如何编制招标文件

如何编制招标文件中国国际招标网时间：2008.07.02来源：《中国招标》作者：何录华屈指算起来，从事招标工作己经有近9年了，开始是自己琢磨怎样做招标文件，后来就是指导其他同志做招标文件，一起探讨招标文件的作法，讨论的多了，就想把这些想法归纳整理出来，和大家共同探讨，所以本文并不是对某个具体招标文件来谈，而是从较为宏观的角度探讨如何做好招标文件的体会。要做好招标文件首先要了解招标文件在招标工作中所起的作用。招标文件是什么？从不同的角度可能有不同的答案。首先，招标文件是招标人制定的本次招标活动的游戏规则，正式发布以后在投标人购买了招标文件参与投标之后就成为招标人、招标代理机构和投标人在本次招标项目进程中的共同游戏规则，这是从法律意义上讲的，从招标进程上讲，招标文件是招标活动的总纲和剧本。每项招标工作如何开始，如何发出招标文件，对投标人有什么要求，对招标标的有什么要求，如何评标，如何决标，招标程序是什么，都在招标文件中做出规定，所以编制招标文件的人员首先要对本次招标工作有一个全局性的认识，把本次招标的要求和安排反映到招标文件当中，在编制当中也会遇到事先没有想到的问题，那就在编制当中逐一解决，编制招标文件的过程也是制定招标方案的过程。招标文件是法律文件，除了相关的法律法规外，在招标的全过程中招标人，投标人，招标代理机构共同遵循的游戏规则就是招标文件，这是参加招标工作三方人士必须遵循的法律文件，具有法律效力，所以编制招标文件的人员须有法律意识和素质，在招标文件中体现出公平、公正、合法的要求。对于刚刚从事编制招标文件的同事来说看到几万字的招标文件可能不知如何理解，学习。刚参加招标工作的同志在最初做招标文件编制工作的时候，我觉得应当首先认真研究经典的标书范本的作法和其他同志编制的标书，从中汲取营养。当前标书最早主要的来源主要是世界银行出的范本，是很多国际专家智慧的结晶，后来的国内范本中又结合国内情况溶入了国内很多专家的意见，应该认真研读。一份标书构成完整体系，在新作标书时不能轻易修改，牵一发而动全身。要在深入理解招标范本的基础上再来针对本次招标项目的要求做出新的增补修订，每一次招标都有新的要求和特点，要认真理解本次招标内容和以往的招标有什么不同，和招标范本的要求有什么不同，需要做哪些变动。自己原来在企业是从事化工机械专业的技术人员，在从事几年的招标工作后感到自己的法律知识不足，后来又参加法律本科班的学习，拿到法学学士学位，这时候再来看招标文件，就发现对许多原来没有注意的地方有了新的理解，对于招标文件的修改也有了新的认识。这也说明了对招标文件的理解不能光从招标文件本身来看，当你有了法学的基础，在一个新的平台上再看研读招标文件的时候就会有新的理解。这也说明招标文件编制人员要在法律知识和技术知识上深入学习、提高才能更好的理解和编制招标文件。标书大体分成四个部分，一是招标程序要求，二是招标标的商务要求，三是招标标的技术要求，四是评标办法。前面所述的总纲和合法性的要求主要反映在第一部分当中，这部分要求有关招标监管部门出了不少范本，要基本参照，慎重修改。第二部分主要是招标标的物采购的商务要求，具体说来就是交货条件，付款条件，验收违约责任等合同条件，这部分要结合《合同法》和招标人的具体要求编制；第三部分是招标标的物的技术要求，数量规格，技术标准。这就要求招标文件的编制人员对招标项目的技术特性有较为深入的了解，具有相当的技术素质。虽说对于招标代理机构的业务人员来说不要求万事精通，许多招标项目的技术要求、技术规范是由招标人、招标人聘请的专业技术人员或者是招标代理机构聘请的专业技术人员编制的，比如对于建筑工程施工招标，常常由招标人委托的设计院完成施工图设计之后再开始进行招标，招标内容、招标技术规范己经完整的体现在标书附带的招标项目施工设计图纸上，工程量反映在造价专业人员编制的工程量清单上。