议题描述具体明确议案排列注意逻辑顺序整体会议时间不宜太长召开会议的提醒不要召开与会者权限以外的会议该来的人来的情形下开会与会者职务不应相距太远跨部门会议，应力求职位相等者参加问题广泛时，不能只召开一次会议就想解决与会人数不宜太多，尽可能的降低参加的人数关键人未参加就不要召开只在两小时内完成会议请准时开会单元小结本单元主要的收获：是否真的需要开这个会准备工作的作用5W1H准备工作核对单主持人的准备工作我将在今后的会议中如何运用：小贴士：导入议题、引发意见、导出结论、归纳要点。第四讲成功会议的五种策略别人怎么开会如何做开场白如何分配发言时间如何掌握议事进度如何达成决议—决策方式如何圆满结束会议别人怎么开会-IBM网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久正式会议会议时间延长，会出现警示音提醒效率效率效率在全球化的竞争下，一家公司会不会开会，决定了公司的竞争优势。别人怎么开会-富士康鸿海·郭台铭：会议条列，会后贯彻执行会议法宝：白报纸+海报架会议要诀：一条一条写下再明确不过，更不会有模糊的争议空间。别人怎么开会-huawei会议管理规定第一条公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。第二条会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。第三条会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。第四条与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。第五条与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。第六条会议不得无故缺席、迟到。迟到每次50元，无故缺席每次100元。别人怎么开会-三星实例：三星的3个原则认识到会议的非生产性和弊端3个原则：1、确定不召开会议的工作日；2、将会议时间定为1小时，最多不超过1.5小时（定量一个1.5小时的沙漏放在会议室，施加压力）3、将会议纪要整理成一张纸。别人怎么开会-P&G议后速决，决后速行事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主持人开宗明义说明结论与议程把事情说清楚，协作，执行！申请一个项目网络空间，将数据归档开设「会议」档，决议内容、执行人、执行日清清楚楚事后纪录明白，会议纪要成为行动方案日本人怎么开会日本大肆展开会议革命会议目的：节省成本、加快决策速度、更有创意会议革命：1.废除不必要的会议2.排除不需与会的主管3.强调准时开始、结束4.重视开会结论5.提高会议生产力，强化企业竞争力丰田：汽车办公室标题只开有实际效果的会议准时开始，最好一小时内结束重点在实际行动日产时间以“分”为单位清楚划分会议有“保密协议”，不分职位高低畅所欲言让员工接受“会议召集人”的专业训练日经商业周刊指出：日产亮丽的成绩背后，是成功的会议美国人怎么开会数字使人警醒美国加利福尼亚州帕洛阿图市博尼德考班会议研究所会议计费器通过参加者的薪水、会场空间、设备使用费和其他各种费用，对会议实际费用进行测定并告知参加者。就像出租车的计程器，每当金额增加就发出声音，如果超过限度，蜂鸣器就会鸣叫。如何做开场白（成功会议的五种策略）定义：3~5分钟的谈话，系统、简洁及有明确宗旨。内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概述会议进行程序；提供与会议有关的资讯；规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见。如何分配发言时间主持人发言最多的原因？如何分配发言时间？对会议的议题特别熟地位最高而且声音较大负担较多的行政责任主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等尽量开成一种互动的会议氛围如何掌握议事进度语言方