企业档案分类编号规则

第二章档案分类编号规则第1条适用范围本规则规定了企业档案的分类整理、组织案卷和案卷排架管理的基本要求，适用于本公司的档案管理。第2条分类编号原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。1．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。3．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。4．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。5．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第3条档案类别1．档案的类别共设置8个一级类目（大类）：行政类、财务类、人力资源类、业务类、研发技术类、基本建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述8个大类时，可根据实际需要增设一级类目。详见《档案分类编码表》2．根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）。3．档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”。如案件不多，也可仅使用“大类”或“属类”二级。3．同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。4．录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。5．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。6．案卷排架的基本要求a)企业档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。b)案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。c)各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。7．各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。第4条编号规则1．企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。2．分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“·”隔开。分类编号见示例。3．二级及二级以下类目的设置a)行政类、财务类、人力资源类、业务类、开发管理类的二级类目按企业职能分工设置即：同一机构或不同机构工作形成的档案，依据所反映的职能性质，按问题分别设置若干类。三级类目，由部门根据实际情况自行设置。b)产品类、设备仪器类的二级及二级以下类目，按产品和设备仪器型号或种类设置。c)基本建设类的二级及二级以下类目，按工程性质或项目设置。d)会计档案类的二级及二级以下类目，按其形成特点和文件材料形式设置。e)干部（职工）工人档案类的二级及二级以下类目，按干部、工人设置。干部、工人类下按个人设置。`第5条编号方法1．档案实体排架和编号要反映七个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。2．行政类（A）、财务类（B）、人力资源类（C）、业务类（D）、开发管理类（E）的案卷排架，按“大类-属类-细类-年度”进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用安卷目录号加以区别。档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、年度、案卷顺序号构成（全宗号是档案室给部门的编号，故部门暂不标识）。档案编号（档号）标识举例示意：A1·A12·C11·2009·001┯━┯┯━┯━━┯━━┯━│││││┕━案卷顺序号││││┕━━━━━━年代号│││┕━━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）││┕━━━━━━━━━━━━━（行政事务）二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━━━━━━━（行政类）一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（行政类）目录号（行政类第一本目录）3．产品类（F）、基本建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架：a)根据公司产品特点，产品档案原则上按“大类-属类-项目-细类”进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。对于项目少的产品，可以将多种属类混合流水编号，用分类号加以区别，流水编号办法同前。b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架，各按技术性文件和管理性文件分别流水编号，不同属类用分类号区别，流水号编制办法同前类c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目（型号）代号、案卷顺序号构成。举例示意：F1·F×××·C××·001┯━┯━┯━━┯━━┯━││││┕━案卷顺序号│││┕━━━━━三级类目号（没有可不设）││┕━━━━━━━━━（产品种类或型号）二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━━━━（研发技术类）一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━━━━━（研发技术类）目录号（产品档案第一本目录）4．研发技术类按大类分科研课题排列，案卷顺序号按大类流水编号，流水编号办法同前四大类编制办法。档号（档案编号）由目录号，分类号，型号代号，案卷顺序号构成。5．会计档案的排架编号，按“大类-属类-年度”进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，流水编制到“999”时，重新从“1”另行编号，用目录号加以区别。档号（档案编号）由目录号，分类号，年度，月份，案卷顺序号构成。举例示意：B1·B04·C11·2009·10·001┯┯┯━┯━━┯━━┯━┯━││││││┕━━案卷顺序号│││││┕━━━━━月份││││┕━━━━━━━━━年度│││┕━━━━━━━━━━━━━三级类目号（没有可不设）││┕━━━━━━━━━━━━━━━━（会计凭证）二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━（财务类）一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━（财务类）目录号（财务档案第一本目录）6．特殊载体档案，按载体类别分别编号。即按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）·类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像片（X）、软盘（R）、光盘（G）、实物（SW）]·顺序号标识。示例：TZ·R·001；TZ·Z·001等第6条其他1．本规则于2011年5月15日起执行。2011年以前形成的档案，其分类编号格式可不变动。2．本规则由总经理办公室起草并负责解释。档案分类编码表（一）一级类目内容二级类目名称(编号)基本范围行政管理类（A）工会工作（11）职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，文化艺术和体育活动等法纪监察（12）法律事务，政纪监察，违纪案件审理等行政事务（13）企业综合性行政事务工作，会议，决议，办公室工作，文秘工作，机要保密工作等后勤工作（14）职工生活，食堂，车辆，商店，副业，职工住房，废旧物资回收与修旧利废，公司第三产业等保安消防（15）应急管理，巡逻记录，监控记录，来访记录，物资出行经营决策（16）企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等企业管理（17）企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等计划工作（18）企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等档案管理（19）企业档案工作，各类数据管理，电子档案等外事工作（21）企业涉外活动，政府部门文件、企事业单位文件等财务类（B）财务管理（11）资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等统计工作（12）各种统计报表，企业综合性统计分析工作等审计工作（13）各专项审计工作活动等凭证（14）各种会计凭证账簿（15）各种财务账簿报表（16）各种财务报表其他（17）人力资源类（C）人事管理（11）干部管理，员工招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等教育培训（12）普及教育，中等职业教育，高等教育，职工在职培训，培训资料等福利保险（13）社会保险、生活福利等劳动管理（14）劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护、劳资关系等干部档案（15）工人档案（16）离退休职工档案（17）死亡职工档案（18）档案分类编码表（二）一级类目内容二级类目名称(编号)基本范围业务类（D）产品销售（11）市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工作，销售合同、客户资料、成品服务库管理等物资采购（12）物资供应，采购计划，物业合同，采购合同等生产调度（13）生产组织，调度指挥工作、零配件库管理等能源管理（14）能源消耗定额管理，节能降耗工作等环境保护（15）环境保护检测与控制，污染治理等网络信息（16）电子网络管理，软件管理，计算机管理安全管理（17）安全生产，工伤事故处理，职工防病治病，职工安全教育等开发管理类（E）质量管理（11）企业全面质量管理，产品质量检测，质量控制工作，ISO9001质量认证体系等计量工作（12）各种计量检测工作标准化工作（13）企业标准化管理工作，各种标准档案系等科技管理（14）新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新等产品类（F）产品档案二级类目（按种类或型号设置）同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程基本建设类（G）基建档案二级类目按工程项目或建筑项目设置同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程设备仪器类（H）设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置同一设备仪器内，包含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程