再比如成套设备，甚至整个工厂的招标，通常是由业主委托设计院做成套设备设计或合同工厂设计，在设计中提出对于购买国内外相应设备的技术规格、规范的要求，通常就作为技术标书的内容要求，例如30万千瓦发电机组建设，通常由设计院提出完整设计要求并专门做出技术标书作为招标的依据。但作为汇总编制招标文件的业务人员必须具有技术专家的业务素质和素养，能够理解技术标书的内容，能够和相关技术专家顺利沟通。或者从另一个角度说招标文件的编制人必须具有综合业务能力和多学科的知识，能够方便的与法律专家，采购专家，技术专家沟通协作，共同完成招标文件的编制直至招标采购工作的完成。换句话说，你可能不是本次招标项目的技术专家，但你应当是一名技术专家或者拥有技术专家的水平，能够和专家沟通，能够知道技术标书编到什么样就达到了应有的深度。再用一句通俗的话说就是：一个完善的招标文件对于招标标的物必须有完整、准确的技术要求，必须把业主的要求准确的表达出来，如果你懂，你就写出来，如果你不懂，你要知道你懂多少，应当如何通过其它方式如查阅资料，借鉴以前的类似标书，还是聘请有经验的同事或专业人员来做，目标只有一个，就是完善、准确、充分表达业主需要的技术标书，所要求的技术内容必须是质量可靠、技术先进、技术指标齐全、具有可操作性。有时在大型复杂成套设备招标中，事先准备好全部的技术规格规范不太可能也不现实，或在技术发展特别快的领域，业主或专业技术人员甚至都无法把握技术进步速度，无法预先做出准确完整的技术要求，这时可采用二阶段招标的方法，即首先对技术方案招标，招标文件只有概念设计或性能规格基本要求，由投标人提交不带报价的技术建议书，评标时进行技术和商务澄清，由技术专家在众多投标技术方案中评定每一种技术方案的可行性，编制出完整准确唯一的技术方案写入招标文件，再做第二步招标，投标人根据确定技术方案的招标文件编制带最终技术方案和报价的投标文件。这种招标有时在一些弱电招标中采用，因为业主有时也不清楚需要弱电系统达到什么目标。在编制标书的技术规格等专有部分的过程中，首先要认真领会项目建设单位的采购意图，项目设计单位的设计要求，最好出具详细的招标技术规格和要求，然后在此基础上综合以往招标的经验进行整理、补充，有的时候项目建设单位对采购设备也不熟悉，就要调动招标代理机构的各种资源如专家库，资料档案等来完善标书。比如电梯招标，常常就是一个容易出现技术要求真空的地方，通常承担项目设计的设计院在设计图样上只是标明层数，吨位，就再无其它要求，而项目业主单位常常也没有选择过电梯，不知道应当如何提出技术要求、性能要求，这就需要招标代理机构来弥补这个漏洞。有一次，我们承接了河北省一个大型综合楼群设备招标工作，单体建筑面积14万平米，有写字楼、公寓、商场等，作为一个大型标志性建筑物，电梯性能确定是一个很慎重、很重要的问题，不是一般小建筑物随便选两部梯子就行的事，于是我们聘请了中国电梯研究所的高级专家专程来项目单位考察电梯使用情况，和业主一起座谈，了解业主的建设意图，对业主提出电梯应当具有的性能建议，从而确定了招标文件中电梯的性能要求，为正式招标工作奠定的基本条件。这是该项目设备系列招标中的第一个，给业主留下了很深的印象。关于招标文件中的评标办法是一个很重要的部分，因为它决定了中标人产生的程序，这方面有关主管部门出了不少规则或范本，要按照执行。在可以修改变动的时候，要认真参考以前类似的招标文件，再结合本次的具体情况做出修订。，必须非常严密，不能丝毫偏差，否则失之毫里，谬之千里，甚至导致招标的失败。在从事几年招标工作以后，可能对招标的基本要求熟悉了，标书的编制也快了，这个时候要提升水平就要做更大的努力，更广泛的学习相关的法律法规，学习相关的技术业务知识，积累每次招标活动的经验教训，要不断总结经验，可能这次招标文件比上次只改了一句话，那也是你水平的提高和经验积累的结晶。经验和水平的积累是一个长期的过程，只要我们不断努力，一定能够使我们的水平不断提高，做出业主满意的作品。（原载于《中国招标》杂志2006-5/6-1）???
p腔遇